Het vooronderzoek Kwaliteitssystemen, dat RDDI heeft uitgevoerd in opdracht van het programma Open Overheid is afgerond: maandag 24 juni zijn de resultaten teruggekoppeld aan de organisaties die hier aan hebben meegewerkt. Deze resultaten laten een gevarieerd beeld zien van de opzet, het bestaan en de werking van kwaliteitssystemen. En enkele duidelijke behoeften die de uitgangspunten kunnen vormen voor vervolgtrajecten.

31 organisaties hebben deelgenomen aan het vooronderzoek, waaronder alle kerndepartementen, 8 uitvoeringsorganisaties, 2 Hoge Colleges van Staat en 4 stelselpartijen. Ook de gemeente Utrecht en HKZ, de organisatie voor kwaliteitszorg in de zorg, deden mee. Onder meer om hun goede voorbeelden en geleerde lessen te delen: in de whitepaper over het vooronderzoek staan vier voorbeelden van kwaliteitssystemen die tot inspiratie kunnen dienen, waaronder die van hen.

Meer richting, meer regie en een eenduidig beeld

De hoofdvraag van het vooronderzoek luidde: welke ondersteuning (rijksbrede of generieke voorziening) is nodig vanuit Programma Open Overheid om te komen tot een eigen kwaliteitssysteem en welke deelnemers hebben hier behoefte aan? Hier is – nog –  geen concreet, eenduidig antwoord op. Wel kwamen er drie duidelijke behoeftes naar voren:

• Overzicht en centralisatie van benodigde informatie om te voorkomen dat verwarring ontstaat over waar informatie staat bij welke entiteit.
• Concretisering van normen voor praktische toepassing en eenduidig maken van (meet)instrumenten.
• Hulp/ondersteuning bij de veranderkundige opgave van organisaties.

Aan de hand van deze behoeftes zijn 3 hoofdlijnen gedefinieerd voor mogelijke  vervolgtrajecten:

• Informatie centraal beschikbaar voor informatieprofessionals.
• Samenhang in het stelsel voor de informatiehuishouding.
• Inbedding van kwaliteitszorg in de organisatie.

Kwaliteitszorg bij de gemeente Utrecht: governance is key

Kwaliteitszorg voor de informatiehuishouding is bij de gemeente Utrecht sterk in ontwikkeling. De decentrale organisatie, waarbij de verschillende sectoren een eigen Information Proces Management (IPM-)team hebben, werkt nauw samen met de centrale organisatie. Daar is naast de CISO en de CIO een Chief Records Officer (CRO) toegevoegd om het belang van informatiebeheer te behartigen. Deze wijziging van de governance heeft gezorgd voor een bestuurlijke inbedding van kwaliteitszorg in de organisatie.

Verder is de rol van het Expertteam IHH veranderd van een adviserende functie in de eerste lijn, naar advisering en monitoring in de tweede lijn. Daardoor is er nu meer focus op het ontwikkelen van instrumentarium en leveren van producten als een kwaliteitshandboek. Ook is een strategisch beleidskader opgesteld. Daarnaast wordt gewerkt aan het verder vergroten van vakinhoudelijke kennis, binnen het team en op strategisch niveau.