BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Eerste bijeenkomst klankbordgroep e-Depot

Bij KING is in opdracht van AIDO en betaald uit het Archief2020-potje een project opgestart onder de titel "Onderzoek functionaliteit e-Depot voorziening decentrale overheden". De opdrachtomschrijving luidt:

"Geef een functionele afbakening van de benodigde e-depot voorzieningen voor decentrale overheden en de wijze waarop deze aansluiten op de huidige en toekomstige werkwijze voor het creëren, beheren en toegankelijk maken van informatie vanuit het perspectief van de archiefvormer/zorgdrager.
Beschrijf vanuit dat beeld de gewenste proces en informatiearchitectuur en de effecten op de informatievoorziening en bedrijfsvoering van de decentrale overheden. Geef ook aan welke koppelingen nodig zijn om uitwisseling tussen de decentrale overheden en de e-depot voorziening mogelijk te maken."

Voor de uitvoering van dit project is een klein projectteam opgetuigd, met daarin vakspecialisten uit diverse decentrale overheidslagen. Daarnaast is er een klein leger aan andere professionals uit het Archief-, DIV- of IM-wereldje getrokken (waaronder ondergetekende), die als klankbord functioneren. Vanmorgen was eerste bijeenkomst van deze klankbordgroep.

De eerste bijeenkomst had het karakter van een kick-off. Het project is pas kort geleden van start gegaan en het projectteam zit nog in de verkennende fase. Er werd geconstateerd dat er al het nodige over het e-Depot is gepraat en geschreven, maar dat nog steeds slechts zeer weinig organisaties daadwerkelijk toegang hebben tot een e-Depotvoorziening. Het projectteam vraagt zich terecht af wat zij nog aan de bestaande documentatie kunnen toevoegen. Vanmorgen werden hierop antwoorden gegeven zoals: het "vertalen" van de bestaande literatuur naar de situatie van de decentrale overheden, het benoemen en uitwerken van verschillende (aansluit)scenario's en het aansluiten op de (bestuurlijke) ambities van de decentrale overheden.

Daarnaast is er ook veel gepraat over de wat-vraag: Wat is een e-Depot? De nodige definities (o.a. uit de ED3) rolden over de tafel, waarna de vragen en discussies steeds concreter werden. Een aantal statements en vragen die de revue passeerden, waren:

Het e-Depot is nog niet opgenomen in de GEMMA-architectuur.
Een e-Depot behelst meer dan techniek, maar vraagt ook om organisatie daaromheen (mensen, processen, etc.).
De kracht van een e-Depot zit, wanneer je het vergelijkt met zaaksystemen, DMS'en, RMA's, etc., in de preservation.
Is het een digitale archiefbewaarplaats of is dat te veel gedacht in oude termen?
Gaan er alleen documenten in of ook data-sets?
Stoppen we alleen content in het e-Depot via formele overbrenging of zijn er ook andere manieren (met o.a. consequenties voor de openbaarheid)

Nog interessanter was de waarom-vraag: Waarom hebben wij e-Depots nodig? In de discussies kwam naar voren dat het belangrijk is om het e-Depot niet aan te vliegen vanuit probleem-analyses ("Daar komen ze weer van het Archief met hun problemen"), maar aan te sluiten op de ambities en drijfveren van de bestuurders. Deze ambities en drijfveren vind je niet terug in de Archiefwet en in doemscenario's over dementerende overheden, maar in coalitieakkoorden en andere strategische plannen. Gemeente Putten vertelde hoe zij het e-Depot aan hun bestuurders wisten te "verkopen" als een manier om de bestuurlijke risico's te verminderen en de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen. In mijn eigen gemeente ('s-Hertogenbosch) zie ik hoe zeer er waarde gehecht wordt aan de culturele, historische identiteit vanuit het oogpunt van de city marketing. Een ander sterk voorbeeld was de behoefte aan veelal oude informatie vanuit de RUD's (keten-samenwerking).

Het project zal verder uitgevoerd worden in twee fasen. In de eerste fase wordt de bestaande literatuur onderzocht, worden een aantal voorbeeld-organisaties bezocht, wordt er genetwerkt en wordt het e-Depot functioneel beschreven. Voor alle duidelijkheid, het project zal geen gedetailleerd functioneel ontwerp opleveren, maar ik verwacht wel een document dat organisaties helpt om keuzes te maken in de aanbesteding van de nodige ICT-voorzieningen het inrichten van de organisatie daaromheen. In fase 2 worden een aantal (aansluit)scenario's en processen uitgewerkt en wordt het e-Depot in de architectuur gepositioneerd. De klankbordgroep zal nog twee keer bijeen komen. Het project zal een doorlooptijd kennen van pak-em-beet een half jaar.

Mocht je vragen, ideeën, zorgpunten of wat dan ook over dit project hebben, laat het dan weten in de reacties onder dit blog. Ik zal mijn best doen om de reacties onder de aandacht te brengen van het projectteam.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Kees Groeneveld op 14 September 2014 op 10.06: De Gemma architectuur heeft, zoals Joost heeft aangegeven, het eDepot nog geen plek gegeven. So wie so is in de Gemma architectuur onvoldoende rekening gehouden met archivistische ontwikkelingen zoals digitale handtekening of digitaal waarmerken van archiefobjecten of het in ketenverband uitwisselen van digitale informatie rekening houdend met het zorgdragerschap van elk van de schakels in de keten.

Waar 'vroeger' gesproken werd over eDepot opslag van alleen maar permanent te bewaren zaken vanwege het kostenaspect (TB's waren duur en nu koop je 1 TB < 100 Euro), zien we nu dat nagedacht wordt om een eDepot niet alleen te gebruiken uit oogpunt van bewaren (afgesloten dossiers opslaan), maar meer als middel om informatie te delen in de keten. Zelf ben ik betrokken geweest bij de ontwikkeling van het edepot CDD voor de justitiële keten (Strafrechtketen en vreemdelingenketen), en daar hebben we de keuze gemaakt om archiefobjecten met een status 1.0 en hoger (dwz het archiefobject heeft een juridische status) op te slaan in het edepot.

Ben zeer benieuwd naar de ontwikkelingen en hou me aanbevolen om mee te sparren / denken over eDepot ontwikkelingen.

Reactie van Marco Klerks op 14 September 2014 op 1.05: Dank voor de vele reacties! Ik vind het hele relevante bijdragen. Ik zal de projectgroep mailen dat ze hier eens een blik op werpen.

Ondertussen reageer ik alvast terug, in chronologische volgorde.

@Rob, bij de bijeenkomst van de klankbordgroep werd al gauw duidelijk dat niemand zin had in wéér een oeverloze discussie over definities. In het verleden zijn er al tal van dergelijke discussies in diverse werkgroepen geweest over wat archiefbescheiden zijn, of wat het archief/archiveren is, of wat een zorgdrager is, of wat een record is, of... etc. Het probleem met definities is dat mensen hetzelfde ding op tal van verschillende wijzen kunnen beschrijven, maar ook dat dezelfde beschrijving vaak naar verschillende zaken verwijzen.

Een aantal aanwezigen haalden de definitie uit ED3 aan: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.“ Prima definitie, lijkt mij.

@Joost, een aantal gemeenten hebben een eigen archiefbewaarplaats (voorbeeld). Ik sluit niet uit dat zij ook een eigen e-Depot gaan ontwikkelen. Een dergelijke e-Depot zou dan binnen de gemeentelijke informatievoorziening vallen. Wanneer een gemeente inderdaad gebruik maakt van de diensten van een RHC o.i.d., dan zou het e-Depot inderdaad buitengemeentelijk zijn.

@Yvonne, ook bij de overeenkomst werd de overbrenging kort bediscussieerd. Het is een archiefjargon dat lastig uit te leggen aan buitenstaanders en iets dat misscien niet meer zo goed aansluit bij de digitale wereld.

Het belang van de ontsluiting van archieven naar buiten toe werd ook krachtig onderstreept. Er zijn echter meerdere systemen binnen de gemeente die tal van gegevens en documenten naar buiten (kunnen) communiceren. Het onderscheidend vermogen van het e-Depot zit in de borging van de digitale duurzaamheid.

De projectleider van dit project was ook betrokken bij de opstelling van het TMLO en was daar duidelijk trots op. Het belang van het TMLO zal dus niet gemist worden, verwacht ik. ;-)

In fase 2 wordt de inbedding in de GEMMA-architectuur geregeld. Voor wat betreft de ICT-bodemplaat, verwacht ik concreet dat er een of meer blokjes toegevoegd worden aan de applicatie-architectuur. Het project gaat overigens m.i. geen oordelen uitspreken over bestaande of nieuwe e-Depot-achtige voorzieningen. Wist je trouwens dat Den Haag een soort van e-Depot heeft, maar dat geen e-Depot wil noemen?

Voor wat betreft de koppeling van zaaksystemen met andere systemen; er is ook gepraat over de opname van proces-gegevens (dus niet alleen de “documenten”) én andere data-sets in het e-Depot. Niet iedereen was van mening dat je dergelijke informatie in het e-Depot moet willen opnemen.

Ook binnen de projectgroep was al geconcludeerd dat er veel gepraat en geschreven was, maar dat er in de praktijk nog slechts enkele toepassingen zijn te vinden. Vanuit de klankbordgroep hebben we gevraagd om ook te helpen met het “verkopen” van het e-Depot bij bestuurders. Met probleem-beschrijvingen over documenten die over tig jaar niet meer geraadpleegd kunnen worden, red je het niet. We moeten duidelijk maken welke kansen het e-Depot kan bieden voor hedendaagse uitdagingen, zoals de decentralisaties of de samenwerking met de RUD's.

@Rob, het gaat inderdaad om dit project. De projectgroep bestaat uit zo'n 5 personen als ik het mij goed herinner. Zij voeren het project uit, d.w.z. zij bezoeken organisaties, zij voeren het literatuur-onderzoek uit en zij nemen de pen ter hand. De klankbordgroep, waar ik dus aan deelneem, is een groep van zo'n 20 à 30 vakgenoten die drie keer bij elkaar komen. Zij lezen de schrijfsels van de projectgroep en kunnen daar schriftelijk of mondeling tijdens de bijeenkomsten op reageren. De klankbordgroep is dus eigenlijk een soort van steekproef: sluiten de schrijfsels van de projectgroep aan bij de ervaringen en beelden in het land?

De naam van het project is ietwat misleidend. Er wordt geen functioneel ontwerp opgesteld, maar een functionele beschrijving. Dat moet dus inderdaad een antwoord zijn op de vraag: “Wat hebben we nodig?” Daarnaast worden een aantal scenario's uitgewerkt, waarbij wordt beschreven welke keuzes je kunt/moet maken en hoe je aan de slag kunt gaan met het realiseren van een passende e-Depot-oplossing.

Ik ben terughoudend om de namen van project- of werkgroepleden te noemen, aangezien ik het niet aan al deze mensen heb gevraagd of zij het oké vinden dat ik hun namen noem. Daarnaast kan het ook zijn dat er nog mensen afhaken of erbij komen. De naam van de projectleider is overigens al online te vinden: Cees van Westrenen.

De RHC's zijn in de klankbordgroep vertegenwoordigd. Er is ook iemand van het Nationaal Archief, maar die is er vooral voor de kennisdeling. Over (het gebrek aan) deelname van het Rijk werden ook bij de bijeenkomst vragen gesteld. Er werden wat blikken uitgewisseld en wat gekucht, waarna werd uitgelegd dat bij de departementen ook een vergelijkbaar traject verloopt rondom het e-Depot, maar dat dit separaat verloopt. Of zoiets. Ik leid daaruit af dat er wel over gesproken is, maar dat de neuzen niet dezelfde kant op zijn gegaan.

@Yvonne, het project beperkt zich tot het e-Depot en zal niet alle architectuur-problemen oplossen. Ik verwacht wel dat het project zal kijken naar hoe informatie in het e-Depot gezet kan worden, daar bewaard kan worden en vervolgens ontsloten kan worden naar diverse gebruikers. Ik verwacht niet dat het oplossingen zal bieden voor de uitwisseling van informatie tussen andere systemen, het sturen op architectuur door bestuurders en managers, het gebruik van de cloud conform wet- en regelgeving, etc.

Reactie van Yvonne Welings op 12 September 2014 op 11.05

Nog een aantal aandachtspunten:

standaardisatie tussen alle bestuurslagen i.v.m. keteninformatie
voorzieningen voor intergemeentelijke organen (welke architectuur)
de rol van de cloud. We hebben het jaren over hybride archivering gehad, maar nu hebben een hyvride cloud (denk aan Raet, nogtubizz, ibabs)

Reactie van Yvonne Welings op 10 September 2014 op 12.24: @Rob, in Putten zijn die functionaliteiten duidelijk gescheiden, zie mijn eerdere verslag hierover op BREED.

Reactie van Rob van der Velde op 10 September 2014 op 11.50: @Marco

Ik lees op archief2020 nu de opdrachtbeschrijving die KING heeft gegeven voor deze opdracht.Dat is volgens mij toch de groep waar jij nu in deelneemt. Wat is het verschil tussen de klankbordgroep en de projectgroep in deze?

Er wordt gesproken over een e-depot als het geheel van organisatie, beleid processen ..... En dan is het resultaat een functioneel ontwerp? Een functioneel ontwerp gaat over HOE en levert een ding op (ICT) en het vraagstuk ligt, mijns inziens, vnl op organisatorisch vlak, namelijk in het WAT wil je nu geregeld hebben. Wat is het probleem dat je wilt oplossen.

En ik vraag me oprecht af of we al bij het hoe zijn op dit moment.

Daarnaast ben ik erg benieuwd wie er in deze klankbordgroep zitten en zou ik graag proberen te snappen waarom de landelijke overheid in dit traject niet meegenomen is. Vanuit het traject dat dit uit AIDO komt kan ik het mij voorstellen, maar KING kan ook zeggen dit is een integraal onderdeel waar de landelijke overheid ook bij hoort. Bij betrokken partijen zie ik nl het Rijk niet terug.

Andere partij die ik in dit kader mis zijn de RHC's als mogelijk leverende partij van een e-depot. Ook weer in mijn opinie. In papieren termen de archiefbewaarplaats die zorgt voor toegankelijkheid voor de burger.

@yvonne kan het zaaksysteem van Putten niet hun applicatielandschap niet hun e-depot zijn. In de zin van de burger volledig toegang geven tot alle applicaties, voldoe je dan aan de beginselen van een e-depot? Ik weet het niet, maar zou mogelijk kunnen...

Reactie van Yvonne Welings op 10 September 2014 op 9.54: Fijn Marco, dat je de ervaring deelt.

- De wijze waarop we in Nederland de overbrenging hebben geregeld in het kader van de archiefwet en de (herziene) WOB kan overbrenging eens kritisch tegen het licht worden gehouden, maar dan uit het oogpunt van openbaarheid. Er is met autorisaties natuurlijk een hoop te regelen, al zal de overbrenging van analoge archieven naar ik nu inschat nog zeker een decennia gaan duren.

- We hebben het de hele tijd over e-depot, maar voor mij blijft essentieel hoe de informatie naar de burger beschikbaar wordt gesteld. Daar zie ik een meerwaarde van het archiefwezen.

- Belangrijk acht ik het metadataschema (TMLO) zoals we dat ooit in ons draaiboekje e-depot hebben gepoogd te beschrijven, zeker nu medusa van het Nationaal Archief wordt herzien (zie ook discussie groep vervanging).

- E-depot is natuurlijk geen holy grail, maar een definitie wat het is waar het voor staat en opname in de GEMMA architectuur (anderen ook) is van belang. Kan er sowieso geen ICT bodemplaat komen. We moeten met elkaar wel weten of iets een e-depot is, is Putten bijvoorbeeld een e-depot ?

- Waar ik vooral het spanningsveld zie in de praktijk, is bij de koppelingen bij zaaksystemen en de talloze (vak) applicaties.

- Last but not least, er is heel veel gepraat, maar tot nu toe is weinig concreets gebeurd en ik pleit voor een omslag van theorie naar praktijk. Dat zal met vallen en opstaan gaan, het zij zo, maar dan gebeurt er wel wat. het zou me niet verbazen dat er over vijf jaar een parlementaire enquête zou komen naar de besteding van al dat geld en de resultaten.

Reactie van Joost Wijnings op 10 September 2014 op 9.17: Een E-depot staat niet concreet in de GEMMA Informatiearchitectuur, maar het is in elk geval een buitengemeentelijke voorziening.

Reactie van Rob van der Velde op 10 September 2014 op 8.21: Marco,

Ik denk dat het ook van belang is om E-depots duidelijk te definieren. Wat is het nu en en wat kunnen we ermee.

Heeft in de projectgroep bijvoorbeeld iedereen dezelfde definitie en dezelfde beelden? Pas wanneer iedereen het over hetzelfde heeft dan kan je ook verder naar de waarom vraag etc.

Iedere keer dat ik spreek met iemand over een E-depot of het nu een provinciale archivaris, historisch centrum, senior DIV-er, informatiemanager is elke keer wordt mijn beeld weer bijgesteld en eigenlijk alleen maar meer vertroebeld.

Ik zou er dan ook erg bij gebaat zijn bij een uitleg van wat is het? En dan ga ik daarna ook snappen waarom er een richting op geredeneerd wordt. Ik hoop dat er plaats is voor die inleiding.

Ten tweede wordt het E-depot de holy grail tegen Digital Dementia? Een wondermiddel waar alles in kan en we alles wat we ooit gedaan hebben kunnen terugzien/lezen?