Het hoofdstuk:  Risico’s en afhankelijkheden

Aan ieder project kleven risico’s en afhankelijkheden voor de voortgang van het project. Het project is nou eenmaal geen geïsoleerd ding, Er zijn ‘harde’ afhankelijkheden, zoals de techniek of beschikbare capaciteit. Daarnaast zijn er de meer ‘softe’ afhankelijkheden, denk daarbij aan de medewerking van medewerkers of de aanwezige kennis om een project tot een succes te maken. Vooraf is binnen het projectteam uitgebreid gesproken over de mogelijke risico’s en afhankelijkheden die van invloed zijn op het beoogde resultaat.

Eén van de beschreven risico’s is de afhankelijkheid van andere partijen. De techniek is uitbesteed aan een Shared Service Centrum dat nog in opbouw is. Uiteraard ligt hier een grote afhankelijkheid met de voortgang van het project. Daarnaast zijn tijdens de voorbereidingen op de ambtelijke fusie verschillende werkgroepen actief waar eveneens afhankelijkheden mee zijn. Een voorbeeld hiervan is de plaatsing van mensen op de nieuwe functies, wat een voorwaarde is om de autorisaties in te kunnen richten van het zaaksysteem.

Met het projectteam zijn we op het punt gekomen dat we ons willen richten op de uitvoering. De plan –en visievorming is afgerond. Het is tijd om concreet aan de slag te gaan. Zo is er een start gemaakt met de inventarisatie van de zaaktypen op de verschillende afdelingen bij de drie gemeenten. Voor de zaaktype inventarisatie worden aanspreekpunten van de drie gemeenten bij elkaar gezet om zo gezamenlijk tot één generiek zaaktype te komen.

De scope van onze implementatie is helder en ligt er een planning. We zijn klaar om functioneel beheerders op te leiden en te starten met de technische installatie en inrichting. Oftewel ‘aan ons zal het niet liggen, wij hebben de boel wel voor elkaar’. Waarschijnlijk denken de andere werkgroepen precies hetzelfde.

In de praktijk merk ik steeds weer dat een project leiden geen lineair, voorspelbaar proces is. Het project verloopt zelden zoals we vooraf in de ideaalsituatie hadden uitgedacht. Zo ook bij de SED, we hebben te maken met factoren uit de omgeving die we niet allemaal vooraf konden voorspellen. Dat vraagt in mijn visie om ‘dynamisch projectmanagement’.

Het belangrijkste binnen het project is momenteel om voortgang te houden. Met de grote hoeveelheid afhankelijkheden ligt het risico op de loer om in een afwachtende houding te schieten. De komende maanden is het belangrijk om, ondanks alle afhankelijkheden, toch resultaten neer te zetten. Dit bereik ik vooral door zoveel mogelijk te timeboxen (of de hippere term ‘te scrummen’), zoveel mogelijk open te communiceren over onze afhankelijkheden en door op de achtergrond alternatieve scenario’s of work-arounds uit te werken. Liever een resultaat met hier en daar wat verbeterpunten dan over een paar maanden concluderen dat we maanden hebben gewacht op de perfect oplossing die er waarschijnlijk nooit zal komen!