De belangrijkste standaard op het gebied van records management (NEN-ISO 15489-1) is herzien. Dit betekent dat de voorgaande versie (2001) ingetrokken  is. De nieuwe versie bevat, meer nog dan haar voorganger, de belangrijkste concepten en uitgangspunten voor recordsmanagement  die zo zijn opgesteld dat ze toepasbaar zijn op papieren en digitale records, en relatief ongevoelig zijn voor technologische ontwikkelingen.

Wat betekent dit in de praktijk?

Alle bestaande content van NEN-ISO 15489-1 is tegen het licht gehouden. Teksten zijn herschreven, er is geschrapt en nieuwe content toegevoegd. Een van de uitgangspunten is dat een record authoritative (gezaghebbend) is als deze de karakteristieken betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid bezit. Nu zijn deze karakteristieken op zich niet nieuw, maar wel het besef dat een record aan waarde inboet als een of meerdere van deze karakteristieken ontbreekt. De waarde van records kan dus verschillen; iets waar gebruikers rekening mee moeten houden. 

Bredere scope van appraisal

Het concept van appraisal als analyse-instrument heeft in de nieuwe versie een andere invulling gekregen Traditioneel werd appraisal vooral uitgevoerd voor het maken van selectielijsten die achteraf op informatie werden toegepast. In het vernieuwde concept is niet alleen de toepassing breder, maar is er ook sprake van front end appraisal. De resultaten kunnen al gebruikt worden in de  ontwerpfase van applicaties en systemen, voor het inrichten van bijvoorbeeld selectie of openbaarheid by design. Door de exponentiele groei van informatie in het digitale tijdperk wordt het steeds belangrijker om recordsmanagement al by design te regelen, omdat het onmogelijk is om dit achteraf in orde te brengen. Ook kunnen organisaties de resultaten gebruiken voor het maken van beleid en procedures voor recordsmanagement. In een veranderende omgeving (door bijvoorbeeld aanpassingen in bedrijfsactiviteiten, informatieketens, fusies en/of regelgeving) is het noodzakelijk om appraisal regelmatig uit te voeren, bijvoorbeeld als onderdeel van de planning-en-controlcyclus.

NEN-ISO/TR 15489-2 ingetrokken

Het verschijnen van de nieuwe versie betekent dat NEN-ISO/TR 15489-2  (Informatie en documentatie – Archiefbeheer – Deel 2: Richtlijnen) vervalt omdat het overbodig is geworden. Dit deel was nadrukkelijk gekoppeld aan NEN-ISO 1589-1 uit 2001. Sinds 2001 zijn er meerdere andere standaarden verschenen voor diverse onderdelen van recordsmanagement (zoals NEN-ISO 23081 – Metadata for records). Ook wordt gewerkt aan nieuwe producten die een nadere invulling geven aan appraisal en systems design and implementation.

Rol van het Nationaal Archief

Het Nationaal Archief is actief betrokken bij de ontwikkeling van NEN-ISO-standaarden. Meer informatie hierover is te vinden op de webpagina NEN-ISO-standaardisatie.