Op 27 oktober kwamen (DIV) informatiemanagers van de 5 grote Brabantse steden in samenwerking met Doxis bij elkaar in Den Bosch. Eindhoven was op de valreep verhinderd, helaas, een volgende keer beter!

We praatten over een generiek functioneel ontwerp voor het digitale archiefbeheer, of, zoals Raymond Alexander het noemde: een broertje van het GFO zaken.

In mijn voorbereiding vroeg ik me af welke associaties dit onderwerp op kon roepen. Waar hebben we het eigenlijk over: eisen aan het DMS, eisen aan het E-depot, eisen aan ons digitale semi-statische archief (hebben we of krijgen we dat uberhaupt?) Of gaat het om nieuwe eisen omdat het digitale archief steeds meer integreert in een architectuur van front-, mid- en backoffice. Het archief staat niet meer op zichzelf maar 'werkt samen' met procesapplicaties, webintakes, zaken- en gegevensmagazijn.

Een korte verkenning langs de brabantse steden leert dat we (als Tilburger voel ik me er echt bij horen) in de pas lopen met landelijke trends... en uitdagingen. Het wordt tijd om meer kwaliteit aan onze systemen en manieren van werken toe te kennen. Tot nu toe, en daar is niets mis mee, ging veel energie naar het inrichten van de dynamische digitale fase. Zeg maar, het realiseren van DMS functionaliteit en het voorzichtig terugbrengen van fysieke documentstromen.

Maar wat hebben dan nog nodig? We beschikken inmiddels toch over een behoorlijk kader: De baseline, NEN2082, NEN ISO15489, Gemma, DSP en Zaaktypecatalogus, een substitutieregeling, ...

Zeker, maar met bijvoorbeeld een NEN2082 certificering van je applicatie ben je er echt niet.
Ik dacht aan de recente presentatie van het E-depot in Amsterdam waarbij een mooie drietrapsrakket werd gepresenteerd bestaande uit techniek, processen en mensen.

Zo, mijn eerste punt had ik binnen: blijf vooral niet hangen in de technieklaag, juist het inrichten van de processen en rol van de mensen hierbij én in de operationele fase bepalen het succes.

Doordat het E-depot maar in mijn gedachten bleef kwam ik op mijn tweede punt: grenzen vervagen, DMS, RMA, zaaksysteem. Ze werken samen en integreren. Kern is dat de basis voor een 'duurzame en toegankelijke' ontsluiting vooraan in het proces ligt. Vertaald naar de praktijk betekent dit bij registratie in het DMS, hier leg je al de basis voor het uiteindelijke E-depot.

Een derde punt komt voort uit een paar Youtube filmpjes die ik bekeek. Het belang van een goed digitaal archiefbeheer vanuit het oogpunt van dienstverlening en openbaarheid.

Zie hiervoor het Digitale Nationale Archief en de 7e Ketelaarlezing door Martin Berendse.

http://www.youtube.com/watch?v=Q-kJQshaUr4

http://www.youtube.com/watch?v=H8XJc9jQbKs