Bij NEN, het Nederlands Normalisatie Instituut, is de normcommissie 38004611 voor Informatie- en archiefmanagement ondergebracht. Het is de zogenoemde schaduwcommissie van de internationale ISO-subcommissie 'Information and documentation - Archives/records management' met de codenaam ISO/TC 46/SC 11. Deze commissie levert vanuit en namens het Nederlandse vakgebied bijdragen aan het ontwikkelen van ISO-normen voor informatie- en archiefbeheer. De commissie bepaalt ook welke van de resulterende ISO-normen voor Nederland in een NEN-versie beschikbaar komen en wat daarvan wordt vertaald naar het Nederlands.

Meer communicatie

In principe komt de commissie elk kwartaal een keer bijeen in een commissievergadering. Onder de commissie vallende werkgroepen vergaderen volgens een minder strak regiem. In de recent gehouden commissievergadering van het eerste kwartaal zijn de plannen voor 2022 vastgesteld. Een onderdeel daarvan was het voornemen om meer aan communicatie te gaan doen en daarvoor digitale platforms te gaan gebruiken. Voor het BREED-netwerk maak ik daarmee vandaag een begin. Dat begin bestaat uit het kort vermelden hieronder van een aantal van onze plannen voor dit jaar plus onderwerpen die - ook zonder onze eigen plannen (toch) - op ons afkomen.

Herziening ISO/DIS 13008:2012

De 'ISO/DIS 13008:2012 - Information and documentation — Digital records conversion and migration process' gaat - op ISO-niveau - herzien worden.
De huidige NEN-versie is beschikbaar als de 'NEN-ISO 13008:2012 en: Informatie en documentatie - Conversie en migratieproces van digitale opnamen'.

Herziening ISO 15489-1:2016?

In 2021 is vanuit ISO de vraag gesteld of een (beperkte) herziening nodig is van de 'ISO 15489-1 Information and documentation - Records management, Part 1: Concepts and principles'. De reacties hierop waren aanleiding voor een besluit eind 2021 tot het instellen van een ISO Ad Hoc Group voor dit onderwerp. Deze groep gaat uitzoeken welke veranderingen nodig zouden zijn ingeval later wordt besloten tot de start van een formele herziening.

Records Management in Structured Data Environments

In 2021 heeft een ISO Working Group de opdracht gekregen een Technical Report op te stellen met als titel 'Issues and considerations for managing records in structured data environments’. Een simpele duiding van wat dit onderwerp inhoudt is (met voor nu even weglating van alle nuances) dat dit gaat over het archiveren van databasegegevens. De NEN-cie is hierbij betrokken.

Vertaling NEN-ISO 23081-2:2021 en

Eind 2021 is de Engelse NEN-versie van de 'ISO 23081-2:2021 - Information and documentation - Metadata for managing records - Part 2: Conceptual and implementation issues' gepubliceerd. Inmiddels wordt gewerkt aan een Nederlandse vertaling van deze norm.

CEN: archiefnormen op Europees niveau

De afkorting CEN staat voor de Franstalige naam 'Comité Européen de Normalisation'. Tegenwoordig presenteert CEN zich primair in het Engels als de 'European Committee for Standardization'.
In 2021 is besloten om onder de vlag van CEN een archieftak te starten met de naam 'CEN/TC 468 Preservation of digital information' waarbij TC staat voor Technical Committee.

Samenstelling van de commissie

In 2022 gaan we met extra aandacht streven naar een bredere samenstelling van de commissie en dus een uitgebreidere vertegenwoordiging in de commissie vanuit de verschillende groepen waarvoor archivering belangrijk is.

Tot slot

Later zal ik meer in detail op sommige onderwerpen ingaan. Maar alvast vragen stellen mag natuurlijk ook. En voor de rest ga ik de komende tijd ontdekken hoe dit platform in combinatie met dit thema in de praktijk werkt.