Website Utrechts Archief

De gemeente Utrecht heeft samen met Het Utrechts Archief als een van de eerste gemeenten in Nederland een hotspotmonitor vastgesteld. In de monitor staan 44 belangrijke gebeurtenissen in de stad Utrecht beschreven voor de periode 2013-2017. Met deze lijst kunnen de gemeente Utrecht en Het Utrechts Archief nog gerichter belangrijke informatie permanent bewaren. Gemeentearchivaris Kaj van Vliet overhandigde donderdag 6 december de hotspotmonitor aan wethouder Linda Voortman.

Wat zijn hotspots?
Naast de reguliere overheidsinformatie die de gemeente Utrecht en Het Utrechts Archief volgens de Selectielijst al selecteren en bewaren, is elke gemeente vanaf 2017 verplicht een hotspotmonitor op te stellen. De hotspotmonitor helpt een gemeente om van tevoren vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard. Gemeentearchivaris Kaj van Vliet licht toe:

“Het is heel belangrijk om je in deze tijd van digitale informatie al zo intensief met recente historie bezig te houden. Want als we de informatie over belangrijke gebeurtenissen in de stad nu niet goed vastleggen en bewaren in onze systemen, kan die daar morgen al verdwenen zijn.”

Wethouder Linda Voortman ontvangt de eerste versie van de Hotspotmonitor uit handen van gemeentearchivaris Kaj van Vliet.

De hotspotmonitor
In de monitor zijn 44 gebeurtenissen beschreven in de periode 2013-2017 die heel belangrijk waren voor de inwoners van Utrecht, bijvoorbeeld omdat de gebeurtenis maatschappelijke beroering veroorzaakte, veel aandacht kreeg in de media of waarbij debat ontstond over de positie van de gemeente als overheid. Voorbeelden van hotspots zijn de sluiting van sekswerkplekken aan het Zandpad en de Hardebollenstraat, de noodopvang asielzoekers, verbreding van de A27, instelling van de Milieuzone, de terugkeer van de noordzijde van de Catharijnesingel, de bouw van het nieuwe Centraal Station en de start van de Tour de France in Utrecht.

“In de Hotspotmonitor staan de belangrijkste gebeurtenissen van de afgelopen jaren. Gebeurtenissen die onze herinnering aan die jaren kleuren zijn samengevoegd in deze monitor. Zo maken we als gemeente de beschikbare informatie toegankelijker”, aldus wethouder Linda Voortman, die de Hotspotmonitor op 6 december in Het Utrechts Archief in ontvangst nam.

>>> Bekijk hier de hotspotmonitor Gemeente Utrecht 2013-2017.

Totstandkoming
De gemeente Utrecht stelde een werkgroep in die de hotspots heeft verzameld. Die werkgroep bestond uit procesmanagers en -adviseurs van de Gemeente Utrecht, de gemeentearchivaris, vertegenwoordigers van het KKCD Kennis en Kwaliteit Centrum Documentaire informatie (KKCD) van de gemeente Utrecht en een externe expert vanuit de Utrechtse samenleving. Er is uitgebreid onderzoek gedaan in verschillende bronnen. Daarnaast is elke gebeurtenis getoetst op verschillende criteria en de relatie tot de werkingssfeer van de gemeente Utrecht.

Vervolgstappen
De gemeente Utrecht gaat de komende tijd op basis van de beschrijvingen van de hotspots een analyse uitvoeren: waar binnen de organisatie bevindt zich informatie over deze gebeurtenissen? Voor Het Utrechts Archief betekent deze monitor een aanpassing van het acquisitieprofiel voor particuliere archieven en bijzondere collecties. De monitor zal elke twee jaar met nieuwe gebeurtenissen worden aangevuld en de bestaande selectie verbeterd.