Een flinke component van mijn werk bestaat uit het beantwoorden van RFI's (Informatie-aanvragen) en RFP's (Offerte-aanvragen). Daarnaast heb ik ook meermalen een RFI of RFP mogen schrijven vanuit de klant. Als ik die ervaring naast elkaar leg valt me op dat we allemaal moeite hebben met onzekerheid. En met vertrouwen.

Het prisoner's-dilemma uit de sociale psychologie heeft te maken met onzekerheid, vertrouwen en winstmaximalisatie en vindt zijn parallel in het dagelijks leven. Het gaat als volgt:

Jij en een vriend zijn opgepakt vlakbij een inbraak. Door de politie worden jullie los van elkaar ondervraagd. Er zijn nu de volgende opties:

• Als jij bekent en je vriend niet, krijg jij vrijstelling en je partner 10 jaar gevangenisstraf
• Als je partner bekent en jij niet is het precies omgekeerd: je partner gaat vrijuit en jij krijgt 10 jaar gevangenisstraf
• Als je allebei bekend krijgen jullie beiden 6 jaar
• Als jullie allebei ontkennen valt er niet veel te bewijzen en krijgen jullie 6 maanden

Vanuit je eigen gezichtspunt geredeneerd is het dus het beste om te bekennen, immers:

• Als je partner bekent en jij ook krijg je 6 jaar in plaats van 10 jaar
• Als je partner ontkent en jij bekent wel, krijg je vrijstelling in plaats van 6 maanden

De clou is dat als je elkaar vertrouwt jullie de schade kunnen minimaliseren door allebei te ontkennen. De totale straft is dan 1 jaar, tegenover 10 en 12 jaar voor de andere varianten. Het feit dat jij en je partner niet kunnen overleggen geeft onzekerheid: wat zal de ander doen?

Wat heeft dit nu met de uitbesteding van werk te maken? Zoals gezegd spelen vertrouwen, onzekerheid en winstmaximalisatie een belangrijke rol bij het uitbesteden. Wie zijn de partners in het Prisoner's dilemma? De opdrachtgever en de leverancier! En vergelijkbare keuzes komen terug:

• Als de ander soepel is kan ik veeleisend zijn;
• Als de ander hard is moet ik dat ook zijn, ander delf ik het onderspit.

Wederom zijn beide optimalisaties, vanuit het individuele perspectief. Bij Fixed-price uitbestedingen stellen zowel opdrachtgever als leverancier zich formeel/zakelijk/hard op.

De opdrachtgever heeft zelden een volledig beeld van de oplossing. Dat klinkt misschien vreemd, maar als ik zelf zoiets simpels als een badkamer wil laten aanleggen loop ik tegen hetzelfde aan. De wastafel lijkt toch groter in de badruimte dan ik gedacht had. Voor het optisch effect wil ik hem daarom meer naar rechts. Dat betekent: de leidingen verplaatsen en opnieuw frezen (merk op dat als ik de 'fout' pas ontdekt had na het tegelen, er ook tegels hadden moeten worden weggebroken en weer aangelegd). Door toch een Fixed-price van de potentiele leveranciers te vereisen in de offerte-aanvraag wordt vanuit de opdrachtgever extra zekerheid verkregen, zo is de gedachte.

De potentiele leveranciers willen natuurlijk ook zoveel mogelijk zekerheid. Als de eisen, architectuur en scope onduidelijk zijn dan brengt dit voor de leverancier grote risico's met zich mee. Deze worden verrekend in risico-opslagen (de leverancier rekent in feite de maximumprijs) en strenge sets randvoorwaarden. Deze opzet leidt meestal tot problemen in de uitvoering, waardoor de Fixed-price dus tot schijnzekerheid heeft geleid. Of in termen van het Prisoner's dilemma: beiden hebben gekozen voor winstmaximalisatie, waarbij het resultaat voor beiden zeer matig is. 

In varianten op het prisoner's dilemma wordt in diverse rondes gespeeld. De twee partijen voeren een reeks van beslissingen uit. Daardoor kunnen zij leren van hun fouten en de keuzes van anderen. Verschillende strategieën zijn mogelijk, maar uiteindelijk bleek de tit-for-tat strategie winnend te zijn. Hierin wordt in iedere volgende ronde het antwoord (bekennen of ontkennen) gegeven dat de 'tegenstander' in de vorige ronde heeft gegeven. Als de tegenstander dus zijn eigen winst maximaliseert ten koste van jou kies je in de volgende ronde ook dat antwoord, waardoor waarschijnlijk jullie gezamenlijk winst geminimaliseerd wordt. Na verloop van tijd gaat de tegenstander inzien dat hij het beste kan ontkennen, omdat jij dat dan ook doet, waarna de winst wordt gemaximaliseerd.

Ik heb hem altijd mooi gevonden die tit-for-tat, omdat het zowel effectief en fair is (de woorden 'eerlijkheid' en 'rechtvaardigheid' geven net niet aan wat ik bedoel, vandaar het Engelse woord). De vertaling naar ICT-uitbestedingen is niet heel letterlijk: het zijn geen elementaire beslissingen die je in een volgende 'ronde' kunt herhalen. Maar het principe geldt wel: in plaats van optimalisatie op projectbasis zouden opdrachtgever en leverancier naar hun relatie op de lange termijn moeten kijken. In plaats van moeizame onderhandelingen over wat nu precies was afgesproken, hoe dat moest worden geïnterpreteerd, de wijzigingen die er zijn geweest en alle andere factoren die aan de orde komen als het project niet loopt zoals verwacht, wordt dan het accent verlegd naar wat fair is en op basis van het gevoel daarover wordt de lange termijn relatie ingevuld. Dat geeft beide partijen meer zekerheid en verhoogt de onderhandelingsflexibiliteit. Voor goede leveranciers zullen de lange termijn kansen heilig zijn, maar ook voor opdrachtgevers is dit de winnende strategie. Wellicht in een volgend artikel meer hierover.

Mijn uiteindelijke punt: uitbestedingen zouden fair moeten zijn, zowel voor opdrachtgever als leverancier. Dat betekent dat de opdrachtgever daadwerkelijk datgene krijgt dat hij wil hebben* tegen kosten en een kwaliteit die hij niet zelf had kunnen realiseren en de leverancier een gezonde winst maakt. Niet alleen omdat het op lange termijn de winnende strategie is, maar ook omdat fairness een mooi doel op zich is.

* Nog zo'n mooi onderwerp: moet de opdrachtgever krijgen wat hij wil hebben, of wat hij aangevraagd heeft? De verschillen zijn meestal aanzienlijk! Dit geldt voor intern uitgevoerde projecten vaak nog sterker dan voor extern uitbesteed werk.

Dit is een repost van mijn artikel op alfreddeweerd.nl