Recentelijk nog publiceerde BNR een onderzoek over het toenemend gebruik van de berichtenapp Signal onder politici en bestuurders. Ruim een derde van de nieuwe ministers en staatssecretarissen zouden de app gebruiken. Ook colleges van een aantal gemeenten hebben aangegeven gebruik te maken van deze app. Maar Signal beschikt over de functionaliteit om chatberichten automatisch te verwijderen na een zelf in te stellen periode. Volgens Wob-deskundige Roger Vleugels zouden ambtenaren en bestuurders Signal hierom niet meer moeten gebruiken.

Door dit soort ontwikkelingen blijft de volgende vraag prangend: hoe kan bij het gebruik van berichtenapps de informatie duurzaam toegankelijk blijven? Het informatieblad Archiveren chatberichten bood al handvatten voor dit vraagstuk. Nu is het uitgebreid met uitleg over twee relevante uitspraken van de Raad van State. En met de verrassende conclusies van een onderzoek door het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) naar de tool KIOSK.

Duiding uitspraken Raad van State

De uitspraken van de Raad van State op 20 maart 2019 en 21 oktober 2020 bevestigen dat chatberichten gelinkt aan het uitvoeren van overheidstaken, onder de Wob en de Archiefwet vallen. Maar de Raad van State stelt ook dat het vanuit privacyoverwegingen niet altijd wenselijk is om álle chatberichten te archiveren. Een nieuwe, aan het informatieblad toegevoegde Q&A (vraag en antwoord) gaat hier op in. Ook andere relevante vragen over de verhouding tussen de WOB/AVG en Archiefwet bij het archiveren van chatberichten komen aan bod. De Q&A geeft handvatten om de uitspraak van de Raad van State te interpreteren en te vertalen naar de praktijk.

Praktijkervaringen met KIOSK

Daarnaast is aan het informatieblad een praktijkvoorbeeld van RDDI toegevoegd over de tool KIOSK. Met deze tool kan data van mobiele telefoons worden gehaald om deze naar een beheerde omgeving te brengen. RDDI heeft de mogelijkheid onderzocht om met deze tool geautomatiseerd chatberichten in bulk te exporteren. Dit zou de handmatige handelingen bij het duurzaam toegankelijk maken van chatberichten verminderen. Helaas blijkt KIOSK door zijn complexiteit hiervoor niet geschikt. En levert daardoor onvoldoende voordeel op ten opzichte van handmatige selectie en export van chatberichten.

Meer weten?

Klik hier door naar:

Q&A Chatberichten (uitspraak RvS 21 oktober 2020)

Conclusie van de praktijktoets met KIOSK