‘Het is van belang dat gemeenten elkaars dilemma’s leren kennen om tot oplossingen te komen.’ Dat stelt Peter de Baat, ambassadeur van de Woo bij VNG. Want één ding is duidelijk: dat veel gemeentelijke organisaties nog worstelen om de voorgeschreven ambities van de wet waar te maken. Openheid geven in alles wat je doet zit nog niet in het systeem van veel ambtenaren. Toch zijn we een eind gekomen sinds begin jaren tachtig van de vorige eeuw, vertelt Eppo van Nispen tot Sevenaer, directeur bij Beeld en Geluid, en gespreksleider van het symposium. Hij laat een oude televisieopname zien van de VARA die in 1981 op bezoek gaat bij de gemeente Maarheeze, waar de ambtenaren en burgemeester geen inzage willen geven in de notulen van een gemeenteraadsdebat.

Flexibele overheid

Dick de Maa, directeur Digitale Strategie en Informatie bij de gemeente Amsterdam geeft een lezing vanuit historisch perspectief over de ambities en strubbelingen op gebied van openbaarheid en transparantie. De manier van denken over openbaarheid en verslaglegging is de laatste jaren flink veranderd, stelt De Maa. “Onze vraagstukken zijn complex en domeinoverstijgend. Al pratend verkennen we het probleem en bedenken we een aanpak. Dat vraagt om een nieuwe flexibele overheid waarin we werken.”

Vertrouwen herstellen

Marianne van den Anker, gemeentelijke ombudsman Rotterdam, is blij met de Woo. Die moet volgens haar echt meer openheid brengen richting samenleving. “De Woo is enorm relevant in de huidige tijdsgeest van wantrouwen”, stelt ze via een videoverbinding met de zaal. Het vertrouwen in overheid en politiek is laag, en in Rotterdam kwam nog geen 50 procent van de kiezers opdagen bij de laatste verkiezingen. “De Woo is een heet pepertje en een van de vele die nodig zijn om dat vertrouwen te herstellen.”

Ze pleit dan ook voor een meer proactieve overheid. Als voorbeeld noemt ze wanneer een nieuwe buurman in een buurt flink wil verbouwen. Andere bewoners moeten zelf op de gemeentepagina’s opzoeken wat de plannen zijn. “Er wordt van hen verwacht dat ze het zelf bijhouden. Een goede overheid realiseert zich dat dit raar is, en gaat zelf proactief die bewoners informeren.”

Cultuuromslag

Naast de Woo is er verder nog meer nodig in de havenstad. “We moeten de collectieve prestaties verbeteren en de lokettenjungle bestrijden”, zegt Van den Anker stellig. “Te veel mensen worden van kastje naar muur gestuurd. Niet alleen door de gemeenten, maar ook door andere partijen zoals woningcorporaties, ggz en politie. Ze werken onvoldoende samen, waardoor ze mensen opknippen richting verschillende loketten.” Het ontbreekt volgens haar aan ‘samenaarschap’. Te vaak kom je volgens de Rotterdamse Ombudsvrouw nog bij de gemeente en krijg je te horen: sorry, ik ga daar niet over. “De collectieve prestaties kunnen we vergroten door meer ‘samenaarschap’. Naast een cultuuromslag vraagt dat ook om nieuw leiderschap.”

Lydia Bremmer, secretaris-directeur van het kersverse Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding pleit ook echt voor een cultuuromslag. “Willen we naar meer openheid, dan is een wet alleen niet genoeg. Daar is vooral gedragsverandering voor nodig”, stelt ze. Het Adviescollege wil daarbij helpen. “We geven onafhankelijke en deskundige adviezen, we willen een community opbouwen van experts die kijkt naar bepaalde vraagstukken. De experts buigen zich bijvoorbeeld nu over de chatberichten van de premier. We bemiddelen ook als een journalist vastloopt bij een Woo-procedure. Ook gaan we op bezoek bij een desbetreffende overheid. Dat helpt op microniveau in het herstel van vertrouwen.”

Programma’s voor meer openheid

Amsterdam, Utrecht en Rotterdam zijn voorlopers met de implementatie van de Woo. Hoe vergroten zij de bewustwording onder de collega’s? Een nieuwe open bestuurscultuur is niet zo makkelijk, stelt Dorien Rijkes, zij is een van de trekkers van het programma van Rotterdam. “We moeten bijvoorbeeld bewust zijn over wat we schrijven in onze stukken. Dat moet op een andere manier, feitelijker misschien. Het bewustzijn van hoe belangrijk een goede informatiehuishouding is, geldt niet alleen voor de beleidsambtenaar in schaal 12, maar ook voor de mensen aan het loket. We doen het met zijn allen voor de burger.”

Naast een programma dat een integrale aanpak biedt om de informatiehuishouding intern op orde te krijgen heeft Amsterdam een extern onderzoek lopen naar wat de Amsterdammer nodig heeft aan openheid. En Utrecht begeleidt de gemeentelijke organisatie ook vanuit een programma: naast de Gouden Regels voor informatiebeheer en e-learning modules, is er ook een team van 9 ‘vliegende recordmanagers’ die de organisatie door gaan om de afdelingen te ondersteunen. Daarnaast heeft Utrecht ook een centraal Woo-team van een aantal juridische en administratieve medewerkers, vertelt Edwin Rooke, adviseur bestuurlijke zaken, tijdens een workshop. Zo’n team was hard nodig, want de gemeente heeft de laatste jaren veel Wob-verzoeken gehad. “Utrecht is een groot productiebedrijf”, stelt Rooke. “De contactpersoon Woo krijgt te maken met veel vragen die niet thuishoren in de Woo.” Er is een behandel- en archiefsysteem waarin alle zaken staan, een uitvraag- en accountsysteem en een vast contactpersoon. Als er grote verzoeken binnenkomen is er ruimte voor externe inhuur.

Burgers betrekken

Dat openheid goed werkt laat Wouter Boonzaaijer, manager openbare werken in het deelgebied Kralingen, Crooswijk en Noord, zien in een andere workshop. Hij geeft een voorbeeld van een project om de Agniesebuurt in Rotterdam klimaatadaptief te maken. Omdat de wijkbewoners zich vooral zorgen maakten over wat dat voor de buurt zou betekenen, heeft de gemeente hen meer aan het roer gezet. Een vertegenwoordiging van de buurtbewoners mocht experts inhuren om de effecten van de aanpak te onderzoeken. Nu is er een website waarop alle documenten open en transparant worden gedeeld.

Actief informatie delen in alle fasen van een project leidt dan ook tot meer begrip voor genomen besluiten in het betreffende project, daar zijn de meeste deelnemers aan de workshop het over eens. Maar of de Woo genoeg is om vertrouwen van inwoners te versterken en behouden, daar zijn de meeste mensen het niet mee eens. Er is veel meer nodig.

Elkaars dilemma’s leren kennen

“Samen met Bert Bouwmeester (red. voormalig burgemeester van Coevorden) ga ik de komende jaren bij gemeenten op bezoek op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau.” Geeft Peter de Baat, voormalig burgemeester van Montferland en nu ambassadeur van de Woo, aan in het slotdebat. “We komen aan kruisbestuiving doen: zowel brengen als halen. Het is immers van belang dat we elkaars dilemma’s leren kennen om echt tot oplossingen te komen. Het is geen geheim dat deze wet best wel ambitieus is. We moeten openheid als kerntaak van de gemeente inrichten, net als met uitkeringen en vergunningen. We hebben al een gigantische stap gemaakt vergeleken met de jaren 80. En al staan we nu aan het begin van een ingewikkeld traject, uiteindelijk wordt de Woo als wet volstrekt uitvoerbaar.”

Daar is Lucas Lombaers, directeur rijksprogramma Open Overheid het mee eens maar, benadrukt hij, het kost wel tijd en geld. “Kunnen we niet meer samenwerken als overheden? Het is echt kostbaar om dit goed te doen. Samen kunnen we het betalen.”

Nieuwe technologie versnelt in ieder geval de implementatie van de Woo, zijn de panelleden het eens. De Baat: “Juist cultuurverandering is belangrijk. Wat dus helpt, naast afspraken maken over het hanteren van technologie, is dat we met zijn allen de stappen zetten in onze mindset.”

Bent u benieuwd naar de bijeenkomst? Via de korte video hieronder kunt u de impressie bekijken. Het volledige plenaire programma is opgenomen en terug te kijken via youtube.