BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hybride en dan?

Ongetwijfeld kennen jullie de volgende situatie binnen het archiefbeheer; documenten die zowel analoog als digitaal voorkomen en soms zelfs beide.

Tilburg gaat uit van het principe dat analoog leidend is, in afwachting van ingebruikname van het zaaksysteem.

Wij gebruiken Filenet als DMS waarin alleen uitgaande en inkomende (gescande) documenten worden opgeslagen. Binnen het DMS vindt geen dossiervorming plaats! Er is geen relatie tussen de documenten in het DMS en het papieren dossier behalve via het registratienummer.

Daarnaast gebruiken we een aantal BackOffice applicaties waar digitaal juist weer wel het uitgangspunt is.

Digital born documenten komen voor in een aantal BackOffice applicaties, op centrale afdelingsschijven en in de persoonlijke omgeving.

Documenten van belang voor het analoge (zaak)dossier worden, ook al zijn ze digital born, uitgeprint waardoor feitelijk 'beheer' in meerdere omgevingen plaatsvindt.

Wij willen daar slimmer mee omgaan, de grenzen opzoeken van wat kan en mag.

Wie heeft daar ervaring mee, wie kan mij tips of ideeën aanreiken?

Ben erg benieuwd naar jullie reacties omdat ik denk dat dit ook bij andere gemeenten speelt.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Marco Klerks op 2 Mei 2013 op 20.39

Bij ons is het net zo. Een kernwaarde in onze organisatiecultuur is integraal management, wat zich in de praktijk vertaalt dat het afdelingshoofd (primaire proces) zélf verantwoordelijk is voor zijn toko, inclusief de informatievoorziening.

Als een afdeling documenten kris-kras her-en-der heeft opgeslagen, dan is het desbetreffende afdelingshoofd daar zelf voor verantwoordelijk. DIV kan adviseren in:

Hoe het vanaf *nu* wél goed kan, en
wat er moet gebeuren met de oude meuk.

Voor het eerste vraagstuk verwijzen wij structureel naar het zaakgericht werken. Voor het tweede vraagstuk zijn er in grote lijnen twee opties:

Opruimen à la wegwerken achterstanden. Eventuele kosten zijn voor de desbetreffende afdeling. Nee, DIV heeft niet nog een paar handjes over, maar wij kunnen wel helpen bij het opzetten van een aanpak.
Take your losses. Laat het maar in chaos (netwerk-schijf) of gooi het zelfs weg.

Meestal wordt er een tussenweg gehanteerd. De belangrijkste stukken worden bijeen geraapt en alsnog opgeborgen in het "formele" archief en voor de rest wordt vertrouwd op de zoekfunctie van de Windows verkenner.

Mochten wij overigens de indruk hebben dat er echt gruwelijk verkeerde keuzes gemaakt worden op de afdeling, dan signaleren wij dat naar "hogere" managers. Het is een politieke organisatie.

RSS

Welkom bij
BREED - over de grenzen van informatie

Inschrijven
of Meld je aan

Or sign in with: