BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Even bashen: Beleidsregel vervanging (Noord-Brabant)

Ik ben momenteel bezig met o.m. het onderwerp scankwaliteit en uiteraard kwam daarbij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant om de hoek kijken. Wat ik mij niet eerder gerealiseerd heb, is dat er nauwelijks harde kwaliteitseisen aan de scans worden gesteld. Veel verder dan een minimale QI-waarde (een rekensommetje voor de resolutie) voor gedrukte teksten en voor afbeeldingen, komen ze bij de provincie niet.

De focus ligt bij, kort samengevat, de volgende vragen. Deze leid ik af uit het bij de beleidsregel bijgevoegde Checklist Handboek digitale vervanging.

Verantwoording:
- Wat is de waarde van de documenten m.b.t. (de uitvoerbaarheid van) het werkproces, het cultureel erfgoed en de bewijsvoering/verantwoording?
- Welke eisen stelt dat aan de inhoud, structuur, vorm, ordening, etc. van de archiefbescheiden?
Het vervangingsproces:
- Welke documenten zijn archiefbescheiden?
- Hoe verloopt het scanproces (incl. documenten voorbereiden en registreren)?
- Hoe worden documenten en metadata opgenomen in het systeem?
- Hoe controleer je op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid.
- Hoe worden de originelen vernietigd?
Techniek
- Welk bestandsformaat ga je hanteren?
- Zorg je voor de vastgestelde minimale QI-waarden?

Bij nader inzien verbazen deze vragen mij enigszins.

"Verantwoording"
Is dit niet je reinste SODI-lesstof? Wordt hier niet ook al naar verwezen in de NEN-ISO 15489? Ik bedoel, als je als toezichthouder deze vragen pas gaat stellen zodra een archiefvormer machtiging voor substitutie gaat aanvragen, dan ben je al gruwelijk te laat. Toch? Dergelijke vragen horen bij een inspectie thuis.

Maar goed, ik begrijp dat de provincie niet genoeg middelen heeft om bij iedere gemeente regelmatig op de deur te bonken. Desalniettemin zijn dit zeer theoretische vragen, waarbij de antwoorden van gemeente tot gemeente nauwelijks zullen verschillen. Het is dus simpelweg een kwestie van knippen en plakken uit lesboeken en andere voorhanden zijnde vakliteratuur.

"Het vervangingsproces"
Waarom bemoeit de provincie zich tot op dit detail-niveau met de uitvoering van het archiefbeheer? De provinciaal archiefinspecteur is belast met toezicht op de archiefzorg. Het toezicht op het archiefbeheer ligt bij de gemeentearchivaris. Hoe moet ik dit zien? De gemeentearchivaris mag best toezicht houden op het archief, maar zodra het over de digitalisering van te bewaren bescheiden gaat, dan pakken we hem/haar het werk af? Worden de competenties van de gemeentearchivaris hier wantrouwt? Ik stel slechts de vraag.

Wat met name lastig is aan de vragen tot dusver, is dat je hier vele bladzijdes over vol kunt schrijven. Hét juiste antwoord bestaat niet. Er zijn meerdere antwoorden mogelijk en het is afhankelijk van de subjectieve mening van de provinciaal toezichthouder of “goed” “goed genoeg” is. Mijn tip aan vakgenoten: koop gebakjes voor de toezichthouder! En niet van die goedkope!

"Techniek"
Deze vragen vind ik juist weer karig! Goed, je moet even nadenken over welk bestandsformaat je wilt gebruiken en ook de resolutie moet voldoende zijn. Een groot gemis vind ik echter het gebrek aan eisen rondom duurzaamheid: Hoe bewaak je de duurzame ontsluiting van de archiefbescheiden? Het is volgens mij naïef om te denken dat wanneer je alles in PDF/A-1b o.i.d. hebt gescand, je met twee oren op het kussen kunt gaan slapen. Met ctrl+f vind ik in de toelichting op de beleidsregel slechts twee korte verwijzingen naar het belang van duurzaamheid. En dat voor zoiets cruciaals.

Ook vind ik het raar dat er geen vragen worden gesteld naar de beheeromgeving van de bescheiden. Worden er regelmatig backups gedraaid? Biedt het systeem voldoende garanties voor de authenticiteit? Is de overdracht naar een e-Depot gewaarborgd? Et cetera. Mijn inziens liggen juist hier de risico's voor de langdurige bewaring van de gedigitaliseerde documenten.

It's the law, stupid!
Ik begrijp ook wel dat het een en ander volgt uit de wetgeving. Alleen de provincie mag toestemming geven om te bewaren bescheiden te substitueren. Daar willen ze niet te lichthartig mee omgaan en daarom stellen ze zulke gedetailleerde vragen bij “verantwoording” en “het vervangingsproces”. Dus eigenlijk ben ik het niet eens met de Archiefwet. Waarom zou je deze verantwoordelijkheid beleggen bij de provinciale archiefinspectie en niet bij de gemeentearchivaris? Afgezien van dat vraagstuk, blijft mijn kritiek op de vragen onder "techniek" staan.

Daarnaast is het eigenlijk ook bizar dat er zo nerveus wordt gedaan over het scannen van documenten. Ik maak mij daar eigenlijk niet zo'n zorgen over, omdat wij zelf kunnen beslissen wat het bestandsformaat en dergelijke is. Waar ik mij meer zorgen over maak zijn al die Word-, Excel-, Powerpoint-, EML-, XML-, ZIP-bestanden enzovoorts die de medewerkers in de organisatie ontvangen en opmaken. Volgens mij is daar het risico van informatieverlies bij eeuwig te bewaren bescheiden veel groter. Eigenlijk zouden we geen beleidsregel voor het vervangen van te bewaren bescheiden moeten hebben, maar een beleidsregel voor het digitaliseren van te bewaren processen (als je begrijpt wat ik bedoel).

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van jack karelse op 1 Februari 2011 op 8.41: zoals Ton al eerder opmerkte: voldoe je aan art. 3 van de Archiefwet dan is de beleidsregel vervanging onzin, kan RODIn in de prullebak en is de Baseline slaapverwekkend.

Ik ken ook mensen die zich -net als jij nu- enorm opwinden over de beleidsregel en RODIn omdat deze zich richten op digitaal maken van papier in plaats van zich te richten op digitale documenten goed aanpakken en archivereing daarvan regelen.

Tsja, het is een tijdelijke 'ergernis', maar ik denk wel nodig omdat veel archiefbeheerders hun zaken gewoon niet goed hebben geregeld. Zie de beleidsregel als een hulpmiddel, niet meer en niet minder. bijt even door de zure appel heen en zorg dat je 'm niet langer dan 5 jaar nodig hebt.....