Een gemeente telt al gauw enkele honderden applicaties en systemen die burgers, medewerkers en ketenpartners moeten ondersteunen in het aanvragen, uitvoeren en leveren van gemeentelijke diensten en producten. De organisatie streeft daarbij continu naar verbetering van haar bedrijfsvoering. Zij wil groeien in efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit. Daarbij wordt vaak gezocht naar de mogelijkheid om systemen en applicaties op elkaar aan te sluiten c.q. te koppelen. Dit vormt een alsmaar groeiende uitdaging voor de ICT-organisatie. Zij moeten dergelijke koppelingen mogelijk maken, beveiligen en beheren.

Het koppelen van systemen wordt vaak gezien als oplossing voor het bereiken van meer efficiëntie in de werkprocessen en/of het verbeteren van de data-kwaliteit. Het realiseren van een koppeling vraagt echter ook om een forse investering met hoge risico’s. Er zijn tal van voorbeelden, waarbij dergelijke projecten op probleem na probleem stuiten. Hieronder staan een aantal veel voorkomende uitdagingen.

Meer dan techniek

Het leggen van een koppeling gaat om meer dan het leggen van een kabel tussen twee systemen. Er zal ook afgesproken moeten worden welke informatie wordt uitgewisseld, wanneer informatie moet worden verzonden en hoe de informatie moet worden verwerkt. Bijvoorbeeld, moeten alleen nieuwe registraties worden doorgegeven of ook wijzigingen? Moeten alle wijzigingen worden doorgegeven? Moet aan de ontvangende kant een signaal naar de gebruiker dat er nieuwe informatie is? Moet aan de verzendende zijde te zien zijn dat de informatie verzonden is? Dergelijke vragen gaan niet zo zeer over de techniek als wel over het werkproces en de daarbij benodigde informatiebehoefte en functionaliteit.

Meertaligheid

Veel systemen bieden één of meer koppelvlakken aan. De manier waarop een ander systeem daarop kan aansluiten en in welke vorm en structuur de informatie aangeboden wordt, verschilt echter vaak per leverancier of zelfs per systeem. Er zijn wel landelijke en internationale standaarden, maar er is een zeer breed aanbod aan standaarden beschikbaar, die niet allemaal even populair zijn, die regelmatig wijzigen (versies) en die regelmatig verschillend geïnterpreteerd worden. Standaarden helpen zeker, maar vormen geen ultiem wondermiddel. Systemen praten regelmatig in verschillende dialecten of zelfs compleet verschillende (computer-)talen. Zij kunnen elkaar daardoor niet goed verstaan.

Afhankelijkheid

Medewerkers raken steeds afhankelijker van de systemen waarmee ze werken. Een systeem is zelden nog slechts een hulpmiddel en steeds vaker een absolute voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van het werk. Die systemen hangen echter ook steeds vaker samen en zijn in stijgende mate afhankelijk van elkaar. Een domino-effect dreigt, waarbij een storing in één (deel-)systeem ervoor zorgt dat uiteindelijk de hele organisatie stil valt. Hoe bouw je voldoende buffers in, zodat een systeem door blijft draaien ook al is een gekoppeld systeem niet beschikbaar?

Hacking

Over koppelingen loopt een waterval aan informatie. Wanneer er privacy-, financieel- of politiek-gevoelige informatie stroomt dan zijn er wereldwijd genoeg kwaadwillenden die graag willen meeluisteren of wijzigingen aan willen brengen. Het is daarom belangrijk dat de informatiestromen niet onderschept of vervuild kunnen raken en dat de poorten waardoor de informatie stroomt niet als ongeautoriseerde toegang misbruikt worden. Dit belang speelt dubbel zo zwaar wanneer er informatie uitgewisseld wordt met externe netwerken (o.a. de cloud).

Beheer

Een koppeling realiseren is vaak een eenmalige actie, maar er mag niet vergeten worden dat deze vervolgens continu beheerd moet worden. Applicatiebeheerders moeten inzicht hebben in welke koppelingen hun systeem heeft en hoe deze werken. Bij software-updates moeten zij testen of de koppeling nog werkt. Wanneer er onverwacht storingen in de koppeling optreden, moeten zij hier z.s.m. over worden gealarmeerd, zodat zij in kunnen grijpen. Bij koppelingen gaat de eindgebruiker er vaak van uit dat alle informatie in beide systemen gelijk is. Dit zal echter gecontroleerd moeten worden en de eindgebruiker moet een heldere uitleg krijgen wat hij/zij daadwerkelijk mag verwachten.

Plug & Play

Niemand wil graag telkens het wiel opnieuw uitvinden. Wanneer een koppeling gerealiseerd is, wil men deze (op onderdelen) kunnen hergebruiken om ook met andere systemen te koppelen. Bijvoorbeeld, als informatie van systeem A naar systeem B gestuurd kan worden, dan wil men diezelfde gegevens ook met minimale inspanning naar systeem C kunnen sturen. Met andere woorden, een koppelvlak moet als een stekkerdoos zijn waar de organisatie naar hartenlust meer stekkers bij kan prikken.

Pull & Replace

Daarnaast moeten systemen na verloop van tijd ook vervangen kunnen worden. Als een systeem vervangen wordt, dan wil je niet alle koppelingen daarmee weer opnieuw moeten gaan ontwerpen en bouwen. Het liefst wil je een oud systeem eruit kunnen trekken en daarvoor een nieuw systeem in kunnen voegen, waarbij alle koppelingen gelijk weer werken.

In dit blog heb ik inzicht willen geven in de complexiteit en afwegingen rondom het realiseren van een koppeling tussen systemen. Je kunt niet met hetzelfde gemak bij een leverancier een koppeling bestellen, zoals je bij een frietkot een broodje kroket bestelt. Daarmee wil ik niet de indruk wekken dat het onbegonnen werk is, maar wel dat het vraagt om een zorgvuldige, projectmatige aanpak. Vanuit de doelstellingen en randvoorwaarden gedacht, kan meestal wel een oplossing ontwikkeld worden.