Een goed archief is cruciaal

Het neerhalen van vlucht MH17 op 17 juli 2014 was een gebeurtenis die de samenleving
schokte. Bij de nasleep ervan was een groot aantal organisaties betrokken. Om later te
kunnen reconstrueren hoe zaken verlopen zijn en het handelen van de overheid te
beoordelen, is een goed archief cruciaal. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft dit onderzocht bij 35 betrokken overheidsorganisaties en brengt nu het rapport "De archivering van de MH17-informatie" uit.

MH17-informatie veilig opgeslagen

De organisaties hebben consciëntieus hun MH17-informatie veiliggesteld. Daarvoor was wel een inhaalslag nodig in 2017. Vooral e-mails waren vaak niet direct veiliggesteld. Bij veel organisaties is de archivering nog niet afgerond. Vooral in de lopende strafzaak wordt nog veel nieuwe informatie gevormd.

Risico’s duurzame toegankelijkheid

De duurzame toegankelijkheid van de MH17-informatie is nog niet gegarandeerd. Deze informatie wordt voorlopig nog niet overgebracht naar het Nationaal Archief en blijft onder beheer van de betrokken organisaties. Daarbij zijn er risico’s. Zo is informatie deels opgeslagen in systemen die niet geschikt zijn voor langdurige bewaring. Het kan dan zijn dat deze informatie na verloop van tijd niet meer terug te vinden is of niet meer te interpreteren is. Deze situatie is niet uniek voor MH17, maar illustratief voor de stand van de informatiehuishouding van de overheid. Om die reden is het nodig maatregelen te treffen, zoals het toevoegen van contextinformatie

Voor volgende situaties transparantie en inhoudelijke coördinatie gewenst

Archief van gebeurtenissen met een grote impact, zoals MH17, kan voor altijd worden bewaard. Soms moeten daarvoor uitzonderingen worden gemaakt op de reguliere afspraken over bewaren. De Archiefwet staat dat toe. De inspectie vindt wel dat eventuele uitzonderingen op de algemene regel ook transparant moeten zijn. Bij MH17 is dat onvoldoende het geval.

Bij zo’n ingrijpende gebeurtenis zijn soms meerdere organisaties betrokken. COVID-19 is al het volgende voorbeeld. Inhoudelijke coördinatie om af te bakenen welke informatie precies bij de situatie hoort, en daarmee voor altijd wordt bewaard, is dan wenselijk. Dan vormt de informatie bij elkaar een evenwichtig en samenhangend archief.

Rapport MH17 en beleidsreactie aangeboden aan de 2e Kamer

Minister Slob (Ministerie van OCW) heeft, mede namens minister Grapperhaus (Ministerie van Justitie en Veiligheid), het rapport De archivering van de MH17-informatie met een beleidsreactie op 7 december 2020 aangeboden aan de Tweede Kamer. De beide ministers onderschrijven het in het rapport geschetste beeld.