Website Digitale Overheid

E-factuur

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.


Rijksoverheid stapt per 1 januari 2017 over op e-factureren

Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De betrokken partijen – VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA, ABU/SETU – willen dat de Rijksoverheid deze voortrekkersrol vervult om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten en te zorgen dat bedrijven en medeoverheden versneld op e-factureren overgaan. Want ook gemeenten, provincies en waterschappen zullen volgen met het implementeren van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen. E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Alle partijen die hierbij betrokken zijn onderkennen dat zo’n mijlpaal noodzakelijk is.

Europese richtlijn

Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert het Ministerie ven Economische Zaken al langer dat bedrijven elektronische facturen verzenden naar de overheid. Met de mijlpaal van 1 januari 2017 is daar nu ook een concrete datum aan gekoppeld. Het Ministerie vindt dat Nederland niet kan achterblijven bij de groei van e-factureren die momenteel in Europa plaats vindt. Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat uiterlijk eind 2018 alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Realiseren van de voorzieningen

Momenteel worden de laatste voorzieningen bij alle departementen en Rijksdiensten getroffen zodat al ruim vóór 1 januari 2017 e-facturen kunnen worden ingediend.
Medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten zullen zelf hun eigen voorzieningen tijdig ingericht moeten hebben. Zij kunnen daarvoor hulp krijgen vanuit het programmabureau e-factureren bij PIANOo.

Mogelijkheden voor e-factureren aan de overheid

In principe bestaan er voor bedrijven verschillende mogelijkheden om e-facturen te versturen aan de (Rijks)overheid:

• vanuit de eigen (boekhoud)software van bedrijven via Simplerinvoicing. Dat is het netwerk van ERP/ accounting pakketten en e-facturatie dienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.

• via een aansluiting op Digipoort, de centrale ICT infrastructuur van de (Rijks)overheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Een eigen aansluiting op Digipoort is vooral voor bedrijven die veel facturen aan de (Rijks)overheid sturen. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is en zorgt ervoor dat ze snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.

• via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.

  Op welke wijze naar medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden.

  Stand van zaken medio 2016

  Omzetten EU richtlijn (2014/55/EU) in nationale wetgeving

  In mei 2014 is de Europese richtlijn gepubliceerd. De verplichtingen uit de richtlijn moeten uiterlijk november 2018 in werking zijn getreden. EZ is daarom gestart met omzetting van de verplichtingen uit de richtlijn in Nederlandse wet- en regelgeving. Belangrijkste verplichting in de richtlijn is dat alle aanbestedende diensten (overheden) in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken die voldoen aan volgens een door CEN vast te stellen:

• EU-norm voor een semantisch gegevensmodel van de basis e-facturen

• Beperkte lijst van syntaxen.

  Ontwikkeling EU norm

  Om niet alleen nationaal, maar in de toekomst ook internationaal gestandaardiseerd te kunnen e-factureren is normering noodzakelijk. Verschillende systemen moeten immers met elkaar kunnen communiceren. De NEN normcommissievoor de ontwikkeling van de EU norm is in 2014 gestart.

  Onderzoeken e-factureren

  Ter voorbereiding van de implementatie van de richtlijn heeft EZ onderzoeken laten uitvoeren. Zo is er een maatschappelijke kosten en baten analyse uitgevoerd voor de implementatie van de richtlijn. Daarnaast zijn in aanvulling op de eerdere uitgevoerde impactanalyse bij gemeenten drie extra casussen van e-factureren bij gemeenten in beeld gebracht. Tot slot is een verkenning uitgevoerd naar de aanwezigheid van laagdrempelige e-factuuroplossingen voor het MKB.

  Ambities

  EZ heeft samen met een aantal grote koepel- en brancheorganisaties, én mede-overheden eind 2015 afspraken gemaakt over de implementatie van e-factureren. In gezamenlijkheid zijn ambities uitgesproken om e-factureren de doorbraak te laten maken die het verdient. Eén van de resultaten daarvan is de afspraak voor het vaststellen van de mijlpaal van 1 januari 2017 waarop e-factureren bij nieuwe contracten naar de Rijksoverheid verplicht wordt. Koepel- en brancheorganisaties zien e-factureren niet uitsluitend als verplichting naar de overheid, maar als stimulans om ook tussen bedrijven onderling de voordelen ervan te benutten. Zij willen het gebruik ervan tussen bedrijven onderling dan ook stimuleren. Zo heeft bijvoorbeeld Bouwend Nederland het initiatief genomen om een sectoraal platform  voor elektronisch factureren te realiseren.

  Hulp bij e-factureren

  Sinds begin 2016 is vanuit PIANOo, expertisecentrum aanbesteden van EZ een programmabureauoperationeel dat medeoverheden (en hun software-leveranciers) hulp biedt bij de implementatie van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen.