bron: Digitale Stedenagenda

Op donderdag 29 oktober vond de laatste meetup van 2015, eformulieren, plaats. In het DSA hoofdkwartier aan de Mariaplaats in Utrecht hoorden de dertig deelnemers tips en tricks op het gebied van de toeleiding en het gebruik van eformulieren. Bekijk hier de korte sfeerimpressie!

Verhoging gebruik digitale dienstverlening: toptips van & voor gemeenten

Arjen Kroes, ministerie BZK, vertelde meer over de goede voorbeelden die overal in het land hun waarde bewijzen. Arjen spitste zijn verhaal af op drie pijlers:

• Webtexten

Voorbeeld van gemeente Utrecht: Hier gebruiken ze een duidelijke pagina, niet te veel tekst en ze leggen de aandacht op het digitaal aanvragen via een grote button. Heel veel gemeenten hebben dit al aardig op orde.

• Formulieren

Vraag zo min mogelijk en bij voorkeur alles op een pagina (one page check-out). Maak het aan de voorkant makkelijk om bijvoorbeeld een melding te doen en pas je backoffice hier op aan. Bijvoorbeeld in de gemeente Sittard-Geleen komt de digitale melding ongecategoriseerd in het KCC terecht en van daaruit wordt de melding gerouteerd. De discussie hier nam ook de koers van smartphones en apps. Waarom ziet de website, waar het formulier ingevuld kan worden, er niet uit als een app die je via je smartphone bereikt? Hier is vast een businessmodel van te maken.

• Overige best practices

Goed opgelost! als database met goede voorbeelden. Mogelijkheden zijn kanaalsturing via communicatie, maar ook prijsdifferentiatie en digitale aanvraag aantrekkelijker maken dan fysieke aanvraag via bijvoorbeeld levertijd. Koppel bepaalde formulieren die elkaar opvolgen in de zogenaamde ‘klantreis’. Zo combineert Haarlem verhuizen met parkeren.

Presentatie Arjen Kroes meetup eformulieren.

Feedback in Heerlen

Vervolgens bespraken Lydia Jongen en Danny Cörvers de feedback tool op eformulieren uit Heerlen. Hier kwam heel duidelijk aan bod dat een feedbacktool alleen niet werkt. Je moet er ook daadwerkelijk iets mee doen. De feedback moet worden afgehandeld en vooral ook geanalyseerd om verbeteringen door te kunnen voeren. Heerlen ruimt hier structureel tijd voor in en kan daardoor optimaal, via de feedback tool, gewenste verbeteringen doorvoeren.

Presentatie Heerlen Meetup Digitale steden competitie.

Top niet digitaal aangevraagde transacties

We hebben de deelnemers gevraagd om in hun organisatie op te zoeken wat nou de drie grootste niet digitaal aangevraagde producten zijn. Dit is echter voor veel gemeenten moeilijk te achterhalen. Bij sommige gemeenten is dit toevallig onderzocht door een stagiair en daardoor zijn de cijfers bekend, maar bij veel gemeenten niet. Het is lastig te achterhalen. Maar als je het kan achterhalen, gebruik die informatie dan om te kijken met het digitaliseren van welk formulier je het meest resultaat behaalt.

Laatste meetup

Dit was de laatste meetup van 2015. Nu zal de balans opgemaakt en een geschikt moment gekozen worden voor de prijsuitreiking van de digiproofste stad van Nederland. Houd deze website en competitie.tumblr.com in de gaten voor de informatie hierover.