Goede archivering is essentieel voor het vinden van informatie. Maar hoe zorgen we voor goede e-mailarchivering? De komende tijd focust het implementatietraject E-mailarchivering zich vooral op de implementering en de doorvertaling hiervan naar departementaal beleid en werkwijzen. Wat houdt dat in voor rijksmedewerkers en welke impact heeft dit op de dagelijkse gang van zaken? Implementatiemanager Marcel Tiggelovend vertelt wat we kunnen verwachten.

Naar aanleiding van een uitspraak van de Raad van State (RvS) adviseerde RvS (juni 2020) om transparantie en openheid te benadrukken en werd e-mail onderdeel van de Archiefwet. E-mails zijn hierdoor dus ook te archiveren stukken in bepaalde gevallen. Voor rijksmedewerkers betekent dat vooral meer aandacht voor het veiligstellen van e-mails en de beschikbaarheid en doorzoekbaarheid hiervan. Zo ontstond het traject E-mailarchivering.

Het traject vormt hiermee een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheid en verantwoording binnen de Rijksoverheid als het gaat over transparantie en openheid. Tenslotte gaat dit iedereen binnen de Rijksoverheid en daarbuiten aan. De opzet van het traject is om aan de ene kant te voldoen aan e-mailarchivering, met aan de andere kant zo min mogelijk additionele impact op de rijksmedewerker.

Voor rijksmedewerkers is nog altijd de cruciale taak weggelegd om zoveel mogelijk relevante e-mailberichten toe te voegen aan een dossier of zaak. Omdat dit ontoereikend is gebleken, is de aandacht en noodzaak voor e-mailarchivering de afgelopen jaren groter geworden. Ook aan de achterkant werkt het traject om e-mailarchivering makkelijker te maken. Er wordt momenteel gewerkt aan het ontwikkelen van een voorziening om e-mails die niet aan dossiers of zaak zijn of kunnen worden toegevoegd, maar wel van maatschappelijk belang zijn, niet kwijt te raken en duurzaam toegankelijk te archiveren.

Het traject beoogt ook een werkende technische oplossing die een archief aanlegt van alle relevante mail, uitgezonderd de mail die naar een privémap is verplaatst door een rijksmedewerker. Op die manier is alle relevante mail duurzaam en toegankelijk gearchiveerd en onder strikte voorwaarden door aangewezen medewerkers (Woo-functionarissen) doorzoekbaar.

De implementatiefase is in volle gang en het implementatieteam vanuit RDDI werkt samen met alle vertegenwoordigers van de Kerndepartementen hard om eind 2023 te voldoen aan alle eisen van e-mailarchivering. Tiggelovend: ‘Dit betekent dat alle departementen beleid hebben ontwikkeld, hun werkwijze daarop hebben aangepast en een systeem gebruiken die hun in staat stelt om e-mails veilig te stellen en te archiveren. De komende tijd focussen we ons daarom op het opleveren van een integrale planning, waarin precies duidelijk is vanaf wanneer welk departement kan voldoen aan de technische en organisatorische eisen van e-mailarchivering.’

Bij het implementeren actualiseert het traject ook producten zoals de Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid. ‘E-mailarchivering is een actueel thema, dus de komende tijd gaan we dieper in op de concrete invulling en effecten van e-mailarchivering’, vult Tiggelovend aan.

Meer weten? Bekijk het traject E-mailarchivering op onze website.