Bij veel bedrijven en organisaties speelt de vraag of ze zullen overstappen naar SharePoint 2013 vanuit hun huidige 2010 of 2007 omgeving. Beter gezegd: er bestaat  het idee dat een overstap op termijn onvermijdelijk is, maar wat zijn de consequenties?

Om die vraag goed te kunnen beantwoorden is een overzicht nodig van alle gebieden waarop de migratie een impact heeft. Nogal wat organisaties worstelen hiermee. De neiging bestaat om teveel binnen de scope van SharePoint te blijven. Daardoor blijven ICT-brede en bedrijfsfactoren buiten beeld. Terwijl daar toch de echte impact zit.

In dit artikel geef ik een lijstje van zaken die ikzelf ben tegen gekomen. Dat wil niet zeggen dat de lijst compleet is. Ik denk zelfs wel dat iedere organisatie een aantal specifieke zaken heeft die van belang zijn bij de migratie naar SharePoint 2013.

Beheer

Voordat SharePoint 2013 in gebruik kan worden genomen en er sites en applicaties op kunnen landen moet beheer ingeregeld zijn, zowel functioneel als technisch. Technisch beheer van de SharePoint 2013 online omgeving ligt voornamelijk bij Microsoft.

Governance

Als goede governance is ingericht voor de huidige SharePoint versie (en dat is een stuk meer dan SharePoint specifieke gebruiksregeltjes) dan is de overstap op dit punt eenvoudig te maken. Aan de andere kant, als het er nog niet is, mag eigenlijk de kans niet verloren gaan om de omgeving eindelijk volwassen te maken.

Licenties

Het licentiemodel is sterk veranderd voor SharePoint 2013 met als belangrijkste verschil dat de zoekmachine FAST, nu standaard binnen de licentie valt. De licentiemodellen zijn complex, zeker als meespeelt dat een gunstig licentiemodel mogelijk is als overheidspartij of omdat het moederbedrijf gunstige afspraken heeft.

Gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit

SharePoint 2013 is gebruiksvriendelijker dan zijn voorgangers, wat het gevolg is van vele kleinere verbeteringen op praktisch gebied. De verhoogde gebruiksvriendelijkheid heeft invloed op de efficiëntie, maar vooral ook op de gebruikersadoptie. Naast de vele kleine verbeteringen zijn er ook grote functionele toevoegingen op het gebied van records management, social computing, zoeken en andere gebieden.

Kennis

De introductie van een nieuw platform brengt met zich mee dat er door de medewerkers kennis van moet worden opgedaan, zowel door training als in de praktijk. Dat geldt voor eindgebruikers, beheerders, analisten, consultants en ontwikkelaars.

SharePoint ontwikkeling en uitrol

Voor het intern bouwen van SharePoint applicaties is een nieuwe OTA (ontwikkel, test, acceptatie) omgevingen nodig. Aspecten hierbij zijn nieuwe ontwikkelimages, tooling en SharePoint 2013 specifieke ontwikkelrichtlijnen.

Beveiliging

Met beveiliging wordt hier het geheel bedoeld van integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid. SharePoint online heeft beveiligingskarakteristieken die over het algemeen sterk zijn. Het is echter belangrijk om te overwegen hoe zich die verhouden tot het beveiligingsniveau van de huidige omgeving. Ook voor de on-premise (binnen de organisatie geïnstalleerde versie) van SharePoint geldt dat nieuwe mogelijkheden resulteren in nieuwe beveiligingsvraagstukken.

Privacy

Privacy speelt een bijzondere rol bij de overwegingen omtrent de overstap naar SharePoint 2013 online. Was voorheen de Patriot Act nog een belangrijke reden om af te zien van een online omgeving, nu zijn daar verschillende spionage schandalen bijgekomen. Gezien de handelingen van verschillende overheden zou het naïef zijn om te veronderstellen dat online data niet doorzocht zou worden. Maar welke data kan dan nog wel veilig online worden geplaatst? En welke partijen en landen vertrouwen we?

Koppelingen met andere applicaties

De privacy overwegingen gelden ook voor andere applicaties, wanneer data uit die applicaties wordt getoond in SharePoint. Daarnaast moet overwogen worden of de koppelingen kostenefficiënt te bouwen zijn, of ze dan voldoen aan functionele en niet-functionele eisen en of de beveiliging op een voldoende hoog niveau kan worden gebracht. Dit geldt zeker voor de online-versie, maar ook voor on-premise.

SharePoint tools

Voor de in gebruik zijnde tools (workflow, archivering, zaakgericht werken, maar ook kleinere, user interface gebaseerde tools) moet worden nagegaan of zij in SharePoint 2013 nog steeds worden ondersteund en op welke termijn. Indien ze worden ondersteund moet worden nagegaan of er een migratie vereist is.

Migratie bestaande sites en maatwerk

SharePoint 2010 sites die opgebouwd zijn zonder maatwerk kunnen vrij eenvoudig gemigreerd worden. SharePoint 2007 sites moeten eerst gemigreerd worden naar 2010. Lastiger wordt het met maatwerk, want de technische veranderingen zijn groot. Er moet opnieuw overwogen worden of standaard functionaliteit niet de norm zou moeten zijn (zie ook mijn artikel over de voordelen van standaard versus maatwerk, SharePoint: standaard versus maatwerk).

Al met al kan de introductie van SharePoint 2013 dus een brede impact hebben. Het is mijn bedoeling om in de komende weken de thema's  wat verder uit te werken.

Dit is een repost van het artikel op mijn blog www.alfreddeweerd.nl