Bron; Website Nationaal Archief

27 februari 2024

De nieuwe landelijke handreiking Waardering en selectie is afgerond. (Koepelorganisaties van decentrale) overheidsorganisaties kunnen deze vanaf 1 april toepassen bij het ontwerpen van nieuwe selectielijsten en hotspotlijsten.

Waardering en selectie is cruciaal voor goed archiveren. Het is het toekennen van waarde aan informatie en vervolgens kiezen: welke informatie bewaren we en welke informatie vernietigen we? Waardering en selectie raakt zowel de belangen van de overheid, van de burger als van het erfgoed. Het is dan ook logisch dat de Archiefwet bepaalt dat overheidsorganisaties de keuzes van wel of niet bewaren in een selectielijst moeten vastleggen en verantwoorden. Het maken van die keuzes gebeurt op basis van een waarderingsmethodiek.

Waarom een nieuwe handreiking

Zowat tien jaar geleden voerde het Nationaal Archief met de handreiking Belangen in Balans een nieuwe waarderingsmethodiek in. Deze handreiking was op vele terreinen baanbrekend. Het introduceerde bijvoorbeeld de hotspotmonitor. Deze monitor biedt organisaties de mogelijkheid om voor specifieke gebeurtenissen (hotspots) informatie proactief en transparant uit te zonderen van vernietiging. Maar na enkele jaren werd ook duidelijk dat de handreiking herzien en aangevuld moest worden. Gebruikers vroegen om duidelijkere formuleringen en bewaarcriteria. En om praktische voorbeelden. Ook had Belangen in Balans te weinig aandacht voor het maatschappelijk en cultureel belang van archieven en voor de daadwerkelijke selectie en vernietiging.

Gezamenlijk traject

Om tegemoet te komen aan die wensen is - in stappen en samen met tientallen collega’s uit het veld - de nieuwe handreiking Waardering en selectie ontwikkeld. Het traject is nu afgerond met de oplevering en publicatie van de laatste modules. De nieuwe module Maken van basiskeuzes verduidelijkt welke keuzes overheidsorganisaties moeten maken bij het ontwerpen van een selectielijst. En hoe ze die keuzes kunnen maken én verantwoorden. De module Afwijken beslisregels bewaartermijnen is het sluitstuk van de handreiking. Deze module licht toe hoe overheidsorganisaties in praktijk kunnen uitzonderen van vernietiging, zowel in een analoge als digitale omgeving. Tot slot is de eerder gepubliceerde module Rollen en organisatie bij het ontwerpen van selectielijsten aangevuld met informatie over de benoeming van, en de adviesaanvraag aan de externe deskundige. Het bestaande informatieblad Externe deskundige wordt omgevormd tot een handreiking Externe deskundige.

Op basis van huidige wetgeving

Wie vertrouwd is met het onderwerp, vraagt zich vast nog af of deze nieuwe handreiking Waardering en selectie al rekening houdt met de nieuwe Archiefwet. Dat is niet het geval. Wel wordt waar mogelijk al rekening gehouden met de nieuwe wet, bijvoorbeeld door de mogelijkheid de module Afwijken van waarderingen uit te breiden. Dit vereenvoudigt en versnelt de toekomstige afstemming van de handreiking met de nieuwe Archiefwet.