BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

In control en toch de weg kwijt

We hebben een Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Voor de gemeenten sinds kort ook de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Maar ook de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeentelijke Archiefketen (KPI’s VNG), het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) en het toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie (ED3). Daarnaast nog eigen toetsingslijsten van de erfgoedinspectie, van de provinciaal toezichthouder of gemeentelijk archiefinspecteur. We willen graag in control zijn, afspraken maken hoe we met zaken omgaan, maar ondertussen begint menig informatiebeheerder de weg aardig kwijt te raken. In elke lijst dezelfde wet- en regelgeving, dezelfde artikelen daaruit, dezelfde NEN-normen, dezelfde soort modellen en afspraken. Regelmatig bereikt mij dan ook de vraag “Wat moet ik nu gebruiken en wat zijn de verschillen?”. Schieten we niet een beetje door? Nu is het wachten nog op een Baseline Informatiehuishouding voor de Provincies en natuurlijk ook nog de Baseline Informatiehuishouding voor de Waterschappen. Dan is het geheel compleet.

Zeker weten dat het daarmee met de informatiehuishouding bij de Nederlandse overheid helemaal in orde komt. Wat moet het toch mooi zijn over ...... tja, hoe lang nog?

De Voorsprong,

John Gerse

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Peter Westerhof LL.M MIM op 4 Maart 2012 op 15.40: Mmm, ik vergat nog te vermelden 'Goed Opdrachtgeverschap'.

We kunnen Opdrachtgevers allicht helpen door e.e.a. in een begrijpelijk en hanteerbaar format te gieten en de diverse verantwoordelijkheden te verduidelijken.

Vgl. de recente aankondiging van de DigD-audit voor gemeenten, die uiterlijk ultimo 2013 uitgevoerd moet zijn. Zoals ik in een ander forum meldde kan dat nú al in de agenda's gezet worden. Zodat negatieve berichtgeving en kamervragen zoal sin vergelijbare gevallen in het recente verleden achterwege kunnen blijven.

-

Reactie van Rob van der Velde op 4 Maart 2012 op 14.30: Herkenbaar en hopelijk vinden we met elkaar een modus om met de risico's om te gaan. Ik bedoel daarmee dat zowel bestuur als toezicht als bedrijfsvoering met elkaar in lijn gebracht kunnen worden zodat het in de geest van de regels handelen belangrijker wordt dan naar de letter te handelen.
Ik kan heel goed een risicoanalyse uitvoeren op informatie die bijvoorbeeld kortlopend van belang is en automatisch vernietigd wordt na drie maanden, ondanks dat de in de selectielijst bijvoorbeeld 1 jaar staat. Als we daar als bestuur, toezichthouders en Informatiespecialisten aan kunnen werken het komende jaar dan heeft t vakgebied een mooie toekomst. Met een goede inrichting van controllers, Informatiespecialisten en toezichthouders die niet op de millimeter elkaar vliegen afvangen.

Reactie van Peter Westerhof LL.M MIM op 4 Maart 2012 op 13.26: Herkenbaar, beetje 'bomen-bos-probleem'.

Maar door 'Risks', 'Requirements' en 'Acceptatie-criteria' in te kaderen via een programmatige aanpak m.i. toch betrekkelijk pragmiatisch te focussen.

Kijk bijv. eens op https://mosaicprojects.wordpress.com/2012/03/04/organisational-chan...

Reactie van Klaas van der Heijden op 4 Maart 2012 op 11.21: Beste Lezers,

In controll is zo verkeert nog niet, maar dan wel genuanceerd. Iets wat ons vakgebied NOG STEEDS NIET DOET is het in control brengen en houden van de terminologie in de bedrijfsvoering. Elke afdeling elk ICT systeem brabbeld er maar op los. En dat is juist wat we in control moeten brengen onze i-Taal.

Woorden in een organisatie hebben een functie, woordcombinaties ook. Aanvraag omgevingsvergunning bijvoorbeeld of Dwangsom opleggen zijn vanuit hun semantische control ! respectievelijk een
- Documentonderwerp dat is samengesteld uit een documentsoort (type) en de naam vanhet zaaktype

- Zaaktype dat is samengesteld uit het product en de taak (werkwoord)

Op deze manier informatie (metataal = zoektaal) dus in control brengen en houden zou weleens DE omslag kunnen betekenen in het vakgebied van de Informatiemanager en in de hele organisatie.

Mensen en systemen gaan elkaar daardoor beter begrijpen want we weten allemaal waar we het (met naam en toenaam) precies over hebben. Het is gelabeld vanuit de organisatie en in control.

Koppelvlakken (zowel de metadata) als de waarden / woorden worden stukken eenvoudiger en veel beter beheersbaar, in controll.

en de inrichting van ICT systemen zal daarmee eindelijk onder architectuur en "slimme verbinding" in control komen.

En natuurlijk gebruik je daarvoor de i-Controler als centrale regelneef / kernregistratie

Mvrgr

Klaas van der Heijden

Reactie van Yvonne Welings op 29 Februari 2012 op 19.41: Het benoemen risico's in relatie tot het bovenstaande lijkt me fundamenteel. De KPI's kunnen daar een bijdrage aan leveren.

Wat gemeenten betreft lijkt het een illusie te zijn dat deze geheel regie kunnen voeren op de eigen informatiehuishouding. Die illusie is bewaarheid met de introductie van de WRO en WABO. Hoe kan je in control zijn met een dergelijk OLO ?

Volgens mij bestaat er al wel een provinciale baseline, zie deze link.

Wat inspectie betreft lijkt daar meer helderheid in te komen wat ieders verantwoordelijkheid is. De nota nieuwe schoenen waarin de afspraken tussen het IPO en VNG zijn opgenomen zou deze maand openbaar worden gemaakt.

Reactie van Chris Bellekom op 29 Februari 2012 op 9.06: John,

Een goed stuk dat mij raakt omdat ik er ook zo over denk... Wat iedereen moet gebruiken is het Gezonde Verstand. Ik weet dat het een dooddoener is, maar het creëren van referentiekader op referentiekader en het maken van checklist na checklist en meetinstrument na meetinstrument... om maar 'in control' te komen op de informatievoorziening is volgens mij en teken aan de wand dat die controle op informatie slechts een illusie is. Het grootste deel van de informatie die door de organisatie vloeit is niet meer te bevatten, te vangen, te bevriezen, statisch te maken en over te dragen.

en hoe eerder we dat met z'n allen onderkennen, des te beter het voor ons allemaal is. Het vak informatiemanagement (-voorziening, -curation) Zal en stevige ruk moeten maken in de richting van risicomanagement en risicoanalyses om zo duidelijke keuzes te kunnen maken welke informatie uit de brij te plukken. Daar kan een baseline/kpi/rodin bij helpen. Belangrijk is dat we ons beseffen dat geen enkele organisatie in Nederland zal kunnen voldoen aan alle 'eisen'.