Bron: website JenV

Een voorstel uit 1918 kan verrassend genoeg een antwoord geven op een prangend vraagstuk in de moderne informatiehuishouding, zo blijkt uit een gesprek met de Commissie advies informatiehuishouding van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Kun je nog wel spreken over het vernietigen van informatie, als deze digitaal is? Wie is eigenaar van informatie die in een keten wordt gebruikt? Voor dit soort vragen heeft het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) sinds kort een Commissie advies informatiehuishouding JenV. Experts op het gebied van onder meer privacy, archivering, digitalisering, kunstmatige intelligentie, organisatie- en veranderkunde en informatiehuishouding buigen zich over prangende vragen vanuit het ministerie.

Programma Stukken

Beter

De Adviescommissie Informatiehuishouding is één van de resultaten van het programma Stukken Beter, dat werkt aan het duurzaam bewaren, vinden en delen van informatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. De commissie buigt zich momenteel over een specifieke vraag van een onderdeel van het ministerie, een tweede aanvraag is in voorbereiding. Elke organisatie binnen het ministerie kan een aanvraag bij de commissie indienen.

“Vragen over hoe lang en hoe we bepaalde gegevens moeten bewaren zijn er altijd geweest, digitalisering maakt dat nu in sommige gevallen complexer. Er ligt veel vast in de wet, maar er zijn altijd casussen waarin het ingewikkeld is om deze vragen te beantwoorden. Voor dat soort vraagstukken is er nu deze commissie”, zegt Catrien Bijleveld, voorzitter van de commissie, hoogleraar methoden en technieken van criminologisch en empirisch juridisch onderzoek aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. De commissie bestaat uit acht leden (zie kader onderaan).

Hoe archiveer je in ketens? Wie is de eigenaar van de informatie, wie bepaalt hoe lang het wordt bewaard en wie is verantwoordelijk voor het bewaren? En hoe zorg je ervoor dat informatie toegankelijk blijft voor alle partners, ook nadat het is gearchiveerd?

Hans Waalwijk: “Als je het hebt over keteninformatisering, dan ga ik uit van eenmalige opslag en meervoudig gebruik van digitale informatie. In zo’n situatie zijn er meerdere eigenaars en geautoriseerde gebruikers van een stuk, kan een stuk verschillende doelen dienen en afwijkende bewaartermijnen hebben. Dat soort gegevens leg je vast in metadata. Een voorwaarde is wel dat alle eigenaars van de informatie overeenstemming bereiken wie het technisch beheer doet.” Charles Jeurgens: “Archiveren in ketens begint bij het vaststellen hoe processen en handelingen van verschillende actoren in een keten zich tot elkaar verhouden en welke informatie door die verschillende actoren op welke manier wordt gebruikt en gedeeld. Als je kijkt naar de justitieketen, dan gebruiken diverse instanties dezelfde informatie, maar zij hechten daar verschillende betekenissen en verschillende juridische statussen aan. Ze kunnen niet zomaar bij elkaar in de systemen kijken. Je moet dan regelen dat zij bij de informatie kunnen die ze zelf nodig hebben.”

Paul Iske: “Ik denk dat we veel kunnen leren van blockchain. Niet de blockchaintechnologie op zichzelf, maar de manier van denken die erachter zit. De visie op informatie en gedeelde informatie. In het blockchaindenken is informatie uitwisselbaar, het kan op meerdere plekken staan en in verschillende vormen zijn opgeslagen. Een belangrijke randvoorwaarde om deze manier van archivering werkbaar te maken, is dat er eenduidigheid is over de gebruikte begrippen, zodat alle gebruikers in de keten de informatie kunnen begrijpen en gebruiken. Het gaat dus vooral om het maken van eenduidige afspraken.” Hans Waalwijk: “En die afspraken in de metadata tot uiting laten komen.” Frances Brazier: “Daarbij is het belangrijk dat je de metadata aanpast aan de dynamiek van informatie. Ook in metadata gebruik je labels, begrippen die op dat moment veelzeggend zijn maar over vijf jaar waarschijnlijk niet meer. Zoals het begrip ‘digitale snelweg’. Dat begrip lag tien jaar geleden ten grondslag aan allerlei overheidsstukken over de informatievoorziening, maar mijn zoon weet niet wat dat is. Dat soort begrippen moet je dus ook vastleggen.” Hans Waalwijk: “Het klopt dat je de metadata constant moet onderhouden. Daar moet je dus in de keten ook afspraken over maken, wie daarvoor verantwoordelijk is. Overigens zou ik er wel voor waken dat de metadata eindeloos groeien, het is een risico dat het een soort waterhoofd wordt.” Paul Iske: “Daarom is het belangrijk dat je een goede informatie-architectuur gebruikt die werkt met principes voor archivering. Archiving-by-design, dus, zodat je vooraf werkbare afspraken hebt over archivering.”

Kun je in een digitale informatiehuishouding nog wel spreken van eigenaarschap?

Paul Iske: “Eigenaarschap van informatie bestaat niet in ketensamenwerking. In plaats daarvan gaat het om het recht op toegang tot informatie.” Gerrit-Jan Zwenne: “Eigendom is een onhandige term als het gaat om informatie. We gebruiken de term omdat we er vertrouwd mee zijn, maar het is een concept uit de fysieke wereld dat niet werkt in de digitale wereld. Neem een e-book: dat kan ik eindeloos delen, terwijl het van mij blijft. Overdracht van informatie betekent in de digitale wereld vaak het delen van informatie. Daarom is het belangrijk om afspraken te maken over verantwoordelijkheid en zeggenschap.”

Overdracht van informatie betekent in de digitale wereld vaak het delen van informatie

Informatie moet na een bepaalde termijn vernietigd worden, zo staat onder meer in de Archiefwet. Maar kun je bij digitale informatie nog wel spreken van vernietigen?

Paul Iske: “Eigenlijk niet. Terwijl wetgeving, zoals ook de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), daar wel vanuit gaat.” Gerrit-Jan Zwenne: “Digitale informatie is fundamenteel anders dan papieren informatie, namelijk dat het altijd zal blijven bestaan.” Hans Waalwijk: “Een voorstel dat in het kader van de Archiefwet 1918 is gedaan kan verrassend genoeg een antwoord geven op deze vraag. De idee was dat ‘een stuk zijn functie als archiefstuk kon verliezen’. Dat idee is in 1928 verlaten, maar zou in onze huidige situatie van digitale informatie heel bruikbaar kunnen zijn. Je kunt dan in de metadata vastleggen dat het ‘doorknippen’ van een hyperlink een vorm van vernietigen is. Als de laatste hyperlink wordt doorgeknipt, dan wordt het stuk daadwerkelijk vernietigd. Althans, als dat kan, want niet zelden kan een relatie tussen digitale stukken in bijvoorbeeld een database helemaal niet zo eenvoudig worden verbroken. Hoe dan ook: ‘vernietigen’ kan worden begrepen als een concept, in plaats van een specifieke handeling.” Gerrit-Jan Zwenne: “Dit zou een oplossing kunnen zijn in privacyvraagstukken. Bijvoorbeeld waar het gaat om het verwijderen van persoonsgegevens, het zogeheten ‘recht op vergetelheid’.

Hoe maak je informatie die wordt gemaakt in talloze informatiestromen duurzaam toegankelijk?

Charles Jeurgens: “De samenleving en alle digitale middelen die mensen gebruiken om te communiceren, zal blijvend in beweging blijven. Duurzame toegankelijkheid is daarom niet iets is dat je eenmalig regelt. Het is een dynamisch concept. Hoe meer open je de informatie-architectuur maakt die je nodig hebt om informatie duurzaam toegankelijk te houden, hoe makkelijker het wordt om informatie uit nieuwe bronnen op te nemen. Terwijl je tegelijkertijd informatie bewaart met hoe het in die tijd gebruikt werd. Ik denk dat designdenken steeds belangrijker wordt, dus dat je vooraf nadenkt over welke informatie je toegankelijk wilt houden.” Gerrit-Jan Zwenne: “Het is daarbij belangrijk om met techniek-neutrale regels aan de gang te gaan. Het gaat niet om een bepaald middel, maar om het concept van duurzame toegankelijkheid.” Paul Iske: “Daarmee zijn we terug bij het belang van een goede informatie-architectuur voor het op orde hebben en houden van je informatiehuishouding.”

De leden van de Commissie advies informatiehuishouding JenV:

- Catrien Bijleveld, criminoloog, hoogleraar Methoden en Technieken van Criminologisch Onderzoek, Vrije Universiteit Amsterdam, directeur Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving [NSCR], lid van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen [KNAW] en de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid.
- Frances Brazier, informaticus, hoogleraar Systems Engineering, TU Delft.
- Paul Iske, theoretisch natuurkundige, hoogleraar Open Innovation and Business venturing, Universiteit Maastricht, Chief Failure Officer van het Instituut voor Briljante Mislukkingen.
- Charles Jeurgens, archiefwetenschapper, hoogleraar Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam en adviseur Nationaal Archief.
- Hans Waalwijk, docent en onderzoeker archivistiek, Hogeschool van Amsterdam.
- Gerrit-Jan Zwenne, jurist, hoogleraar Recht en Informatiemaatschappij, Universiteit Leiden, advocaat bij Pels Rijcken.
- Marcel Verburg, jurist en rechtshistoricus, directie Bestuursondersteuning (DBO), ministerie JenV.
- Fanny Wallebroek, maatschappijhistoricus, beleidsadviseur Informatievoorziening, directie Informatievoorziening en Inkoop, ministerie JenV en secretaris van de Adviescommissie.