Bron: Overbrenging eerste digitaal archief is een feit! - Gelders Archief

Hoe het Gelders Archief en de Provincie Gelderland een digitaal depot met daarin het eerste digitale archief realiseerden

Een nieuwe stap in het digitaal beheer van Gelders archiefmateriaal is gezet: op maandag 28 oktober is het Digitaal Depot (ook wel e-Depot) van het Gelders Archief online gegaan! In dit online portaal publiceert de Provincie Gelderland als eerste een digitaal archief. Het gaat om een grote collectie documenten die zijn behandeld in vergaderingen en commissies van de Provinciale Staten in de periode 1999 tot en met 2013. Dit is de zogenaamde SIS, oftewel Stateninformatiesysteem. Deze veertien jaren aan bestuursgeschiedenis worden zo eenvoudig online toegankelijk voor burgers en onderzoekers.

Hoe hebben het Gelders Archief en de Provincie Gelderland aan deze mijlpaal gewerkt, wat waren de uitdagingen en hoe kijken zij naar de toekomst?

Documenten voor de toekomst toegankelijk houden

Bij de realisering van dit digitaal depot en deze eerste overbrenging van digitaal archiefmateriaal stond de vraag centraal: hoe zorgen we dat al dit materiaal ook in de toekomst toegankelijk blijft? 

Met dat vraagstuk is een klein team van medewerkers van het Gelders Archief en de Provincie Gelderland zo’n drie jaar geleden gezamenlijk aan de slag gegaan. Een logische stap: het Gelders Archief is de wettelijke bewaarplaats van de provinciale documentatie. Al het archiefmateriaal van een bepaalde periode wordt na 20 jaar keurig uitgezocht, geordend en overgedragen. Met bijna 40 kilometer aan papieren materiaal in haar beheer is dat voor het Gelders Archief ondertussen dagelijkse praktijk. Dat is de overdracht van digitale stukken echter nog niet.

De uitdagingen

De overdracht van digitale documenten: ‘Dat stelt andere eisen. De planken in ons gebouw zijn daarvoor niet geschikt, het vraagt aanpassing van ons werk,’ zegt Marc van den Hoogen, beheerder informatiesystemen bij het Gelders Archief. Opgeslagen informatie moet langdurig en duurzaam bewaard worden, logisch georganiseerd en eenvoudig doorzoekbaar zijn, maar ook voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van archivering en openbaar bestuur. Waar een Digitaal Depot kan bijdragen aan een open overheid, maakt de online toegankelijkheid van de data ook dat extra voorzichtig omgegaan moet worden met privacygevoelige informatie. Een lastig snijvlak.

Daar komt bij dat al die data uit de eerste jaren van de digitaliseringsgolf vaak weinig georganiseerd werd opgeslagen. Dat moest eerst goed worden uitgezocht. Niels Wullink, functioneel beheerder voor de Provincie Gelderland, keek in eerste instantie naar welke informatie/data het betrof: ‘Het waren veel bestanden zonder al te veel metadata en structuur, dat wil zeggen mappen met bestanden’.

Een zorgvuldige orde moest dus uit de grote bak aan data geschapen worden. Reden om niet blind aan het werk te gaan, maar om eerst weloverwogen beslissingen te nemen. Wullink werkte hierin samen met Niels den Boer, dataspecialist bij de Provincie. ‘Het was de eerste overdracht van een e-Depot en dus vanaf het begin duidelijk dat het pionieren werd,’ stelt Den Boer, ‘We hadden geringe ervaring met digitaal overbrengen en dan met name hoe we relaties en structuren het beste konden vullen voor goed informatiebehoud, maar ook hoe we nu de AVG-richtlijnen samen moesten interpreteren, converteren en anonimiseren en vertalen naar bewaartermijnen.’

Een goede samenwerking

Dat dit alles een lastige opgave was beaamt Marc Scheenen, net als Wullink functioneel beheerder voor de Provincie. Ook het vertrek van een deskundige collega tijdens de eerste maanden van het project zorgde voor een extra uitdaging. ‘Een waardevol leermoment,’ zegt Scheenen, ‘Om praktijkervaring op te doen met de overbrenging van een digitaal archief en het inrichten en gebruiken van een e-Depot.’ De samenwerking met collega’s van het Gelders Archief hebben ze daarbij positief ervaren. Eén van die collega’s was senior informatieadviseur Dennis van Noort. Ook hij kijkt tevreden op die samenwerking terug: ‘Het was mooi om te zien dat er tijdens het gehele traject een goede samenwerking met de Provincie was.’