BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Even bashen: Beleidsregel vervanging (Noord-Brabant)

Ik ben momenteel bezig met o.m. het onderwerp scankwaliteit en uiteraard kwam daarbij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant om de hoek kijken. Wat ik mij niet eerder gerealiseerd heb, is dat er nauwelijks harde kwaliteitseisen aan de scans worden gesteld. Veel verder dan een minimale QI-waarde (een rekensommetje voor de resolutie) voor gedrukte teksten en voor afbeeldingen, komen ze bij de provincie niet.

De focus ligt bij, kort samengevat, de volgende vragen. Deze leid ik af uit het bij de beleidsregel bijgevoegde Checklist Handboek digitale vervanging.

Verantwoording:
- Wat is de waarde van de documenten m.b.t. (de uitvoerbaarheid van) het werkproces, het cultureel erfgoed en de bewijsvoering/verantwoording?
- Welke eisen stelt dat aan de inhoud, structuur, vorm, ordening, etc. van de archiefbescheiden?
Het vervangingsproces:
- Welke documenten zijn archiefbescheiden?
- Hoe verloopt het scanproces (incl. documenten voorbereiden en registreren)?
- Hoe worden documenten en metadata opgenomen in het systeem?
- Hoe controleer je op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid.
- Hoe worden de originelen vernietigd?
Techniek
- Welk bestandsformaat ga je hanteren?
- Zorg je voor de vastgestelde minimale QI-waarden?

Bij nader inzien verbazen deze vragen mij enigszins.

"Verantwoording"
Is dit niet je reinste SODI-lesstof? Wordt hier niet ook al naar verwezen in de NEN-ISO 15489? Ik bedoel, als je als toezichthouder deze vragen pas gaat stellen zodra een archiefvormer machtiging voor substitutie gaat aanvragen, dan ben je al gruwelijk te laat. Toch? Dergelijke vragen horen bij een inspectie thuis.

Maar goed, ik begrijp dat de provincie niet genoeg middelen heeft om bij iedere gemeente regelmatig op de deur te bonken. Desalniettemin zijn dit zeer theoretische vragen, waarbij de antwoorden van gemeente tot gemeente nauwelijks zullen verschillen. Het is dus simpelweg een kwestie van knippen en plakken uit lesboeken en andere voorhanden zijnde vakliteratuur.

"Het vervangingsproces"
Waarom bemoeit de provincie zich tot op dit detail-niveau met de uitvoering van het archiefbeheer? De provinciaal archiefinspecteur is belast met toezicht op de archiefzorg. Het toezicht op het archiefbeheer ligt bij de gemeentearchivaris. Hoe moet ik dit zien? De gemeentearchivaris mag best toezicht houden op het archief, maar zodra het over de digitalisering van te bewaren bescheiden gaat, dan pakken we hem/haar het werk af? Worden de competenties van de gemeentearchivaris hier wantrouwt? Ik stel slechts de vraag.

Wat met name lastig is aan de vragen tot dusver, is dat je hier vele bladzijdes over vol kunt schrijven. Hét juiste antwoord bestaat niet. Er zijn meerdere antwoorden mogelijk en het is afhankelijk van de subjectieve mening van de provinciaal toezichthouder of “goed” “goed genoeg” is. Mijn tip aan vakgenoten: koop gebakjes voor de toezichthouder! En niet van die goedkope!

"Techniek"
Deze vragen vind ik juist weer karig! Goed, je moet even nadenken over welk bestandsformaat je wilt gebruiken en ook de resolutie moet voldoende zijn. Een groot gemis vind ik echter het gebrek aan eisen rondom duurzaamheid: Hoe bewaak je de duurzame ontsluiting van de archiefbescheiden? Het is volgens mij naïef om te denken dat wanneer je alles in PDF/A-1b o.i.d. hebt gescand, je met twee oren op het kussen kunt gaan slapen. Met ctrl+f vind ik in de toelichting op de beleidsregel slechts twee korte verwijzingen naar het belang van duurzaamheid. En dat voor zoiets cruciaals.

Ook vind ik het raar dat er geen vragen worden gesteld naar de beheeromgeving van de bescheiden. Worden er regelmatig backups gedraaid? Biedt het systeem voldoende garanties voor de authenticiteit? Is de overdracht naar een e-Depot gewaarborgd? Et cetera. Mijn inziens liggen juist hier de risico's voor de langdurige bewaring van de gedigitaliseerde documenten.

It's the law, stupid!
Ik begrijp ook wel dat het een en ander volgt uit de wetgeving. Alleen de provincie mag toestemming geven om te bewaren bescheiden te substitueren. Daar willen ze niet te lichthartig mee omgaan en daarom stellen ze zulke gedetailleerde vragen bij “verantwoording” en “het vervangingsproces”. Dus eigenlijk ben ik het niet eens met de Archiefwet. Waarom zou je deze verantwoordelijkheid beleggen bij de provinciale archiefinspectie en niet bij de gemeentearchivaris? Afgezien van dat vraagstuk, blijft mijn kritiek op de vragen onder "techniek" staan.

Daarnaast is het eigenlijk ook bizar dat er zo nerveus wordt gedaan over het scannen van documenten. Ik maak mij daar eigenlijk niet zo'n zorgen over, omdat wij zelf kunnen beslissen wat het bestandsformaat en dergelijke is. Waar ik mij meer zorgen over maak zijn al die Word-, Excel-, Powerpoint-, EML-, XML-, ZIP-bestanden enzovoorts die de medewerkers in de organisatie ontvangen en opmaken. Volgens mij is daar het risico van informatieverlies bij eeuwig te bewaren bescheiden veel groter. Eigenlijk zouden we geen beleidsregel voor het vervangen van te bewaren bescheiden moeten hebben, maar een beleidsregel voor het digitaliseren van te bewaren processen (als je begrijpt wat ik bedoel).

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 15 Juni 2012 op 21.43: Machtiging tot vervanging In het voorstel komt de verplichting tot aanvraag van een machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden bij de provincie te vervallen. Dit is besloten met oog op de Wet revitalisering generiek toezicht. (AW art. 7)

Zie deze link op de website van de VNG.

Reactie van Chido Houbraken op 9 Februari 2011 op 9.17: @Ton

Alleen een checklist is inderdaad niet voldoende. Een verder onderzoek is altijd nodig, anders blijft het een papieren exercitie. De vervangingsprocedure biedt die mogelijkheid ook aan de toetser.

Samengevat: de 'professional judgement' van de toetser is doorslaggevend. En dat zou kunnen leiden tot maatwerk toezicht, alhoewel je vergelijkbare situaties wel op gelijke wijze wil toetsen. Al was het maar uit rechtsgelijkheid.

@Jack

Vertrouwen is een goed uitgangspunt, maar ik vind 'trust, but verify' een nog beter uitgangspunt. Vandaar een externe toetser. Je kan de zelfevaluatie nog zo integer uitvoeren; organisatieblindheid voorkom je er niet mee. Om maar een voorbeeld te noemen.

Marco's opmerking "Waarom bemoeit de provincie zich tot op dit detail-niveau met de uitvoering van het archiefbeheer?" begrijp ik niet zo goed. Waarom bemoeit de provincie zich op detail-niveau met de bouw van archiefruimten en -bewaarplaatsen? Omdat het over grote belangen gaat die de randvoorwaarden scheppen voor goede archiefzorg. Hetzelfde geldt voor vervanging. Het is een onomkeerbaar proces, met mogelijkerwijs grote gevolgen als het verkeerd wordt uitgevoerd. Het vreemde vind ik dat Marco vlak daarvoor nog klaagt dat de Beleidsregel nauwelijks eisen stelt aan de kwaliteit van de scan. Is dat dan geen detailniveau?

Reactie van jack karelse op 2 Februari 2011 op 13.09: @Chido, volgens mij denken we redelijk hetzelfde. Ik heb wel meer vertrouwen in zelfevaluaties, uitgaande van integere toepassing en gebruik. Is hiervan geen sprake dan zijn in- of externe audits verspilling van tijd en moeite.

Reactie van Chido Houbraken op 2 Februari 2011 op 11.38: @Jack

Mooi dat er vastgesteld beleid en vastgestelde procedures zijn, maar hoe weet je ook zeker dat die uitgevoerd worden? Door te toetsen; bijvoorbeeld met checklists die opgesteld zijn aan de hand van dat beleid en die procedures. Zie hier de Beleidsregel - Handboek Vervanging, RODIN, ED3 enz.

Uiteraard zou het mooi zijn als we zo'n Beleidsregel niet nodig hebben, maar je zegt net zelf dat vastgesteld beleid een randvoorwaarde voor 'heldere manieren van werken' is.

Persoonlijk zie ik niets in self-audits en dergelijke. Dat leidt toch te vaak tot een gewenste uitkomst in plaats van een realistische uitkomst. De wens is vaak ook de vader van het meetresultaat en 'organisatieblindheid' wordt niet gecorrigeerd. Daarom is een externe toetsing van belang.

Juist bij onomkeerbare processen als vervanging moet dit zwaar wegen, vind ik. Dat de Archiefwet (en daarmee het vervangingsbeleid) aanpassing behoeft, onderschrijf ik. Dat strikte audit en control op het beheersproces (met daarbij externe regelmatige toetsing) na de vervanging toegepast moet worden onderschrijf ik eveneens.

Reactie van jack karelse op 1 Februari 2011 op 15.47: niet; we hopen er het beste van.
Althans, dat denk ik. Ik vind niet dat de informatievoorziening en de veronderstelde duurzaamheid, authenticiteit en integriteit van informatie opgehangen moet worden aan checklists e.d., maar er behoren wel heldere manieren van werken te zijn, gebaseerd op een vastgesteld beleid en vastgestelde procedures.
Zolang deze er niet zijn kun je de instrumenten die er nu zijn gebruiken om een 'stand van zaken' op te maken. Concreet wordt hier om gevraagd bij vervanging, maar bijv. ook als digitale handtekeningen worden ingevoerd (hoe verlopen procedures rondom het gebruik hiervan).

Nu is vooral sprake van 'kijken wat er nodig is om ...'. Ben je daarmee klaar dan bepaal je hoe je het wilt hebben en ga je er aan werken. Dat kun je vervolgens toetsen: doen we wat afgesproken en nodig is. Demming-cirkel, die verloopt nu veelal: do - check - act. 'Plan' is er nog niet altijd.

Reactie van Chido Houbraken op 1 Februari 2011 op 15.30: @ Jack, Ton: Ja, maar hoe toets je dat nu?

Reactie van jack karelse op 1 Februari 2011 op 11.38: da's het grappige: door bijvoorbeeld invulling te geven aan een handboek vervanging, RODIN, eens te kijken naar de zelfevaluatie van de Baseline, de Archiefregeling, NEN ISO 15489.
Maar dat is niet altijd even leuk, drukt je met de neus op de feiten.

Reactie van Chido Houbraken op 1 Februari 2011 op 11.22: @Marco, Jack, Ton. Even over "it's the law": hoe toets je eigenlijk of je voldoet aan alle aspecten van art. 3 AW?

Reactie van Marco Klerks op 1 Februari 2011 op 10.45: @Yvonne Tweede alinea onder het kopje "Techniek".

Maar bij nader inzien, de beheeromgeving houdt natuurlijk meer in dan alleen techniek. Het gaat ook om mensen, organisatie, processen, etc.