Digitalisering van documenten verandert soms de juridische bewijskracht. Hoe zit dat precies en wat kun je doen om "goed te zitten" bij de rechter?

Archiveren moet

U bent wettelijk verplicht om een administratie bij te houden waaruit te allen tijde uw rechten en plichten blijken. U wilt dat zelf ook doen, omdat u bij een geschil wilt kunnen aantonen dat u juist hebt gehandeld. In de regel moet u stukken 7 jaar bewaren (voor bedrijven). Voor de overheid gelden andere, wettelijke bewaartermijnen. Als u privacy gevoelige informatie bewaart, mag u op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens alleen gegevens bijhouden met toestemming van de persoon zelf, en alleen om uw taak uit te kunnen voeren. 

Digitaliseren mag, mits…

Digitaliseren mag, mits de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens. (Best logisch toch?) Overheidsorganisaties moeten voor permanent te bewaren documenten nog een extra machtiging voor vervanging aanvragen.

Documenten zijn niet automatisch bewijs

Mocht u voor een rechter komen te staan en u beroept zich op documenten, dan bepaalt de rechter of die documenten als bewijs mogen dienen. De enige uitzondering zijn "authentieke akten": documenten die die door een openbaar ambtenaar – meestal een notaris – zijn opgesteld en gewaarmerkt. Deze documenten hebben altijd bewijskracht.

Maar als u een document digitaliseert, dan vervalt die automatische bewijskracht. U zou tijdens het scannen immers een deel van het oorspronkelijke document kunnen overslaan, of de scan fotoshoppen. Als een rechter twijfelt, kan hij u vragen om aan te tonen dat u de oorspronkelijke gegevens juist en volledig hebt overgezet en dat tijdens het bewaren geen wijzigingen zijn aangebracht.

Wat u moet regelen om "sterk te staan"

Het scannen van documenten heeft dus juridische consequenties: de bewijskracht van uw documenten kan afnemen. In geval van een rechtszaak wilt u natuurlijk dat de rechter uw informatie accepteert als bewijs. 

Om te garanderen dat de scan dezelfde informatie bevat als het origineel, moet u het scanproces professioneel inrichten. In dit geval geeft de overheid het goede voorbeeld: een toenemend aantal overheden stelt een zogenaamd Handboek Vervanging op. Dit handboek beschrijft de controles bij het scannen waardoor de juistheid, volledigheid, het juridisch en historisch belang en de leesbaarheid van scans wordt gegarandeerd. (Bijvoorbeeld doordat iemand een nieuwe scan controleert op volledigheid.)

Hebt u eenmaal een scan, dan bent u er nog niet. U moet kunnen aantonen dat de scan tijdens het bewaren niet is gewijzigd. Daarvoor hebt u o.a. een systeem nodig waar alleen geautoriseerde mensen in mogen, en waarin is een logbestand wordt bijgehouden waaruit blijkt dat het document niet is gewijzigd. (Een back-up enzovoort is natuurlijk ook nodig. Géén document betekent sowieso geen bewijskracht!) Inmiddels is dit soort voorzieningen ook in de Cloud beschikbaar. (zie bijv. deze link)

Maak het u gemakkelijk

Digitalisering kent dus juridische en bedrijfsmatige haken en ogen, maar levert u ook voordelen op. Laat u niet afschrikken maar goed informeren. Regel een goed scanproces in. Vraag eventueel een deskundige om u te begeleiden, zodat u snel weer belangrijker dingen kunt doen.