Stappenplan

Stap 1: Stel de ambitie vast

Bepaal als organisatie hoe je aankijkt tegen actieve openbaarheid. Een heldere ambitie geeft richting aan de implementatie en zorgt ervoor dat alle relevante (interne) stakeholders hetzelfde beeld hebben bij het implementatietraject. De ambitie kan worden ingestoken op de verplichte categorieën van de Woo, maar kan ook worden uitgebreid met andere soorten overheidsinformatie. Daarnaast kan je beslissen om in combinatie met actieve openbaarmaking nog meer zaken aan te pakken, zoals het openbaar maken van onderliggende informatie of je hele informatie­huishouding op orde brengen, als dat nog nodig is. Over het vaststellen van de ambitie is meer informatie te vinden in module 2 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Welke informatie actie....

Stap 2: Bepaal de strategie om tot de implementatie te komen

Op basis van de ambitie kan vervolgens een strategie worden gekozen voor de implementatie. Zo vraagt het openbaar maken van enkele informatiecategorieën om een andere aanpak dan het actief openbaar maken van veel verschillende soorten overheidsinformatie. Grofweg kun je kiezen tussen een top-down benadering met een projectmatige aanpak, een bottum-up benadering via pilots of een combinatie van beide strategieën. Meer informatie hierover is te vinden in module 3 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Voorbereiden op implem....

Stap 3: Onderzoek impact die de implementatie gaat hebben op je organisatie

Om een passende aanpak te kiezen, is het belangrijk om de impact van de implementatie in kaart te brengen. Hierbij moet allereerst de gewenste situatie in kaart worden gebracht, op basis van de gestelde ambitie. Vervolgens wordt de huidige situatie onderzocht en wordt bepaald wat de impact is van de beoogde verandering. Als hulpmiddel hierbij heeft RDDI een inventarisatiesheet ontwikkeld. Door deze in te vullen, krijg je inzicht in de werkprocessen en systemen die van belang zijn bij het openbaar maken van documenten. Op basis daarvan wordt duidelijk wat er nog gedaan moet worden (gap) om tot de gewenste wijze van implementatie te komen.

Stap 4: Richt een programma of project in

Op basis van de impactanalyse kan een rijksorganisatie inschatten wat nodig is om een programma of project in te richten. Het gaat hier om (de organisatie van) het team dat verantwoordelijk is voor de implementatie van actieve openbaarheid bij de organisatie. Voor meer informatie, lees module 3 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Voorbereiden op implem....

Stap 5: Stel vast op welke manier je aan wilt sluiten op PLOOI

PLOOI is een online platform voor overheidsorganisaties om hun informatie (tekstbestanden, beeldmateriaal, audio-en videobestanden) openbaar en vooral goed vindbaar te maken voor een breed publiek. De keuze voor een passende manier van aansluiten op PLOOI is afhankelijk van twee variabelen:

1. Heeft een organisatie zelf een “publieke permanente opslag”, waarop de informatie beschikbaar is (bijvoorbeeld de eigen website).
2. De keuze om informatie handmatig of automatisch via een koppeling aan te leveren aan PLOOI.

Voor meer informatie, lees module 5 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Keuzehulp bij aansluit...

Stap 6: Bereid je medewerkers voor op wat er gaat veranderen

Het succes van actieve openbaarheid wordt voor een belangrijk deel bepaald door de houding en het gedrag van de mensen in de organisatie. Uiteindelijk geven medewerkers invulling aan actieve openbaarheid door hun informatie te ontsluiten. Zij moeten bij de creatie van informatie al rekening houden met eventuele publicatie op een later moment. Bekijk voor meer informatie module 4 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Implementeren van acti...

Stap 7: Richt de monitoring en rapportage in

Om te borgen dat ook na afronding van het project op duurzame wijze invulling wordt gegeven aan actieve openbaarmaking, is het goed om tijdig aandacht te besteden aan gedegen monitoring en rapportage.

Module 4 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Implementeren van acti... geeft hier meer uitleg over.

Stap 8: Pas de systemen en werkprocessen aan

Na al deze stappen doorlopen te hebben, heb je alles in huis om de implementatie van actieve openbaarmaking op een goede manier uit te voeren. Het enige wat nu nog rest, is het aanpassen van de systemen en werkprocessen naar de nieuwe situatie. Dit betreft zowel het ontwikkelen van de technische mogelijkheden als het opstellen en integreren van protocollen binnen de organisatie. Lees meer hierover in module 4 van de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo: Implementeren van acti...

Je maakt nu je documenten actief openbaar!