Bij de term ‘Informatie- en archiefmanagement’ schieten de meeste mensen waarschijnlijk niet meteen naar het puntje van hun stoel. ‘Onterecht’, zegt NEN-consultant Cas Van den Hof. ‘Het maatschappelijk en organisatorisch belang van dit onderwerp en de bijbehorende nieuwe normen is echt groot en het gevaar ligt op de loer dat de uitdagingen worden onderschat.’

Heel veel dingen in onze samenleving worden gemakkelijker. Je ziet je dokter online vanuit huis, je bedient je tv en verlichting met je smartphone, boodschappen worden bij je thuis afgeleverd. Informatie- en archiefbeheer lijkt echter, ondanks het enorme belang ervan, alleen maar ingewikkelder te worden. Een tekenend voorbeeld daarvan is dat de Raad van State, Nederlands hoogste adviesorgaan, eraan te pas moest komen om te oordelen dat berichtenapps en sms-jes onder de Archiefwet vallen wanneer deze werkgerelateerd zijn. Een simpel app-bericht als ‘Ga je mee lunchen?’ is dus onschuldig als het twee collega’s uit de kantine betreft, maar zodra één van de ontvangers een lobbyist is, wordt de zaak heel anders. De context bepaalt dus de aard van het bericht. Dit voorbeeld geeft wel aan dat informatie- en archiefbeheer lang niet zo simpel is als veel mensen denken. Informatie staat niet meer in ordners maar wordt digitaal opgeslagen, vaak in meerdere systemen. Informatie wordt soms te lang bewaard, soms te kort. Als je die informatie uit verschillende systemen moet combineren, ontstaan er problemen. ‘Dat blijkt ook wel uit het feit dat alleen al bij de overheid de afgelopen dertien jaar vijf rapporten zijn verschenen met als thema dat de overheid zijn digitale informatiehuishouding niet goed op orde heeft’, zegt Cas Van den Hof.

Belang

Goed informatie- en archiefbeheer is om verschillende redenen belangrijk, zegt Wout van der Reijden. Hij is adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief in Den Haag. ‘Als informatie niet goed toegankelijk is, kun je als organisatie je werk niet doen. Ook is er een verantwoordingsbelang. Als organisatie moet je kunnen verantwoorden wat je wel en niet hebt gedaan. Ook valt het doen van goed historisch onderzoek en rechtszekerheid onder goed informatie- en archiefbeheer en speelt mogelijke controle door het parlement en de journalistiek een belangrijke rol in onze maatschappij. Bovendien kunnen burgers rechten ontlenen aan uitingen van de overheid op websites of sociale media. Daarom moeten die uitingen ook bewaard worden.’ Als informatie- en archiefmanagement niet goed geregeld is, kan dat voor onduidelijkheid en geschillen zorgen, zo denkt Van der Reijden. Consultant Dick de Vries, die ook lid en voorzitter van de NEN normcommissie ‘Informatie- en archiefmanagement’ is, ziet nog een mogelijk gevaar. ‘Als je kijkt naar hoe lang tegenwoordig WOB-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur) duren, duidt dat erop dat het ook binnen organisaties steeds lastiger wordt om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Het wijst op een slechte archivering en daarmee slechte verantwoording. Dat geldt ook voor de Toeslagenaffaire waarbij veel relevante informatie gewoonweg niet meer te vinden was. Dat tekent meteen het grote maatschappelijk belang van een goed informatie-

verder lezen bij de bron:

Informatie- en archiefbeheer - NENMagazine 1-2022