Het Waterschap Brabantse Delta organiseerde op dinsdag 24 mei een studiemiddag rondom het genoemde thema. De plaats van de bijeenkomst is werkelijk betoverd mooi, de kapel bij het Huis van Bouvigne in Breda. De organisatie had veel vragen van derden gehad over hoe zij nou het project Delta Digitaal deel  1 in de praktijk hadden vorm gegeven.  Het was one chance in a lifetime om er kennis van te nemen, na deze middag wil het waterschap verder met het uitrollen van projectplan Delta Digitaal II en daarna dan pas  weer kennis delen met anderen.

De aanleiding voor het project Delta Digitaal was de verhuizing naar de nieuwbouw bij Bouvigne en de ambitie om over te stappen op Het Nieuwe Werken (HNW). Een werkbezoek aan de gemeente ’s-Hertogenbosch werkte voor het waterschap heel inspirerend.  Een eigen filmpje weerspiegelde de zaken rondom dit veranderingsproces. Allerlei vragen zijn de revue gepasseerd zoals hoe om te gaan met regels. Een regel is van belang: clean desk.

De ambitie om een papierloze organisatie te realiseren startte met het digitaliseren van archieven. De rechtmatigheideis is en was vanuit het bestuur een belangrijke randvoorwaarde, de noodzaak tot een compleet en toegankelijk archief wordt sterk gevoeld. Iets wat we wel weten, zeker met het negenvlaksmodel van Rik Maes, werd deze middag nog eens bevestigd, zowel een topdown als bottum up benadering is nodig. Het digitale document werd leidend om te gebruiken in de organisatie, de fysieke post werd niet meer gedistribueerd. Het zaaksgewijs werken is ingevoerd als opstap naar digitaal archiveren. Bij waterschappen hebben ze nog geen vastgesteld ZTC, maar de overstap van DSP naar ZTC wordt gemaakt.  Het bestaande DSP zelf is meer generiek gemaakt.

Corsa is op dit moment het DMS, maar uiteraard bevindt zich nog veel informatie in de diverse bedrijfsapplicaties. Veel aandacht is er voor de informatiebeveiliging.  Geen enkele medewerker mag een usb of cd-rom gebruiken, thuis werken is wel toegestaan en dan ook is Corsa te gebruiken.

DIV was niet alleen trekker, er werden verbindingen gezocht en gevonden met ICT en Repro, proceseigenaren. Een externe projectleider werd aangetrokken om het project te leiden.

Met name de nieuw aangestelde  digidiv(ers), de bestaande formatie was onvoldoende, straalden enthousiasme uit . Daarnaast blijken competenties als initiatief, klant- en resultaatgerichtheid belangrijk te zijn.  Er is nog geen digitale handtekening en geen vervanging, geen duurzame digitale omgeving, maar dat wordt de uitdaging voor de komende twee jaar tot 2013. Een kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening is zichtbaar, zo is de e-mail gekoppeld aan de zaak. En als medewerkers beter de informatie kunnen vinden zijn ze uiteraard ook beter in staat de burger te bedienen. Voor dit project tijdens de hybride situatie, papieren dossiers worden nog steeds gevormd, zijn er drie extra formatieplaatsen voor DIV beschikbaar gekomen.  Het lijkt een duur project, vijf miljoen euro, maar aan de andere kant heeft het Waterschap enorm bezuinigd op fysieke werkplekken en daardoor vierkante meters. Dat is  in de bestuurlijke overweging meegenomen. Volgens berichtgeving in Digitaal Bestuurkan HNW ook financiën vijf miljoen euro opleveren.

Leuk initiatief zo'n studiemiddag van Brabantse Delta, we kunnen veel leren van elkaar.

Voor de verschillende presentaties klik op deze

presentatie%252024%2520mei%25202011_S_11IT006859_1_11IT006859.pdf

Praktijkmiddag%252024%2520mei%25202011%2520Definitief_S_11IT006858_...

DMS8F.tmp_10IT013557.pdf