BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Kwaliteitsmodel archiefinspectie, met tools en instrumenten nu voor iedereen beschikbaar
Zeven oktober was het dan zover. Tijdens de themadag van de Sectie Inspectie van BRAIN is het kwaliteitsmodel Archiefinspectie gepresenteerd. Dit kwaliteitsmodel is een product van de BRAIN werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie, bestaande uit: Frans Smit, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Annemieke Adema, Jan Beens, Peter Diebels en Marius Jansen. De werkgroep stelt zich onder meer ten doel het verzamelen en (door)ontwikkelen van diverse inspectie-instrumenten ten behoeve van kennisdeling en professionalisering van de archiefinspectie (horizontaal toezicht).
Waar begin je dan? Natuurlijk bij het begin, hoe richt je een gedegen inspectieproces in. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een kwaliteitsmodel voor het inspectieproces. De werkgroep heeft veel werk verzet en is het resultaat mede dankzij de medewerking en inzet van BRAIN vanaf 7 oktober op de website van BRAIN beschikbaar.
Tijdens de presentatie heeft Frans Smit de resultaten op de website getoond en de aanwezige meegenomen door de afzonderlijke processtappen en de diverse tools en instrumenten. Het procesmodel is een handreiking en biedt handvaten voor de gemeentearchivaris/ archiefinspecteur om langs gedefinieerde processtappen de archiefinspectie vorm te geven. Het generieke procesmodel kan worden beschouwd als een kapstok waarbinnen elke afzonderlijke processtap diverse tools kunnen worden ingezet. Als voorzet heeft de werkgroep al enkele tools en instrumenten verzameld en zelf ontwikkeld.
Hiermee is een begin gemaakt voor een centrale gereedschapkist met als kern het generiek procesmodel voorzien van tools zoals vragenlijsten, checklisten, modelrapportages, nieuwe en nader uitgewerkte instrumenten van bestaande (algemene)referentiekaders en verantwoordingsinstrumenten zoals Rodin en KPI's. Deze zijn naar eigen inzicht in te zetten, afhankelijk van aard, accent en omvang van de inspectie. Het is de bedoeling dat deze gereedschapkist door het inspectieveld wordt gebruikt, gevoed en aangevuld.
De werkgroep nodigt iedereen die op welke wijze dan ook met inspectie te maken heeft uit om kennis te nemen van dit kwaliteitsmodel en staat open voor ideeën, voorstellen tot verbetering, aanlevering van eigen tools en tools die nog worden gemist. Neemt natuurlijk niet weg dat bijdragen van buiten het inspectieveld ook van harte welkom zijn.
Voor inhoudelijke reacties naar aanleiding van deze blog: marius.jansen@tilburg.nl
Voor reacties naar aanleiding van functionaliteiten van de website: bureau@archiefbrain.nl (t.a.v. Rens Frommé)
Opmerking
-
Reactie van Marius Jansen op 29 Oktober 2013 op 10.26
-
@Martin. Je heb zonder meer een punt wat betreft de definitie van termen en bergippen en dat dit niet betekent dat iedereen daar dan hetzelfde beeld bij heeft. Ben bang dat we dit nooit helemeaal zullen tackelen. Dat geldt op dit moment al helemaal in ons vakgebied waar nieuw jargon wordt geintroduceert voor al lang bestaande archivistische principes die wellicht voor nog meer onnodige onduidelijkheid zorgt. Een corcondans daarop zou al veel congressen en workshops besparen.
Wat betreft gemeenten zonder archivaris moet nog blijken of deze horizontale cyclus vakinhoudelijk voldoende is waar te maken. De tijd zal het leren.
-
Reactie van Martin Jansen op 28 Oktober 2013 op 16.25
-
@Marius. Probleem? Hoeft ook niet. Alleen leert de praktijk vaak dat problemen ontstaan omdat niet duidelijk is hoe binnen een organisatie e.e.a. formeel is geregeld (qua rollen, verantwoordelijkheden) en wat we met bepaalde termen bedoelen. In een kleine gemeente zonder archivaris speelt het ongetwijfeld niet: daar wordt horizontaal verantwoording afgelegd (via de 10 KPI's of vergelijkbaar) door B&W aan de gemeenteraad, wat tevens wordt gebruikt voor het generieke toezicht door de Provincie. In gemeenten met archivaris gebeurt dat ook waarbij de door of namens de archivaris uitgevoerde inspectie input moet of kan zijn voor die verantwoording. Inspectie (in de vorm van een kritische noot) leidt tot meer (management) aandacht voor het informatiebeheer in het proces en versterkt dan de verantwoording. De horizontale verantwoording. Inmiddels een begrip.
Maar goed. Horizontaal of niet horizontaal. Ik ben benieuwd naar het verwoorden van e.e.a. in de nieuwe model archiefverordeningen, zoals je aangaf in je eerdere reactie.
-
-
@Martin, Kan niet zeggen wie precies en wanneer het begrip Horizontaal toezicht als duiding een meer formele plek heeft gegeven. maar persoonlijk kan ik dit goed plaatsen en zie ik het probleem niet zo.
Sinds de invoering van het dualisme heeft de raad een nadrukkelijk controlerende, zeg maar rustig bestuurlijk toezicht op het college gekregen. Door de invoering van het interbestuurlijk toezicht is het toezicht door die ander (provincie) nu juist nadrukkelijk verlegd naar het versterkte horizontale systeem. Maar om even uit te gaan van je eigen woorden “Verantwoording afleggen over gedane zaken doe je zelf, toezicht uitoefenen op die zaken doet een ander.” Zelf is nu de secretaris, gemeentearchivaris (indien benoemd) aan college. De ander zou je nu kunnen zien als de raad aan college. De provincie pas achteraf wanneer blijkt dat deze horizontale cyclus niet de gewenste/vereiste resultaten oplevert.
Wat dan nog rest is wellicht een meer semantische discussie.
-
-
@Marius , dank voor de reactie en nadere uitleg.
Maar het horizontaal toezicht wordt zo wel heel erg breed neergezet. Wat mij betreft mag er best gesproken worden over een horizontale cyclus van beheer, verantwoording, toezicht, controle. En dat het toezicht en/of controle (audit), als onderdeel van die cyclus, volgens een model planmatig en grondig wordt uitgevoerd is mooi. Maar het afleggen van verantwoording (via KPI modellen) is - wat mij betreft - niet iets wat je onder de term horizontaal toezicht zou moeten scharen. Verantwoording afleggen over gedane zaken doe je zelf, toezicht uitoefenen op die zaken doet een ander.
Als de term horizontaal al voorkomt (in enkele artikelen uit 2012 wordt het wel beargumenteerd) kom ik toch niet veel verder dan dat hiermee gewoon 'intern toezicht' d.m.v. interne inspectie en interne audit wordt bedoeld. En dat dan professioneel opgezet.
Maar omdat die definitie dan weer niet overeenstemt met die van Belastingdienst of de Rijksinspectie wordt het hanteren daarvan nog verwarrend ook. Immers die diensten omschrijven de term horizontaal toezicht min of meer als (standaard) verticaal toezicht met enkele afspraken tussen toezichthouder en de geïnspecteerde.
En dus: Versterking / professionalisering van het interne toezicht lijkt me prima, maar dat is dan gewoon onderdeel van een systeem van (horizontaal) verantwoording afleggen, controles en inspecties, aanbevelingen doen, ed. Gewaarborgd met het 'kwaliteitssysteem' zoals bedoeld in de Archiefregeling. Toch?
-
-
@Martin, Dank voor de complimenten. Wat betreft het Horizontaal toezicht.
In geval van het inspectieproces met alle tools zoals in deze blog bedoeld hebben betrekking op onderdelen van het Horizontaal toezicht.
Je hebt gelijk dat in de oude situatie er ook sprake was van een horizontaal karakter en bevatte hier ook elementen van, maar wel beperkter. De oude situatie betrof het alleen toezicht op het archiefbeheer van alleen de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. De provincie had toezicht op de archiefzorg.
Dit onderscheid is losgelaten en moet het gehele zorg- en beheercyclus, ook ten aanzien van de archiefbewaarplaats door het college aan de raad bestuurlijk worden verantwoord en vervolgens aan de provincie al onderdeel van hun generiek toezicht. De gehele zorg en beheercyclus van kwaliteitscontrole, toezicht en bestuurlijke verantwoording moet dus horizontaal worden gedekt. Dat geheel wordt geduid met de term Horizontaal toezicht. Maar zoals al eerder aangegeven blijven onderdelen herkenbaar. Overigens zullen de archiefverordeningen daarop worden aangepast.
-
-
Toch maar even een vraagje. Neen. Eerst de complimenten voor het gedane werk en de opgeleverde informatie. Te veel om even snel te lezen, maar dus al wel een vraag.
Horizontaal toezicht. Wat wordt daarmee nou bedoeld? Ik lees in het modelverslag "verantwoording voor het college aan de gemeenteraad o.g.v. regels i.k.v. duaal bestuur". Soms lees ik dat horizontaal toezicht hetzelfde is als het 'aloude' (interne) toezicht door een inspectie. Soms denk ik dat hiermee hetzelfde wordt bedoeld als de horizontale verantwoording (volgens de 10 kpi's). En eigenlijk vind ik dat horizontaal toezicht dus niet bestaat. Ja, alleen als de Belastingdienst o.b.v. hun inspectiefunctie afspraken heeft gemaakt met bepaalde bedrijven om wat meer structuur in hun inspectie aan te brengen op basis van wederzijds vertrouwen. Bij 'ons' komt het dus niet voor. En het lijkt me niet hetzelfde als het afleggen van verantwoording. Toezicht (generiek, verticaal, horizontaal, extern, intern) doet iemand buiten het proces ('met een pet op'), verantwoording afleggen gebeurt vanuit elk werkproces zelf.
Kortom: Graag verheldering over het begrip horizontaal toezicht. Waarbij ik zoiets heb: Dat is intern toezicht op het beheer. Staat al sinds jaar en dag in de Archiefwet. Uitgewerkt in de plaatselijke archiefverordeningen. Niet veel nieuws onder de zon ....
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie