U bent verantwoordelijk voor het archief en houdt twee archieven bij: een papieren archief en een digitaal archief. Vaak staat er ook nog dezelfde informatie in ook! Niet handig, wel duur. U kunt uw budget wel beter gebruiken...

U hebt een machtiging nodig

Het liefst zou u archiefstukken alleen nog digitaal willen beheren. Maar u valt onder de archiefwet (lees: u bent (semi) overheid) en u mag permanent te bewaren stukken daardoor niet zomaar vervangen door digitale scans. U heeft een machtiging tot vervanging (substitutie) nodig.

Een machtiging tot vervanging verwerven kan een hele klus zijn. Er komt nogal wat bij kijken en voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer. Soms hoor ik dat iemand al twee jaar bezig is om er achter te komen wat er nou precies wel en niet nodig is. 

Bewezen aanpak: klaar binnen drie maanden!

Er is een aanpak ontwikkeld waardoor u binnen drie maanden gereed bent om een machtiging tot vervanging aan te vragen. Deze methode is o.a. uitgevoerd door gemeente Putten. Afhankelijk van de beoordelende inspecteur kan het dan nog twee tot twaalf weken duren voor u de machtiging binnen hebt. De aanpak bestaat uit vijf stappen, waarbij u per stap volledige controle hebt over het verloop van het traject. Maar voordat u begint, wilt u natuurlijk weten wat er nodig is.

Vooraf bepalen wat nodig is

U moet voldoen aan (1) de Beleidsregel Vervanging en het verdient aanbeveling om te voldoen aan (2) Rodin, normenkader voor digitaal archiefbeheer. Rodin is een handige checklist, die door de archiefinspectie wordt gebruikt om te bepalen of uw digitale archief voldoet aan de archiefwet.

Kortom, u hebt dus twee vinklijstjes die we samen met u gaan afvinken. Zo weet u precies wat u al goed geregeld hebt, en wat er nog moet gebeuren.

UPDATE 22-09-2011: Naar aanleiding van vragen over dit punt, een nuancering: strikt genomen is het voldoende om te voldoen aan de Beleidsregel Vervanging om een machtiging te krijgen. Het verdient aanbeveling om te voldoen aan de eisen van Rodin. 

Vervolgens gaat u vijf stappen door:

Tip: betrek zo vroeg mogelijk belanghebbenden, en houdt hen op de hoogte gedurende het hele traject. Denk aan de archiefinspecteur, de partij die de aanvraag gaat beoordelen, uitvoerende medewerkers en bijv. uw zorgdrager. Zo voorkomt u verrassingen.

Stap 1: Inventarisatie

De inventarisatie is een 0-meting en duurt ongeveer twee weken. Aan het eind van deze twee weken weet u hoe u ervoor staat, en wat er nog moet gebeuren. Het is tevens het moment om te bepalen of de beoogde planning bijgesteld moet worden. Daarna gaat u de verbeteringen in het vervangingsproces gaan ontwerpen.

(Verbeteringen in het digitale archiefbeheer vormen een apart traject, ik schrijf daar later nog een blog over.)

Stap 2: Opstellen Handboek

Het vervangingsproces moet voldoen aan de eisen uit de beleidsregel vervanging. Het komt erop neer dat u een handboek moet schrijven. In het handboek beschrijft u hoe het vervangingsproces in elkaar zit. In essentie gaat het erom dat u beschrijft hoe u

• voorkomt dat u erfgoed vernietigt (perkamentrollen, kerfstokken e.d.)
• voorkomt dat informatie verloren gaat (lees: ontbrekende pagina's, informatie die wegvalt door het verwijderen van nietjes, inbindmateriaal, etc)
• de leesbaarheid garandeert (denk aan het kunnen interpreteren van bijv. grafieken en plaatjes door het gebruik van kleuren)
• voldoet aan de minimale technische kwaliteit (in de praktijk komt dat neer op ongeveer 200-300 dpi scanning, met kleur indien relevant)
• ervoor zorgt dat de bestanden ook na langere tijd leesbaar zijn (lees: gebruiken van open standaarden, in de praktijk is dat PDF/A)
• kwaliteitsprocedures uitvoert: controles per scan of steekproefsgewijs. En wat u doet als de scan niet goed is.

Een paar tips:

Neem een wijzigingenprocedure op waarin u beschrijft wie bepaalt welke wijzigingen doorgevoerd mogen worden, en wanneer u een nieuwe machtiging moet aanvragen. Als u een nieuwe scanner aanschaft (bij een grote organisatie met 10.000+ medewerkers is dat dagelijkse praktijk!), wilt u niet per sé weer een nieuwe machtiging moeten aanvragen!

Schrijf het handboek voor de proceseigenaar (de persoon die verantwoordelijk is voor het vervangingsproces, bijv. het hoofd DIV). De proceseigenaar hoeft niet te weten hoe de scanapparatuur bediend wordt, maar wel welke controles er plaats vinden, en hoe hij geïnformeerd wordt over de resultaten. Praktische handleidingen voor de dagelijkse uitvoering kunnen als bijlage toegevoegd worden. Op deze manier houdt u overzicht over de kritische punten in het proces, zonder te verdwalen in technische en vakinhoudelijke details.

Een handboek opstellen duurt tussen de vier en acht weken.

Stap 3: Implementatie

Na het ontwerp van de procedures moeten ze natuurlijk ingevoerd worden. In eerste instantie wilt u niet teveel mensen betrekken, maar eerst kijken of het ontwerp wel werkt in de praktijk. U maakt dus een soort proefopstelling.

De implementatie duurt ongeveer twee weken.

Stap 4: Audit

Als u ziet dat de nieuwe procedures goed uitvoerbaar zijn, pakt u de checklists er weer bij. Nu gaat u kijken of u alle benodigde maatregelen (zie inventarisatie) hebt beschreven, en of ze in de praktijk ook goed worden toegepast. Als u een onafhankelijke beoordeling wilt, kunt u natuurlijk een externe partij vragen om de audit te doen.

Door de audit weet u precies waar u staat, welke risico's u loopt, en of u een goede kans maakt op het krijgen van de machtiging. De aanvraagprocedure is nu (in theorie) een formaliteit.

De audit duurt ongeveer twee weken (één week voor de audit, één week voor de verslaglegging en bespreking van de resultaten).

Stap 5: Start aanvraagprocedure

Als de audit een positief resultaat geeft, bent u klaar om de aanvraagprocedure te starten. Dat houdt in dat u uw zorgdrager vraagt om een voorlopig besluit te nemen over de ingebruikname van de nieuwe procedures. (Het besluit wordt pas definitief als de machtiging binnen is.) Vervolgens doet u een verzoek aan de beoordelende instantie om een machtiging te (laten) verstrekken.

Als u de beoordelende instantie (de provinciale archiefinspecteur of het Nationaal Archief) goed hebt betrokken tijdens het traject, dan hebt u goede kans dat de procedure snel verloopt. Gewoonlijk vindt een evaluatiegesprek met de beoordelaar plaats voor een toelichting en/of kleine verbeteringen.

Reken op twee weken tot drie maanden doorlooptijd voor de aanvraagprocedure.

Tip: schakel een adviseur in

U kunt ervoor kiezen om een adviseur in te schakelen om u te begeleiden bij een vervangingstraject. Ik raad u dat (natuurlijk!) aan, omdat ik ervan overtuigd ben dat een ervaren adviseur veel tijd en verwarring bespaart. Een adviseur kan u voorzien van formats en weet uit eerdere trajecten wat wel/niet geaccepteerd wordt door de archiefinspecteurs. Sommige aanbieders bieden vervangingstrajecten aan tegen een fixed price. Doordat u zo veel tijd en energie bespaart, kunt u zich op uw volgende uitdaging storten.