Gisteren vond de eerste DivUp plaats, een live-bijeenkomst van de BREED-community. De middag telde een grote opkomst: zo’n 80 div-collega’s hadden de weg naar BHIC in Den Bosch weten te vinden. En uit alle hoeken van het land: vanuit Groningen, Noord-Holland, Amsterdam, Overijssel, Limburg en Zeeland.
Thema van de bijeenkomst was kortweg: hoe gaat DIV de toekomst in?

Een aantal van de aanwezige bezoekers kon zich niet (meer) vinden in het beeld van de DIV dat een opgepoetst imago nodig zou hebben. Deze DIV-ers gaven aan dat zij druk bezig waren met digitalisering van de documentstromen, het regelen van elektronische handtekeningen en dat zij betrokken worden bij ontwikkelingen. Zij worden gehoord, zijn in gesprek met afdelingen om afspraken te maken en/of zorgen ervoor dat zij klaar zijn voor (komende) ontwikkelingen. Zij stellen zich actief op, anticiperen op ontwikkelingen en participeren in projecten.

Deze DIV-ers zouden wellicht meer tevreden naar huis zijn gegaan met een uitwerking van de bijdrage van Bas Baalmans. Zijn presentatie was mede gebaseerd op de ideeën van Rik Maes ‘informatie is niet te managen’. Persoonlijk spreken deze ideeen mij ook aan.
Of dit idee deze DIV-ers ook aanspreekt weet ik niet, maar zoekend naar de ‘next step’ is het zonder meer goed om over na te denken. En wat te denken van de Trendrede waarin te lezen is dat de komende jaren de omslag wordt gemaakt van controle over het proces naar aandacht voor het proces?

Onderweg naar huis zag ik een schoonmaker op het station die zwerfafval aan het opruimen was. Dat zou niet nodig moeten zijn; de afvalinzameling en afvalstromen zijn toch prima geregeld? Thuis en op het werk kunnen afvalstromen al gescheiden worden, iedereen heeft verschillende afvalbakken, er zijn inzamelplaatsen met containers of bakken voor glas, plastic, papier e.d., milieustraten en in de openbare ruimte staan de nodige afvalbakken. En toch is er zwerfaval?!
Daarbij komt dat er volop gerecycled wordt, afval geen afval meer is, maar steeds vaker grondstof en er zelfs al mensen en bedrijven zijn die zelf met hun afval aan de slag gaan.

Is de DIV-er van vandaag of morgen de schoonmaker op het station? Of degene die de diverse afvalbakken beschikbaar heeft gesteld of degene die de afvalstromen heeft geregeld?
Allemaal, denk ik. Voor de DIV-er van morgen komt er nog een rol bij. De DIV-er van morgen houdt in de gaten waar er afval kan ontstaan, waar en op welke manieren er (samen) gewerkt wordt. Welk afval zou er kunnen ontstaan? Bij wie, waar? Kan het worden hergebruikt? Hoe en door wie? Past deze afvalstroom in de bestaande oplossingen? Welke materialen worden gebruikt en waar bevinden deze zich voordat ze in de afvalstroom terechtkomen? De DIV-er zal nog zwerfaval opruimen, maar zal ook de veroorzaker ervan aanspreken. ‘Ik zie dat u afval heeft neergegooid. Kunt u mij vertellen waarom u dat heeft gedaan? Kunnen we dat volgende keer voorkomen? Op welke manier kan ik u van dienst zijn?’ Immers, rondslingerend (gevaarlijk) spreekt niemand aan.
Dit laatste doen we nog niet of te weinig. En als we het wel doen proberen we het afval in een bestaande oplossing te deponeren (lees: het DMS, in het systeem van zaakgericht werken e.d.).

Ter verduidelijking. Een brief of e-mail over afgewaaide takken over straat is een archiefstuk en we weten hoe we daar mee omgaan. Dit past in de oplossingen die we hebben. En als dezelfde melding nu binnenkomt via de website, in het meldingensysteem ‘openbare ruimte’? Hebben we het archiefstuk dan ook in beheer? Weten we wat er mee gebeurt, of het wordt bewaard voor de termijn die er voor staat? En hoe zit het met de boekhouding? Want een boekhouding is er. Hoe wordt dit beheerd? Ook deze documenten behoren tot de informatiehuishouding van de organisatie. Heeft de organisatie in kaart hoe deze documenten worden beheerd? Hoe vult u uw taak in rondom deze documenten?

Bent u geïnspireerd door de DivUp, of juist nog niet?
In beide gevallen: bezoek Information Retrieval Day 2010 op 25 november in Rotterdam!!
Deze dag staat in het teken van ‘Verandering: terug naar de basis’ en activiteit.
Zo is er een bijdrage van Joop Swieringa, mede-auteur van ‘Gedoe komt er toch’ en worden de resultaten bekend gemaakt van het onderzoek van VHIC naar de staat van information governance en de documentaire informatievoorziening bij de (gemeentelijke) overheid, bekeken door de ogen an managemnt en secretarissen. De resultaten zijn verrassend, confronterend en inspirerend! Ook aandacht voor oplossingen als SharePoint en LinkedIn.
Al met al een dag die prima aansluit op de DivUp.

Deelnemers van BREED ontvangen een korting van 25% op de deelnameprijs van Euro 295 en betalen Euro 225,-.
Zorg dat u er bij bent! Meld u aan op:
http://www.vhic.nl/default.asp?A1PID=5103PSXX&A1SID=716102201016