Uit de nieuws brief van de Erfgoedinspectie
De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002 schrijft voor dat digitale archiefbescheiden bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats in een bepaalde standaard zijn opgeslagen. Het beheren en bewaren van digitale archiefbescheiden conform een bepaalde standaard is van belang omdat de interoperabiliteit en de duurzaamheid van archiefbescheiden zo beter is geborgd. Op deze manier is de leesbaarheid van archiefbescheiden namelijk minder afhankelijk van specifieke software.

Sinds 2005 zijn er van PDF twee archiveringsstandaarden beschikbaar: PDF/A-1a en b. Dit zijn open standaarden, waarbij PDF/A-1a de mogelijkheid biedt om documenten gestructureerd te doorzoeken. Deze PDF-archiveringstandaarden zijn inmiddels opgenomen in de lijst van Open Standaarden genoemd in de 'Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten' (november 2008). De instructie geeft aan hoe de rijksoverheid dient te handelen bij de aanschaf van ICT-diensten of ICT-producten.

Kern is het principe 'pas-toe-of-leg uit'. Dit betekent dat overheden bij de aanschaf van ICT in principe moeten uitgaan van open standaarden. Overheden hebben per toepassingsgebied de keuze uit een lijst van open standaarden. Indien wordt besloten geen standaard uit de lijst te kiezen, terwijl de lijst voor het betreffende toepassingsgebied wel standaarden vermeld, moet worden beargumenteerd waarom de keuze op een andere standaard is gevallen.

Voor de lange termijn archivering van documenten schrijft de lijst de PDF/A-1 standaard voor. Dit betekent dat vanaf november 2008 ook standaarden verplicht gesteld zijn voor archiefbescheiden in de periode vóór overbrenging naar een archiefbewaarplaats.