Gisteren was een historische dag bij de gemeente: na een lange aanloop heeft in het kader van een pilot project de eerste ambtenaar zelfstandig een brief geregistreerd in Corsa, het DMS van de gemeente. Lang is er overgetobd: gaan we "dom" uitgaande post scannen, maken we gebruik van SmartDocuments of ontwikkelen we een workflow in Corsa. Vooralsnog is gekozen om SmartDocuments te gebruiken. Van de basissjablonen voor uitgaande brieven die de gemeente al gebruikte is een Corsa-variant gemaakt.

De ambtenaar zoekt in MyCorsa in zijn eigen werkvoorraad een inkomende brief op, klikt op het icoontje om een zgn. reactiedocument te maken, kiest een SmartDocuments sjabloon en bouwt aan de hand hiervan een uitgaande brief op. Het resultaat wordt weggeschreven in Corsa en automatisch gekoppeld aan de inkomende brief.

De opgebouwde brief is voorzien van een barcode. De ambtenaar print deze uit en biedt hem ter ondertekening aan. De ondertekende brief wordt voor verzending door DIV bijgescanned. Corsa herkent de barcode en koppelt de scan automatisch aan de registratie.

Klinkt allemaal simpel, maar er is toch nog heel wat voorbereiding aan vooraf gegaan. Technisch heeft het de nodige voeten in de aarde gehad. Hoewel Corsa m.i. een zeer goed DMS is, heeft het voor de ambtenaar misschien wat te veel toeters en bellen. Soms zouden bepaalde functies ook wat anders mogen zijn.

Als applicatiegeit heb ik op dit moment mijn handen vol aan de vragen, wensen, problemen en begeleiding van de deelnemende ambtenaren. Kleine foutjes qua inrichting van Corsa en de sjablonen komen nu ook aan de oppervlakte. Maar het begin is er ...