Website Gelders Archief

Het Gelders Archief en het Regionaal Archief Rivierenland voerden van oktober 2016 tot april 2017, in samenwerking met de Gemeente Zaltbommel, een naar tevredenheid verlopen e-Depotpilotproject uit. Doel van het project was praktijkervaring opdoen en het verkennen van samenwerkingsmogelijkheden op het terrein van digitale archivering. De uitkomsten vormen de basis voor verdere samenwerking in de toekomst.

Wat is een e-Depot?

Een e-Depot is een digitale infrastructuur (organisatie, processen, procedures, beheer, personeel, beveiliging, hard- en software) voor het garanderen van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Het Gelders Archief werkt samen met het Nationaal Archief aan het verwezenlijken van dit e-Depot voor gemeenten en archiefdiensten. Het e-Depot is nog volop in ontwikkeling en geldt wereldwijd als een innovatief ontwerp. Het Regionaal Archief Rivierenland trekt samen met gemeenten in zijn werkgebied op in verschillende projecten met meerdere leveranciers van hard- en software, om zo essentiële praktijkervaring en kennis op te doen die nodig is voor digitale archivering.

Wat leverde het pilotproject op?

De digitale samenwerking tussen beide partijen was de eerste in zijn soort in Gelderland. Strategische gesprekken en een uitgebreide praktijkgerichte analyse brachten in kaart wat er komt kijken bij het overplaatsen van digitale archieven van gemeenten naar het e-Depot van de archiefdienst.

Het pilotproject leverde overbrengingsprotocollen op, waarin beschreven staat wat er precies nodig is om in de samenwerking Gemeente – Regionaal Archief Rivierenland – Gelders Archief digitale archieven in het e-Depot over te brengen. Op basis van deze protocollen kunnen beide archiefdiensten hun interne organisatie aanpassen en verder investeren in de kennisontwikkeling van de eigen medewerkers. Het overbrengingsprotocol geeft voor het Regionaal Archief Rivierenland meer mogelijkheden om gemeenten te adviseren.

Eerste praktijkervaring

De archiefdiensten slaagden tijdens het pilotproject erin om een vijftigtal archiefdossiers van de gemeente Zaltbommel met goed gevolg in te laden in een experimenteel e-Depot. Het Regionaal Archief Rivierenland kon hieruit relevante conclusies trekken over zijn taken en verantwoordelijkheden in het proces van overbrenging van archieven. Daarnaast leidde deze test tot aanpassingen in het digitaal archiefbeheer bij de gemeente Zaltbommel.