Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 15 Februari 2016 op 15.21

@Brigitta ik denk eerlijk gezegd dat je weinig keus hebt. Overigens ben ik al blij dat de invoering met een jaar is vertraagd.

Reactie van Martin Jansen op 8 Februari 2016 op 16.21

@Yvonne. Dank voor het antwoord. Ik zal het intern onder de aandacht van het SIO brengen. Dan zal het wel goed komen. Wellicht is er sprake van een misverstand ....

Reactie van Yvonne Welings op 8 Februari 2016 op 16.09

@Martin, ik kan je al een antwoord geven, het verhaal is niet waar, dus gewoon terugsturen ondertekend door het college voor 29 februari 2016.

Reactie van Yvonne Welings op 8 Februari 2016 op 15.26

@Martin, ik vraag het na bij de VNG. Misschien kan je eigen bron nog om nadere info vragen ?

Reactie van Martin Jansen op 8 Februari 2016 op 13.50

Deelnemers,

Hedenochtend werd mij in dit kader medegedeeld dat gemeentearchivarissen in het land aan het uitzoeken zijn of de gevraagde machtiging wel juridisch in orde is. De termijn is tot 15 april (verlengd). Is dit landelijk bekend? Met andere woorden: Kunnen we nog even ( rustig ) wachten ? Zou handig zijn als een ieder daar dan van op de hoogte zou zijn ... 

Reactie van Mike Matla op 5 Februari 2016 op 11.22

Stinie,

Ik wacht de reactie af van de adviescommissie Archieven van de VNG.

De werkgroep selectielijst van de Veiligheidsregio's 2017 zal de format behouden en kolommen verwijderen die wij niet relevant vinden. Daarnaast worden de gemeentelijke processen die niet van toepassing zijn voor de Veiligheidsregio's verwijderd. De processen van de brandweer, burgerbescherming, Veiligheidsdirectie, de GHOR, GGD en RAV worden meegenomen in de selectielijst. Na 17 februari gaan we aansluiting zoeken bij de landelijke GHOR en de GGD.

Van de archiefinspecteur mr.ir.G.H.J. Dorssers, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven hebben we de onderstaande reactie gehad.

Onder zijn reactie vermeld ik de vragen die we gaan benoemen in het overleg met de adviescommissie Archieven op 17 februari a.s.

Na 17 februari zal ik een kort verslag plaatsen met de uitkomsten van het overleg, na overleg in de Landelijke Vakgroep DIV Brandweer Nederland en de Landelijke werkgroep Selectielijst 2017 . In mijn beleving hebben we dan direct breed gecommuniceerd.

Een aantal van de aandachtspunten zijn (in willekeurige volgorde):

--------------------

* het Strategisch Informatie Overleg moet betrokken zijn bij het ontwerpen van een selectielijst.

Het SIO moet daarbij bestaan uit de persoon die binnen de Veiligheidsregio verantwoordelijkheid is voor de informatiehuishouding (i.e. de CIO, Chief Information Officer, met andere woorden de ambtelijk eindverantwoordelijke voor de informatiehuishouding), de beheerder van de archiefbewaarplaats (i.e. de archivaris), alsmede een externe onafhankelijke deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie (waarbij wordt gedacht aan een onafhankelijke deskundige op het terrein van het informatierecht, ombudswerk, burgerschap en politiek met daarnaast bij voorkeur kennis over de relevante beleidsterreinen zodat de deskundige in staat is om het maatschappelijk belang op waarde te schatten).

Bij het in gemeenschappelijkheid ontwerpen van een selectielijst wordt het voor provincies, gemeenten en waterschappen toegestaan om slechts één CIO van een der organisaties en één archivaris van een der organisaties te laten plaatsnemen. De deskundige wordt dan overigens in gemeenschappelijkheid aangesteld. Het SIO kent daarmee dan nog steeds een beperkte omvang.

In die bepaling wordt echter niet voorzien in het gemeenschappelijk ontwerpen door zorgdragers voor de archiefbescheiden van de organen van openbare lichamen ingesteld bij gemeenschappelijke regeling. De Veiligheidsregio valt in die categorie. Zij zouden zo bezien dus ieder een eigen CIO en eigen archivaris moeten laten deelnemen aan het ontwerpen van de selectielijst.

Afgevraagd zal daarom moeten worden of met een beperkt SIO kan en mag worden volstaan.

[artikelen 3 & 3a, Archiefbesluit 1995]

--------------------

* de selectielijst moet rekening houden met de taak van de organen van de Veiligheidsregio (dus onder andere met de taken van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en de commissies) als ook met  de verhouding van deze overheidsorganen tot elkaar alsmede tot andere overheidsorganen.

Nu de door de VNG ontworpen lijst primair voor gemeentelijke organen is beoogd, kan worden afgevraagd in hoeverre afdoende rekening is gehouden met specifiek de organen van de Veiligheidsregio.

[artikel 2, lid 1, onder a & b, Archiefbesluit 1995]

--------------------

* vergelijkbaar kan worden afgevraagd of afdoende rekening is gehouden met de specifieke archiefbescheiden die onder de organen van de Veiligheidsregio berusten. Bij het ontwerpen van de selectielijst moet immers rekening gehouden worden met de waarde van die archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

[artikel 2, lid 1, onder c & d, Archiefbesluit 1995]

--------------------

* aandachtspunt blijft verder ook het vaststellingsbesluit van de minister.

Zo bepaalt het vaststellingsbesluit d.d. 21 juni 2012 (Stcr. 2012, 11906, d.d. 25 juni 2012) namelijk dat de selectielijst van toepassing is op de in bijlage 1 en bijlage 3 genoemde organen.

In bijlage 1 zijn opgenomen de gemeenten waarvoor de selectielijst heeft te gelden. Dit zijn krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersonen. Deze worden in het vaststellingsbesluit ten onrechte gelijkgesteld aan organen. Pragmatisch moet dan maar worden aangenomen dat de lijst heeft te gelden voor alle organen van alle in bijlage 1 benoemde rechtspersonen.

De Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant staat daarentegen opgenomen in bijlage 2. De lijst is dus niet vastgesteld voor het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur, de voorzitter en de commissies van de Veiligheidsregio.

--------------------

* de selectielijst moet een opsomming van categorieën archiefbescheiden bevatten.

Die opsomming moet in overeenstemming zijn met de gehanteerde ordeningsstructuur en aan de categorieën moeten de bewaartermijnen zijn gekoppeld.

Afgevraagd moet worden in hoeverre bij gezamenlijk ontwerpen sprake is van eenzelfde ordeningsstructuur en de selectielijst aldus in overeenstemming is met de ordeningsstructuur van de Veiligheidsregio.

[artikel 5, lid 2 & artikel 5, lid 1, onder c, Archiefbesluit 1995]

--------------------


Deze aandachtspunten zijn geformuleerd aan de hand van de regelgeving. Op de onjuistheden en tegenstrijdigheden in het voorliggend ontwerp ben ik hierbij niet nader ingegaan.

De vragen die in ieder geval worden gelanceerd vanuit de werkgroep zijn:

•           Formele toestemming een selectielijst te maken voor de VR’s

•           Moeten de zorgdragers van de VR’s de bijlage van de selectielijst accorderen

•           Waarom krijgen de VR’s geen ledenbrief van de VNG

•           Mogen we afwijken van de bewaartermijnen die in de VNG selectielijst 2017 zijn vermeld

•           Kunnen we de VeRA 2.0 gebruiken voor de selectielijst

•           Wat zijn de processtappen om te komen tot een vastgestelde selectielijst VR’s 2017

  o          Kunnen wij hierin geadviseerd worden

•           Hoe kunnen we de procestermijnen interpreteren?

•           Mogen we de zaaktype en de metadata per proces toevoegen?

•           Mogen we de documenttypen toevoegen?

•           Generiek en specifiek is versus V en B. Kan die kolom weg?

•           Per procesnummer komen de procestypenaam, -omschrijving en –toelichting precies hetzelfde terug. Hierdoor onoverzichtelijk. Is dit anders op te lossen?

•           Hoe kunnen we de lijst gebruikersvriendelijker maken?

  o          Hoe is de lijst eenvoudig uit te leggen aan niet materiedeskundigen?

  o          Hoe ziet de lijst eruit om in gesprek te gaan met de materiedeskundigen in het vakgebied IB, OV, RB en bedrijfsvoering?

  o          Hoever zijn we vrij om eigen bewaartermijnen toe te kennen aan de processen?

Reactie van Stinie Francke op 4 Februari 2016 op 9.56

Mike, kun je wat meer vertellen over de selectielijst voor de Veiligheidsregio's? Wordt dit een lijst specifiek voor de brandweer? De veiligheidsregio in Kennemerland omvat namelijk ook de GGD.

In verband met het eventueel tijdig ondertekenen van de selectielijst is het wel fijn als ik wat meer informatie hierover zou hebben. Ik neem aan dat de Veiligheids Regio Hollands Midden niet zal tekenen voor de nieuwe selectielijst die voor 29 februari getekend moet zijn.

Groeten, Stinie Francke

Archiefinspectie NHA

Reactie van Yvonne Welings op 2 Februari 2016 op 14.35

Beste Mike,

 

Dat klopt dat er deze maand nog overleg is tussen de VNG en veiligheidsregio's. In de ledenbrief van de VNG wordt er precies uitgelegd wie moet tekenen, colleges van B. en W. en :

Intergemeentelijke organen

Gemeenschappelijke regelingen met een eigen zorgdragerschap, waarvan een provincie of rijksorgaan deel uitmaakt en die ons hebben gemachtigd in verband met de toepassing op archiefbescheiden van algemene aard, worden ook gevraagd het ontwerp te ondertekenen. Voor de overige gemeenschappelijke regelingen is dat niet nodig omdat zij in principe gemeentelijke archiefbescheiden beheren.

Reactie van Mike Matla op 2 Februari 2016 op 14.27

Beste Yvonne,

De VNG heeft het over de Gemeenten. Er zijn meer overheidsorganen en gemeenschappelijke regelingen die volgens mij mogen tekenen.

De Veiligheidsregio's gaan een eigen Selectielijst maken waarover op 17 februari a.s. een gesprek is met de adviescommissie Archieven van de VNG.

Is het aangeraden om de Veiligheidsregio's tot te laten tekenen als zorgdrager?

Groet,

Mike Matla

Teamleider DIV, voorzitter vakgroep DIV Brandweer Nederland

Veiligheidsregio Hollands Midden