Veeleisende Europese aanbesteding

Het Nationaal Archief heeft, na een Europese aanbesteding, MAIS-Flexis gekozen als het nieuwe collectiebeheersysteem. Het nieuwe systeem biedt kansen voor meer samenwerking tussen archieven. Ook biedt het meer mogelijkheden voor het ontsluiten van data, bijvoorbeeld via open standaarden.

MAIS-Flexis zal zowel door het Nationaal Archief als door de Regionale Historische Centra worden gebruikt. In 2016 wordt het systeem geïmplementeerd waarbij gekozen is voor een zogenoemde tenantstructuur.

MAIS-Flexis zal worden ingezet voor alle typen van collecties en archieven, dus voor digitale en niet-digitale archiefcollecties, beeld en geluid, bibliotheek en museale collecties en genealogische bronnen. MAIS-Flexis biedt uitgebreide functionaliteit voor beschrijven en beheren, voor depot- en studiezaal beheer en het doel is MAIS-Flexis zo breed mogelijk in te zetten.

Glansrijk doorstaan

Na de gunning in oktober j.l., volgde een proof of concept. Deze werd glansrijk doorstaan met als gevolg dat de heren M.L. Engelhardt, de algemeen Rijksarchivaris en Gerard Mulder, directeur van DE REE archiefsystemen, het contract, voor de levering van MAIS-Flexis en aanvullende diensten zoals training en conversie, op 18 december 2015 tekenden.

Eind januari officiële kick-off

Het Nationaal Archief, Archief Nieuw Land en het Noord-Hollands Archief  zijn de eerste drie partijen die al hun archieven en collecties in MAIS-Flexis zullen ontsluiten en waren alle drie aanwezig bij deze officiële kick-off.

Implementatie en migratie

Tijdens de implementatie zullen veel verschillende bronnen naar MAIS-Flexis gemigreerd worden. Het meest in het oog springend is de conversie van ca. 7.000 EAD-toegangen die daarna in de database van MAIS-Flexis zullen worden beheerd. Na deze conversie zal ABS-Archeion worden geconverteerd. Integratie van de diverse processen (metadata-beheer, depotbeheer en studiezaal) zal veel voordelen met zich meebrengen en mede daardoor kan de dienstverlening naar een hoger plan worden gebracht.

Naast bovengenoemde conversies staan ook de conversie van de nadere toegangen, beeldbanken,  bibliotheek- en bijzondere collecties op het programma.

Conversie reeds in volle gang

Op het moment van schrijven van dit artikel is de migratie van Archief Nieuw Land bijna gereed en hebben de medewerkers reeds een training gevolgd. Voor het Nationaal Archief is de eerste batch EAD-toegangen geconverteerd. De gebruikers hebben al kunnen meekijken en de eerste reactie was enthousiast.

MAIS-Flexis wordt standaard ingezet

Het systeem dat het Nationaal Archief in gebruik neemt zal niet afwijken van de andere implementaties bij onze klanten. Mogelijk zullen op basis van de aanbesteding of aanvullende wensen nieuwe functies beschikbaar komen. Op die manier profiteren mogelijk ook onze bestaande klanten van het heugelijke feit dat het Nationaal Archief voor ons gekozen heeft.