BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Onderzoek gevolgen verkorting overbrengingstermijn archief

Verkorting van overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats dient als katalysator voor een betere informatiehuishouding bij overheden en haalt de deadline voor het omgaan met de uitdagingen van digitalisering tien jaar naar voren.

In totaal bedraagt de financiële impact van de maatregel in het decentraal domein € 4 ton.

Met name archiefinstellingen zullen meer kosten maken verband houdende met de dienstverlening aan het publiek. Dat staat in het rapport uitgevoerd in opdracht van het ministerie van OCW naar de gevolgen van verkorting van de huidige overbrengingstermijn van te bewaren informatie naar de archiefplaats van 20 naar een toekomstige 10 jaar.

Doel en input gemeenten

De minister voor Basis- en Voorgezet Onderwijs en Media wil de Archiefwet moderniseren. Door de maatregel zal blijvend te bewaren (digitale) informatie eerder de archiefbewaarplaatsen bereiken, waar deze duurzaam wordt beheerd en beter toegankelijk is voor het publiek. Het doel van het onderzoek 'Impactanalyse openbaarheid en toegankelijkheid jonger archief' is de extra kosten of een verschuiving van kosten in beeld te brengen. Het onderzoek brengt de kostendrijvers bij archiefvormer en archiefbewaarplaatsen in beeld. Er zijn cases geselecteerd waarbij onder meer vier gemeenten, een gemeenschappelijke regeling en zes archiefinstellingen zijn geraadpleegd.

Versnelling op orde brengen informatiehuishouding

De onderzoekers concluderen in het rapport dat de impact van de digitalisering, AVG en Wetsvoorstel Open Overheid (Woo) op het proces van archiefvorming groter is dan die van de verkorting van de overbrengingstermijn in de Archiefwet. Wel zal deze maatregel een versnelling aanbrengen in het op orde brengen van de informatiehuishouding.

Besluitvorming over openbaarheid complexer

Bij de overbrenging kunnen beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld, o.a. op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Door de verkorting neemt de complexiteit en omvang van de besluitvorming rond openbaarheid van archief toe. Bij jonger archief naar verwachting méér beperkingen van de openbaarheid worden toegepast: immers hoe recenter de informatie, hoe gevoeliger, en hoe méér aanleiding er is om openbaarheidsbeperkingen op te leggen.

Dienstverlening en e-depot

Verwachting is de jongere informatie leidt tot meer verzoeken van het publiek om raadpleging. Dit brengt kosten met zich mee aan beoordeling van verzoeken en dienstverlening. De kosten zouden beperkt kunnen worden door een goed functionerend e-depot met raadpleegomgevingen voor zowel openbaar als beperkt openbaar archief.

Financiële impact

Door de maatregel zal naar schatting van de onderzoekers op basis van een rekenmodel de kosten aan de kant van de archiefvorming met € 5000 licht toenemen. De kosten van afhandeling van Wob-verzoeken vervallen, maar er komen meer kosten voor de beoordeling van de openbaarheid en voor teruglening van archief dat nog frequent geraadpleegd moet worden. De kosten aan de kant van de archiefinstellingen (inclusief RHC’s die ook rijksarchieven beheren) zullen met € 355.000 toenemen.

Werksessies in orde brengen van de informatie

In het kader van de Woo moet een Meerjarenplan gericht op het in orde brengen van de informatie(huishouding) worden ontwikkeld. VNG Realisatie organiseert in oktober werksessies om hiervoor input op te halen.

Uitvoeringstoets

Dit onderzoek belicht de impact van een maatregel voorzien in de nieuwe Archiefwet. De VNG heeft met de minister van OCW afgesproken dat een uitvoeringstoets inzake de gehele nieuwe Archiefwet zal worden opgesteld.