Een bestaand archief digitaliseren kan veel vergen van een organisatie. Het is een arbeidsintensief en foutgevoelig proces, maar met de juiste voorbereiding en slimme software kan je jezelf een hoop ellende besparen. In dit artikel een aantal belangrijke aandachtspunten die tijd besparen en fouten voorkomen.

Onderdeel van white paper

In dit artikel heb ik me gefocust op aandachtspunten aan de voorkant van het digitaliseringsproces. Dit artikel gaat daarom vooral over de voorbereidingsfase bij het digitaliseren van een archief en het feitelijk digitaliseren: het scannen en digitaal verwerken van documenten.

Maar nadat een archief gedigitaliseerd is, begint het eigenlijk pas. Wat denk je van het duurzaam opslaan van gedigitaliseerde documenten zodat ze gegarandeerd vindbaar en beschikbaar blijven in de toekomst? Of het geautomatiseerd toepassen van informatie uit documenten in digitale processen?

De white paper: ‘Hoe kwalitatief en efficiënt digitaliseren?’ behandelt de aandachtspunten uit dit artikel, maar gaat verder met tips over onder andere duurzame opslag, data herkenning en data classificatie.

Download white paper 'Hoe kwalitatief & efficiënt digitaliseren?'

Opschonen en ordenen van het archief

Bij het digitaliseren van een archief is de voorbereidingsfase van cruciaal belang. Het bepaalt hoe je digitale archief gestructureerd gaat worden en het zorgt ervoor dat het feitelijk digitaliseren van het archief (scannen en verwerken) zo soepel mogelijk verloopt.

Onderstaand de belangrijkste zaken waar je aan moet denken bij het opschonen en ordenen van een bestaand archief:

• Verwijderen van documenten in dossiers die hier niet (meer) thuishoren
  Het zal u verbazen hoeveel documenten zich in dossiers bevinden die simpelweg niet meer relevant zijn bij het digitaliseren van het archief en dus weg kunnen.
• Verwijderen van documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken
  Voor veel documenten geldt een wettelijke bewaartermijn. Is deze verstreken dan kunnen (of moeten) deze documenten vernietigd worden.
• Verwijderen van dubbele documenten
  Voor veel dossiers geldt dat deze door de tijd heen voller en voller raken. Omdat bij fysieke dossiers het overzicht dan nog wel eens zoekraakt, komen er vaak dubbele documenten in een dossier terecht.
• Verwijderen van paperclips en nietjes
  Paperclips en nietjes zitten het scanproces van uw archief in de weg. Verwijder ze daarom bij voorbaat om het digitaliseringsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
• (Her)structureren van dossiers
  Het fysieke dossier is ooit met een bepaalde reden op een bepaalde manier gestructureerd. Maar is dit ‘anno nu’ nog steeds de beste oplossing? In veel gevallen niet! Herstructurering van dossiers is daarom vaak gewenst voor een optimaal digitaal archief.

Kwaliteit van scanners

Dit is natuurlijk een inkopper, maar de kwaliteit van de scanner bepaalt in grote mate de kwaliteit van het gedigitaliseerde archief. Met software kun je een scan op verschillende punten verbeteren, maar wanneer de basis niet goed is, dan valt er niet veel te verbeteren.

Veel organisaties gaan een heel archief scannen met multifunctional scanners. Vanwege gewenning, of omdat ze al aanwezig zijn in de organisatie. Maar waar veel mensen niet aan denken is dat professionele USB-scanners in bijna alle gevallen sneller zijn en bovendien kwalitatief betere scans maken. Zeker bij het digitaliseren van een omvangrijk archief is dit zeker de overweging waard!

Verbeteren van gedigitaliseerde documenten

Zoals ik bij het vorige aandachtspunt al kort aanhaalde, kan software de kwaliteit van een gedigitaliseerd document op verschillende punten verbeteren. De volgende zaken kunnen automatisch verbeterd worden, direct na het scannen:

• Rechtzetten van scheef gescande pagina’s (deskewing)
  Wanneer het papier niet helemaal recht door de document feeder is getrokken, ontstaat er een scheef digitaal document. Dit kan softwarematig automatisch worden gecorrigeerd. Dit proces wordt ook wel deskewing genoemd.
• Rotatie van pagina’s
  In een fysiek dossier zijn pagina’s vaak een kwartslag of halve slag gedraaid. Ook dit kan automatisch worden gecorrigeerd. Aan de hand van de tekstrichting bepaalt de software de paginarotatie.
• Verwijderen van lijnen op pagina’s
  Wanneer de fysieke documenten lijnen bevatten (denk aan een notitieblok), dan kunnen deze automatisch verwijderd worden na het scannen.
• Verwijderen van perforatorgaten
  Ook perforatorgaten die ontstaan zijn omdat de fysieke documenten in een map of ordner gebundeld waren, kunnen automatisch worden verwijderd voor een netter eindresultaat.
• Verwijderen van blanco pagina’s
  Blanco pagina’s in een document kunnen automatisch worden verwijderd.

Automatische documentscheiding

Je kunt jezelf veel tijd besparen wanneer je kiest voor software die automatische documentscheiding mogelijk maakt. Hierdoor ben je in staat om grote hoeveelheden documenten tegelijkertijd te digitaliseren. Met een scheidingsblad (meestal in een pastelkleur) of een stickerbarcode geef je aan op welke punten in de batch (stapel) nieuwe documenten beginnen. De software scheidt dit vervolgens naar verschillende gedigitaliseerde documenten. Deze scheiding kan vervolgens in een later stadium gecontroleerd worden door een gebruiker. Dit proces noemen we valideren. Er kan dan direct worden gecontroleerd of de paginavolgorde correct is en of er nog bladzijdes zijn die geroteerd moeten worden (ook paginarotatie kan automatisch plaatsvinden met behulp van software).

Substitutie/vervanging

Wanneer de gedigitaliseerde documenten aan bepaalde eisen en richtlijnen voldoen dan mogen de originele papieren documenten in uw archief vernietigd worden. We spreken dan van substitutie of vervanging. De digitale documenten hebben dan dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de originele documenten.

Er zijn verschillende reden om dit te doen:

• je maakt ruimte vrij. Papieren archieven nemen veel ruimte in beslag. Deze ruimte kan een ander doel dienen, bijvoorbeeld het creëren van extra werk- of leefruimte.
• Het verlaagt de kans op datalekken. Wanneer je informatie zowel fysiek als digitaal bewaart dan loopt u 2x het risico op een datalek. Uiteraard geldt voor digitale bestanden/archieven: zorg voor een zo hoog mogelijke vorm van informatiebeveiliging. Lees hiervoor dit artikel van onze informatiebeveiligingsexpert Laurens van der Blom.
• Papier en/of inkt kan verouderen waardoor de informatie die er op staat verloren kan gaan.

Wanneer je het digitaliseren van een archief wil uitbesteden aan een derde partij, let er dan goed op dat het bedrijf dat het substitutie-scannen uitvoert hiervoor gecertificeerd is!

Server gebaseerd digitaliseren

Digitaliseringssoftware kan lokaal draaien op de computers van de medewerkers, of centraal op een server. De laatste optie heeft een aantal voordelen ten opzichte van lokaal geïnstalleerde software.

In het artikel ‘5 redenen om documenten server gebaseerd te digitaliseren’, lees je hier alles over.

Heb jij nog tips?

Ben ik tips of aandachtspunten vergeten? Vul dit artikel gerust aan. Laat hieronder een reactie achter. Ik ben benieuwd naar jullie feedback! In de white paper komen (naast de aandachtspunten in dit artikel) nog de volgende punten aan bod:  

• Duurzaam borgen van gedigitaliseerde documenten
• Optical Character Recognition (OCR)
• Data extractie
• Data classificatie

Bron: BCT