BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe staat het met de KPI’s van gemeenten ?

Een vraag waarin ik in deze blog wat meer informatie hoop te verschaffen. Herinner je nog de ledenbrief van de VNG, waarin werd aangekondigd dat het archieftoezicht gaat veranderen en dat daar een instrument voor is ontwikkeld, de Kritische Prestatie Indicatoren oftwel KPI ? Het archieftoezicht vooraf wordt vervangen door meer algemeen interbestuurlijk toezicht op basis van vertrouwen. Alleen achteraf op grond van een zogenaamde interventieladder kan de provincie trapsgewijs ingrijpen bij vast te stellen taakverwaarlozingscriteria.

Het is nu nog wachten op de datum van invoer is dat nu 1 juli of 1 januari , maar zeker is dat vanaf 2013 over het jaar 2012 horizontaal verantwoording moet worden afgelegd op grond van de KPI. In principe wordt de taak opgepakt door de gemeentearchivaris. In principe want niet bij elke gemeente is een dergelijke functionaris benoemd. Dat kan zo’n functionaris niet alleen, daar zijn sparring partners voor nodig zoals vanuit de DIVkant. Nieuw is dat er niet alleen verantwoording moet worden afgelegd aan het college en de raad over de informatie die nog niet overgebracht is aan de gemeentearchivaris, maar ook over het beheer van de oudere archieven. De gemeentewet wordt aangepast.

De VNG is de dialoog aangegaan met het IPO om afspraken te maken wanneer de provincie nu daadwerkelijk in mag grijpen bij een gemeente als er sprake is van taakverwaarlozing. De verwachting is dat die afspraken, die nieuwe schoenen worden genoemd, deze maand nog bekend worden. We tasten nu nog een beetje in het duister wat de normen zullen zijn.

De VNG heeft niet stil gezeten, maar heeft een oproep gedaan aan gemeenten zowel aan de DIV als archiefkant om de KPi’s uit te testen. Door de pilot wordt ervaring opgedaan waardoor we in 2013 beter kunnen starten. Zo zal er een goede toelichting op de KPi’s komen, waardoor zaken die nu nog soms onduidelijk zijn helder worden. Ook is een nadere normstelling nodig, want objectiviteit is belangrijk in deze. En over die normen moeten we het wel met elkaar mee zijn. Per slot van rekening komen de resultaten op waarstaatjegemeente. Er komt een model jaarverslag, dat gebruikt kan worden voor de formulering van het verslag aan het college en de raad.

Kortom er is best nog wat werk te verzetten, maar ik ben ervan overtuigd dat we samen een betere tool gaan krijgen om zaken te verantwoorden.

Je zult steeds meer geïnformeerd worden over de nieuwe werkwijze, zeker als veel onduidelijkheden door de pilot duidelijk zijn gemaakt. Zo verschijnt in het maartnummer van Overheidsdocumentatie een artikel van Jeroen Jonkers over dit onderwerp.

Wordt vervolgd !!!!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 17 Februari 2012 op 12.55: @Robin, bedankt !!!

Reactie van Robin Lassche op 17 Februari 2012 op 9.34: Wat ik nog vergat; ik heb in het voorbeeldverslag een paar opmerkingen ingevoegd m.b.t. onduidelijke vraagstellingen binnen de KPI's

Reactie van Robin Lassche op 17 Februari 2012 op 9.31: @Yvonne,

Via deze link kan je een voorbeeldverslag raadplegen. Het belangrijkste leermoment in dit proces voor mij was dat het verkrijgen van bruikbare antwoorden op de KPI's slechts kan worden bewerkstelligd wanneer je de invullers tamelijk intensief begeleid.

Groeten, Robin

Reactie van Yvonne Welings op 16 Februari 2012 op 11.46: @Robin,

Bedankt, leuk dat je reageert. Zelf loop ik ook tegen knelpunten op, hoor ik ook van anderen. Het zou ook fijn zijn als je je knelpunten op papier wil zetten, er wordt ook nog een nadere toelichting geschreven.

Desondanks sta ik ook zeer positief t.o.v. deze ontwikkelingen.

In de pilot die nu loopt heb ik standaardisatie van het jaarverslag op mijn bordje gekregen. Zou je me een exemplaar kunnen sturen. Het gaat me niet om de inhoud, maar vooral hoe je dat gedaan hebt.

Ook ik ben voorzichtig begonnen het jaarverslag aan te passen op de KPi, maar dan vooral gezien vanuit het statisch archiefbeheer.

Mijn mailadres is yvonne.welings@tilburg.nl.

Met vr. groet

Yvonne Welings

Reactie van Robin Lassche op 16 Februari 2012 op 11.20: Dit jaar heb ik geëxperimenteerd met de KPI’s t.b.v. het jaarverslag van de gemeentearchivaris. Omdat ik toezicht houd bij 13 gemeenten in de Hoekse- en Alblasserwaard heb ik voor de volgende werkwijze gekozen.

Ik heb de KPI’s verzonden naar de betreffende gemeenten en aan de div/ib medewerkers gevraagd deze zover mogelijk in te vullen. Op basis van de antwoorden en de meegezonden stukken heb ik in principe de verslagen kunnen schrijven. E.e.a. verliep echter niet zonder moeite. De vragen zoals in de KPI’s geformuleerd blijken in sommige gevallen nog te algemeen/onduidelijk van aard. Al mailende en telefonerende met de verschillende div/ib medewerkers kom je dan tot een interpretatie van de vraag. Om de eenduidigheid te bevorderen is een gedegen toelichting op de vragen dan ook erg belangrijk.

Omdat ik gedurende het jaar de gemeenten in het verzorgingsgebied regelmatig heb bezocht, heb ik een goed beeld van de situaties ter plaatse. Dat aangevuld met de antwoorden op de KPI vragen leverde mij voldoende betrouwbare gegevens op die ik kon gebruiken voor het verslag.

Hoewel de inhoud van de KPI’s naar mijn idee nog niet is uitontwikkeld,is het een nuttig instrument om de kwaliteit van de informatiehuishouding mee te toetsen. Ook dankzij het gebruik van de KPI’s kan nu een onderbouwde vergelijking worden gemaakt tussen de stand van zaken bij verschillende gemeenten in het land.