Opmerking

Reactie van Marius Jansen op 5 Februari 2018 op 8.49

Dank je Marco, realiseer mij dat het wel ineens veel vragen zijn en zal ze zeker ook bij het NA leggen.

Reactie van Marco Klerks op 4 Februari 2018 op 10.40

Goede vragen, Marius, waar ik het antwoord ook niet op weet. Stel ze aan het NA! :-)

Reactie van Marius Jansen op 3 Februari 2018 op 18.23

Dank voor je antwoord Marco.
Waar heb je deze ISIL code aangevraagd en gekregen? Ook het NA? Dan krijg een gemeente per definitie dus twee ISIL codes. Een als gemeente, en een als archief beherende organisatie, ook al maakt de archiefdienst onderdeel uit van die gemeentelijke organisatie?

Dat betekent dan ook dat wanneer de gemeente deze taak heeft uitbesteed aan een gemeenschappelijke regeling zoals een regionaal archief of stichting de “archief beherende” ISIL van die gemeente aan de ISIL van deze GR wordt toegekend? Of verhuist die ISIL mee naar die GR? Kan er dan sprake zijn van drie ISIL varianten, gemeente-archief-GR? En hoe om te gaan met gemeentelijke herindelingen en de voormalige gemeenten. Liften die mee met de ISIL code van de nieuwe gemeente/gemeentearchief waarin ze zijn opgegaan, of moet daar ook een afzonderlijk ISIL voor worden aangevraagd? En moet in dat geval die GR voor de eigen organisatie ook een ISIL aanvragen? Dus analoog aan die dubbele ISIL bij gemeenten?

Dat betekent ook dat de uniek gemeentecode van het CBS geen functie krijgt als onderdeel van het samengestelde kenmerk?

Reactie van Marco Klerks op 3 Februari 2018 op 14.22

Marius, onze gemeente heeft een ISIL-code aangevraagd en gekregen. Ons Stadsarchief had er al een.

In het TMLO staat: 'Het tweede deel van de toepasselijke ISIL-code (ISO 15511) (vanaf het streepje na de landcode) dan wel één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”)'

Aangezien de ISIL-code en KvK-nummer e.d. in één adem werden genoemd, hebben wij dit geïnterpreteerd als dat de ISIL-code hoort te refereren naar de archiefvormende organisatie en niet naar de archiefdienst.

Reactie van Marius Jansen op 2 Februari 2018 op 12.38

De ISIL code heeft geen betrekking op de gemeente zelf maar op de archiefdienst, ook al is deze dienst onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Deze kan wel worden gecombineerd met de CBS gemeentecode en daarmee een unieke combinatie. Een aandachtspunt is wel om de code van voormalige gemeenten die bij herindeling zijn opgegaan in een nieuwe gemeente. Een concordans op gemeentecodes van voormalig gemeenten naar de code van de nieuwe gemeente zoals dezekan hierbij uitkomst bieden. Een totaaloverzicht van alle voormalige gemeentelijke herindelingen kan je in deze link vinden. In het kader van het TMLO lijkt mij dit een kenmerk op het hoogste overerfbaar niveau. Alle archieven binnen een archiefdienst krijgen dan hetzelfde ISIL kenmerk mee in combinatie met (voormalige)gemeentecode/archiefvormer. Dan krijg je lijkt mij afhankelijk van het record-aggregatieniveau bijvoorbeeld een volgende overervingsketen: ISILcode-gemeentecode-archiefcode-rubriekscode/zaaktypecode-invnr.

Reactie van Yvonne Welings op 29 Januari 2018 op 12.39

Marieke, dan zou je wellicht bij bewaargeving aan particuliere eigenaren ook nog een ISIL code moeten toekennen.

Reactie van Marieke Klomp op 29 Januari 2018 op 11.56

Eens met Marco. Er zijn er twee nodig.
De gemeente 's-Hertogenbosch heeft twee ISIL-codes: de archiefbewaarplaats heeft er een en de gemeentelijke organisatie heeft er een. Zo kunnen we altijd een onderscheid maken tussen het materiaal dat aangeleverd wordt door de gemeente aan het e-depot en welke archieven de archiefbewaarplaats particulier verwerft.
Cluster informatiebeheer houdt de uniciteit van de registratiekenmerken in beeld bij aanlevering aan het e-depot. Dat gebeurt deels bij archivering-by-design en deels zal dat achteraf geregeld moeten worden. De ISIL-code voor de gemeentelijke organisatie speelt daar een belangrijke rol in.

Reactie van Yvonne Welings op 29 Januari 2018 op 10.40

Op wiens naam wordt dan de ISIL code geregistreerd, de aanleverde gemeente of de instelling wanneer er sprake is van twee verschillende organisaties? 

Reactie van MGroels op 29 Januari 2018 op 9.16

Vandaar dat element 10 voorziet in een duiding van het externe systeem (waar het vandaan komt). Niet dat dat uitsluitend werkt, maar zo kom je toch een heel eind.

Reactie van Marco Klerks op 27 Januari 2018 op 10.47

Als organisatie heb je ook een eigen ISIL-code nodig om aan te kunnen sluiten op een e-Depot conform het TMLO. In het TMLO wordt de ISIL-code namelijk opgenomen in het registratie-kenmerk van een record. Daarmee willen de stellers borgen dat het kenmerk ook buiten de organisatie uniek is.

Overigens gaan de stellers van het TMLO er wel vanuit dat het kenmerk binnen de organisatie uniek is. In mijn ervaring is dat niet altijd zo, doordat er meerdere systemen in organisaties gebruikt zijn en worden. Weinig organisaties hebben (altijd) een beleid (gehad) dat de uniciteit van registratiekenmerken over meerdere systemen en door de jaren heen borgt.