Datamodel: de Blauwdruk

Het startpunt van het onderzoek was natuurlijk ons datamodel, die we de Blauwdruk hebben genoemd. De Blauwdruk is een overzicht van alle metadatavelden die we hebben, ofwel voor beheer, ofwel om (ook) ter beschikking te stellen aan de gebruiker. Voor het beschrijven van archieven zijn er in de Blauwdruk verschillende ‘onderdelen/niveaus’: het Archiefblok, de Groep (rubriek, verzamelbeschrijvingen), Bestanddeel en het Digitaal Informatieobject. Op basis van de Blauwdruk hebben we per onderdeel per veld gekeken of we die zodanig van belang achtten dat deze verplicht zou moeten zijn. Selectiecriteria waren dat de metadata absoluut nodig zijn om informatie te kunnen vinden (zoals een inhoudelijke beschrijving) of essentiële context bieden (zoals een datering).

Inhoudelijke discussie

Bij de selectie waren verschillende collega’s betrokken: collega’s die gemeentelijke overbrengingen begeleiden, of zich juist bezighouden met het toegankelijk maken van digitaal geboren particulier archief. Door die verschillende invalshoeken ontstonden discussies: wat kunnen we vragen aan archiefvormers? Hebben zij die metadata wel beschikbaar? Een voorbeeld hiervan was de discussie rondom het verplicht stellen van het veld ‘documentsoort’ bij het Digitaal Informatieobject. Voor de gebruiker van belang voor het zoeken naar informatie, het kan ook als een filter worden ingezet. Maar onze ervaring is dat het in de praktijk vaak ontbreekt, of er in het documentmanagementsysteem wel iets van een ‘documentsoort’ staat, maar dat daar toch geen redactionele vorm in ter herkennen valt. Dus daarom viel dat gegeven af als verplicht.

Toetsen aan praktijk

Het lijstje velden dat we overhielden hebben we vervolgens getoetst aan metadata van reeds overgebrachte digitaal geboren archieven, om er zeker van te zijn dat we niets over het hoofd zouden zien. We hebben vier soorten archieven als casus genomen: Wob/Woo-besluiten (fluïde overbrenging), VES-dossiers (actieve openbaarheid), Bouwdossiers (gedigitaliseerde dossiers) en het archief van ImagineIC (particulier hybride archief). Per onderdeel (Archiefblok, Groep, etc.) hebben we de volgende vragen onderzocht:

1. Zijn bij alle vier de archieven de velden ingevuld die we verplicht willen stellen?
2. Wat is bij alle vier de archieven ingevuld en hebben we niet verplicht gesteld?
3. Wat is er aan metadata bij sommige archieven ingevuld en blijkt toch van wezenlijk belang?

Zo kwamen we erachter dat we inderdaad toch nog een veld over het hoofd hebben gezien, namelijk datering bij het Archiefblok. In de bijlage van deze blog de lijst die we hebben vastgesteld.

Conclusie en hoe verder?

We hebben nu de lijst minimaal verplichte metadata bepaald en gaan deze communiceren bij nieuwe overdrachten. We beseffen ook dat niet alle archieven die binnen komen er direct aan kunnen voldoen, omdat ze over een lange periode gevormd zijn. Daarom kijken we ook naar tools om bepaalde metadata (zoals datering) uit bestanden te extraheren, mocht het door de archiefvormer niet op een andere manier zijn vastgelegd.

Het nadenken over metadata blijft uiteraard doorgaan, we hebben al eerder geconstateerd dat de Blauwdruk altijd in doorontwikkeling blijft. Het kan dus ook goed dat we later het lijstje minimaal verplicht toch nog gaan bijstellen. Maar voor nu is het een goed uitgangspunt bij overdrachten, en zeer behulpzaam om het proces van inname zo veel mogelijk te standaardiseren.