Kwaliteit randstedelijke digitale archivering onder druk

Het provinciale archieftoezicht heeft tot goede resultaten geleid: 93% van alle gemeenten in de Randstad zijn eind 2010 aangesloten bij professionele archiefdiensten of hebben een eigen archivaris benoemd. De publieke belangstelling voor archieven is de laatste jaren flink toegenomen, gestimuleerd door de nieuwe publieksfuncties en websites bij veel archiefdiensten. Wel zijn er zorgen over de voortdurende problemen in de digitale informatiehuishouding bij de overheden en over de onvoldoende financiering voor E-depots.

Verslag randstedelijke archiefinspecties

Dat en meer blijkt uit het derde gezamenlijke verslag van de provinciale archiefinspecteurs van Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland over 2009-2010. Het verslag geeft een overzicht van de situatie van de publiekstoegankelijkheid van historische archieven en de kwaliteit van het informatiebeheer bij de overheden in de vier provincies, aangevuld met vergelijkende kerngegevens. De volledige downloadversie  jaarverslag ROPAI 2009-2010

Resultaten

Positief is dat het archiefwezen in de Randstad bloeit. Steeds meer gemeenten en waterschappen zijn, mede dankzij provinciale stimulering, aangesloten bij het netwerk van archiefinstellingen. Het aantal gemeenten zonder benoemde archivaris daalde van 16 eind 2008 tot 13 eind 2010. Ondanks deze groeiende samenwerkingsvormen bleef ook in de Randstad de versnippering van het archiefwezen bestaan met veel (te) kleine, en daardoor kwetsbare, archiefdiensten en met een diversiteit aan websites van lokale en regionale instellingen met elk eigen zoeksystemen.

Er werd in de verslagjaren veel gebouwd aan voorzieningen om archieven veilig te huisvesten: een aantal archiefbewaarplaatsen met goede publieksvoorzieningen kwam in de provincies tot stand.

Zorgpunten

Naast de verbeteringen vermeldt het verslag ook zorgpunten. Uit inspecties blijkt dat veel overheden hun wijze en organisatie van hun recente archivering onvoldoende aanpassen aan de overgang van een papieren naar een digitale informatiehuishouding. Daarnaast ontbreekt helaas nog de nodige financiering voor E-depots. Inspectierapportages zorgen wel voor een groeiend besef bij bestuurders en managers van het belang van goed en gecontroleerd informatiebeheer, maar een dreigend informatie-infarct is daarmee zeker niet afgewend.

In dit kader is het zorgwekkend dat het horizontaal archieftoezicht binnen gemeenten en waterschappen vrijblijvend in de Archiefwet blijft geregeld en dat de wettelijke basis van het interbestuurlijk provinciaal toezicht uit de Archiefwet gaat verdwijnen en in generiekere vorm in de Gemeentewet terecht komt. Hierdoor dreigen gaten in het toezicht te ontstaan, terwijl juist in deze overgangstijd van papier naar digitaal sterk en professioneel archieftoezicht nodig is. In de Randstad is gelukkig wel, mede door de actieve provinciale stimulering, een tendens tot versterking van het horizontale archieftoezicht te zien.