Vanaf 1 januari 2021 zijn nieuwe regels van kracht inzake buitenlandse bewijsstukken. We noemen er enkele:

- Een legalisatie kan derhalve alleen duidelijkheid verschaffen over de formele echtheid van een stuk.

- De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en), zegel(s) en stempel(s), met daartoe gedeponeerde specimina, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en afgegeven dan wel heeft gelegaliseerd. Dit betekent dat legalisatie geen garantie kan bieden ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.

- Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die in een zodanige functionele of hiërarchische relatie tot de afgevende instanties staan, dat zij voor de geldigheid van het document kunnen instaan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging.

- Bij de beoordeling van buitenlandse brondocumenten is het raadzaam de gestelde rechtsfeiten en de uiterlijke kenmerken van het document nauwkeurig te onderzoeken. Het Document Information System Civil Status (DISCS) kan een hulpmiddel vormen bij het onderzoek van een brondocument.

- Indien er vermoedens zijn dat de inhoud van een brondocument niet klopt, dan kan verificatieonderzoek worden gedaan. Zie verder onder D.

- Ingeval het gezinshereniging van biologische kinderen betreft, kan DNA-onderzoek gedaan worden om meer zekerheid te krijgen over de juistheid van het brondocument. Zie verder onder F.

Zie voor de gehele tekst deze link naar de circulaire. We hebben het al eerder gemeld op dit netwerk, vervanging van brondocumenten op grond van de Archiefwet 1995 artikel 7 is vaak af te raden.