In de vorige blogs spraken we al uitgebreid over nut en noodzaak van een kwaliteitszorgsysteem en hoe deze geïmplementeerd wordt. In het vierde en laatste deel gaan we specifiek in op het borgen van het gebruik van een kwaliteitszorgsysteem en het proces rondom de kwaliteit van informatiebeheer. Want eenmaal live begint de echte uitdaging!

Een moderne informatieprofessional kan niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Die boodschap stond centraal in het recente webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hierin vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels een vierdelige blogserie. 

Eerder vertelden we je waarom je de kwaliteit van het informatiebeheer wilt meten, wat de functie van een kwaliteitszorgsysteem is en hoe je de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem aan pakt. 

Besturing

Bij de implementatie van de applicatie wordt al direct aandacht besteed aan de governance: de wijze van besturen van de informatievoorziening en ook het kwaliteitssysteem. Afhankelijk van de bevindingen is het noodzakelijk besluiten te nemen en soms ook om bijbehorend mandaat te verlenen. Dit vraagt dus directe betrokkenheid van bestuur en directie. Het kwaliteitssysteem kan weliswaar bottom-up geïmplementeerd worden, draagvlak en slagkracht moeten top-down gecreëerd worden. Bestuur en directie zijn de ambassadeurs van het kwaliteitssysteem en dragen continu het belang ervan uit aan de organisatie. En vanzelfsprekend laten zij zich tijdig goed informeren over aandachtspunten en bepalen de richting voor verdere ontwikkeling van de organisatie en het kwaliteitssysteem. Voor veel van die besluiten geldt dat het bestuur en directie, doordrongen van het belang, ook extra resources beschikbaar stellen. 

Bewaking

Als het bestuur een duidelijke richting heeft bepaald, dan is het lijnmanagement aan zet. Met een concrete opdracht op zak moeten afdelingshoofden en teamleiders nu aan het werk om de informatievoorziening te verbeteren. Vanuit de metingen is duidelijk Lees verder: Hoera we zijn live met ons kwaliteitszorgsysteem! En nu? | Doxis