BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Het e-depot als avontuur, gescheiden werelden ?

Het e-depot als avontuur, een archiefschoolschrift van de Hogeschool van Amsterdam, samengesteld door dr. P.J. Horsman en R.W. Spork werd gisteren gepresenteerd tijdens DE Conferentie 2010 in De Doelen in Rotterdam. Het is een uitgave van de Stichting Archief Publicaties. Het bevat artikelen, vaak eerder verschenen in het Archievenblad, van medewerkers van het Gemeentearchief Rotterdam, Stadsarchief Amsterdam, Justitiële Informatiedienst en het Nationaal Archief. Deze genoemde instellingen hebben allen al een werkend e-depot en delen de ervaringen, vaak een trial en error proces.

We hebben het op BREED vaak over de veranderde rol van de DIV-er. Veranderingen bij informatiehoudingen als gevolg van digitalisering, nieuwe media, nieuwe werken, schaalvergroting gaan snel en hebben een hoog tempo. Het lezen van de publicatie doet je eens te meer beseffen dat het vraagstuk van digitale duurzaamheid niet alleen bij de erfgoedsector kan worden neergelegd. In deze tijd van bezuinigingen is het ook maar de vraag of er in Nederland ook een gezamenlijke en landelijke e-depotvoorziening vanuit het Rijk kan worden gerealiseerd.

Digitale duurzaamheid is een vraagstuk dat begint bij de creatie van het proces. Je leest tussen de regels door dat zowel bij het Nationaal Archief als in Rotterdam en Amsterdam dit bij de archiefdienst tot organisatieveranderingen heeft geleid. De DIV en de archiefdienst groeien steeds meer naar elkaar toe, in sommige steden zoals Breda en Apeldoorn zijn het ook geen gescheiden werelden. Hoe een en ander in nabije toekomst gaat veranderen kan ik niet voorspellen, ik zie echter nu al dat archivarissen en DIV zich op hetzelfde terrein bewegen om in gezamenlijkheid tot een duurzame oplossing te komen.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 27 Januari 2011 op 19.32: De Technische Universiteit Eindhoven is ook bezig met een onderzoek naar een e-depot dat kan aansluiten bij het Nationaal Archief c.q. Koninklijke Bibliotheek, zie deze link.

Reactie van Bas de Groot op 12 Januari 2011 op 21.43: Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat deze ondertitel uit het voorwoord overgenomen is ;-)...

Reactie van Yvonne Welings op 12 Januari 2011 op 21.17: Voor de recensie van Bas de Groot (VHIC) met de pakkende titel er was eens .geen e-depot, zie deze link.

Reactie van Yvonne Welings op 23 December 2010 op 14.16: Nieuwe versie digitaal depot van het Nationaal Archief is in de lucht, zie deze link.

Reactie van Yvonne Welings op 21 December 2010 op 15.36: http://www.slideshare.net/DEconferentie/dag-2-workshop-7-brain-edep...

Reactie van Bas de Groot op 20 December 2010 op 14.24: *pakt een duurzame windmolen om de vlammen mee aan te wakkeren, die andere opties zijn zoooo 2001* ;-)

Zowel historische archieven als Div-afdelingen ontkomen er niet aan om ICT-kennis in huis te halen als het gaat om duurzaamheid van digitale archieven. Maar zijn die nieuwe medewerkers dan DIVers of archivarissen of ICTers?

Als ik 1 ding geleerd heb in de afgelopen 5 jaar, dan is het dat we gewoon groter dan groot moeten denken als het gaat om ICT-oplossingen voor huidige duurzaamheidsproblemen: elke oplossing is immers over 5 tot 10 jaar technisch haalbaar.

Wie dan de regels moet opstellen? Daar blijft de uiteindelijke beheerder (de archiefsector) verantwoordelijk voor, mits gesterkt door een flinke portie ICT-kennis.

Heeft DIV daarin dan geen rol? Jawel, net zoals de behandelend ambtenaar een rol heeft bij het aanleveren van stukken aan DIV, zodat DIV ze kan beheren. DIV is de leverancier voor het archief. En met een leverancier maak je afspraken. Een leverancier heeft ook z'n eigen besognes, prioriteiten en organisatie, maar het gezamenlijk belang is dat de leverancier de juiste waren op de juiste tijd en in het juiste formaat levert. Leverancier blij, klant blij.

E-depots: Waar moet het geld voor een e-depot vandaan komen? In deze tijd zou inderdaad wat minder geld in digitale publieksontsluiting van (papieren) collecties als digitale dienstverlening gestoken kunnen worden, en wat meer in het opzetten van een digitale beheersomgeving voor toekomstige digitale archieven. We moeten immers een nieuwe archiefbewaarplaats bouwen bovenop de papieren abp die we nu al beheren. Waarmee ik niet zeg dat de publieksfunctie van de archiefsector niet belangrijk is. Maar wel dat die op dit moment misschien even geen prioriteit zou moeten krijgen.

Genoeg vlammetjes? ;-)

Reactie van Chido Houbraken op 16 December 2010 op 18.56: *Grijpt naar de arsenicum* ;-)

@Marco
Dat opslokken gebeurt niet door Archief, maar door I&A. Dat gaat meer en meer gebeuren.

Het interessante is dat de voorbeelden die je bij Archief noemt als Erfgoed, vooral te maken hebben met dienstverlening. Net als bij DIV. Daarnaast gebeurt er binnen Archief veel op het gebied van duurzaamheid en toegankelijkheid, qua vernieuwing. En dat mis ik eigenlijk bij DIV en dus zie ik overvleugeling. Dus als het samenwerking moet zijn, dan is de houding "zeg het maar, dan voeren we wel uit" niet constructief op de lange duur. Dat kan stukken beter :-)

Reactie van Marco Klerks op 16 December 2010 op 17.45: @Yvonne Helemaal mee eens. Maar dat je elkaars bondgenoot bent hoeft niet te betekenen dat je allebei álles doet. Je kunt ook taken verdelen. Van het product/resultaat van een dergelijke taak kunnen beide bondgenoten gebruik maken. Als Archief een oplossing zoekt voor de duurzaamheid, dan doet DIV wel... keteninformatisering ofzo. Uiteraard moeten we elkaar zo nu en dan op de hoogte houden van de voortgang, maar we hoeven niet allebei ons met alles bezig te houden.

Reactie van Yvonne Welings op 16 December 2010 op 16.04: @Marco en Chido,

De situatie verschilt sterk per gemeente ook wat invulling taakgebied. Kijk bijvoorbeeld naar het Gemeentearchief Rotterdam hoe die betrokken is bij de omgevingsvergunning.

Als je strategisch wil opereren, wordt dan elkaars bondgenoten.... (en lees Machiavelli).

Reactie van Marco Klerks op 16 December 2010 op 14.58: *pakt, gelet op de datum, wat illegaal Belgisch vuurwerk*

Wie zegt dat DIV opgeslokt wordt door Archief? Als DIV niet nadenkt over deze zaken (duurzaamheid), dan kan DIV over hele andere zaken nadenken! Niemand slokt niemand op; wij zitten geeneens in dezelfde kamer!

Archief houdt zich momenteel vooral bezig met het erfgoed-verhaal: acquisitie, onderwijs en onderzoek, gevulde studiezalen, online foto-archieven, etc. Werp maar eens een blik op Archief 2.0!

DIV is vooral bezig met publieke dienstverlening (KCC), zaakgericht werken, basis- en kernregistraties, keteninformatisering (WABO, etc.), architectuur (NORA, GEMMA, etc.), etc.

DIV is daarmee vooral bezig hoe informatie in de eerste paar maanden verzameld, bewaard en ontsloten kan worden. DIV heeft de handen vol aan "de korte termijn"; zeg maar tot en met de bezwaar- en beroepperiode. Het duurzaamheidsprobleem moet écht even iemand anders naar kijken.

Vooruit Archief! Jullie hebben eerder ook al verzonnen wat de temperatuur en luchtvochtigheid van de archiefruimten en -bewaarplaatsen moeten zijn. Vertel nu ook hoe we kunnen voorkomen dat de digitale dossiers "wegrotten"!