Opmerking

Reactie van Kitty Altena op 2 Augustus 2018 op 10.53

Ik kan helaas het plan niet downloaden, kan iemand mij dit toezenden? Ik krijg een error :-(

Reactie van Marco Klerks op 8 Augustus 2012 op 0.32

Hallo André,

 

Ik heb op dit moment niet alle documentatie bij de hand, want ik schrijf dit vanuit thuis, maar ik probeer toch antwoord te geven op je vragen. Mocht je meer willen weten, dan wil ik best voor je dieper in de materie duiken.

 

Wat betreft de 'content', wij hebben niet uitvoerig gesproken over de link met de afdelingen Communicatie en Bestuursondersteuning. Dit is wel kort ter sprake gekomen. Wat betreft de link met Communicatie, zou je kunnen zeggen dat daar het GCC (Gemeentelijk Contact Center) tussen zit. Wat betreft de link met Bestuursondersteuning, iets meer dan een jaar geleden is de bestuurlijke informatievoorziening van Documentaire Zaken naar deze afdeling verhuisd.

 

Wat betreft de formatie, in de huidige, oude situatie hebben wij 36,3 fte, waarvan 6 vacature-ruimte (blz. 8). Hiervan wordt 11,08 fte ingezet voor de analoge archivering (blz. 9). De verwachting was destijds dat de benodigde fte na verloop van tijd zou inkrimpen n.a.v. de voortschrijdende digitalisering. Ik weet niet of wij dat ook waar gemaakt hebben. De overige 36,3 - 11,08 = 25,22 fte zal geraamd zijn geweest op de postverwerking, digitaal archiefbeheer, beleid, advies en management.

 

Wat betreft vraag 2, wat wij dadelijk krijgen is een nieuwe afdeling DFZ met hierarchisch daaronder twee bureau's: DZ en FZ. DZ zal (sterk) krimpen doordat de postregistratie wordt overgedragen aan het GCC. FZ is al stevig ingekrompen door outsourcing van diverse diensten (schoonmaak, beveiliging en catering) en zal verder inkrimpen doordat de balie-werkzaamheden worden overgedragen aan het GCC. Zowel DZ als FZ worden daarmee te klein om ze als afzonderlijke afdelingen te laten voortbestaan. Daarom worden ze aaneen geplakt. Omdat de werkzaamheden van deze twee clubs toch wel stevig van elkaar verschillen, is er gekozen voor de twee-bureau's-onder-een-afdeling. De twee "clubs" krijgen samen één afdelingshoofd. DZ krijgt "onder" dat afdelingshoofd nog een bureauhoofd. Ik geloof dat FZ direct onder het afdelingshoofd zal vallen. FZ en DZ hebben ieder een eigen ondernemingsplan opgesteld.

 

Op naar vraag 3. Ik ben eventjes voor je in de cijfers gedoken. In de oude situatie (2008 t/m heden) had DZ 36,3 fte. Daarvan gaat 4 fte naar FZ voor het scannen van de post. Daarnaast gaat 4,2 naar het GCC voor het registreren van de post. Er wordt 6,6 fte bezuinigd. Dus wij houden 36,3 - 4 - 4,2 - 6,6 = 21,5 fte over. Zie ook bijlage 6. Overigens moet die 21,5 fte in de komende twee jaar nog verder terug gebracht worden naar 17,5 fte.

 

Wat betreft de ontwikkelingen die geconstateerd zijn door de TNT, zie onze metingen in bijlage 4 ("Aantal binnengekomen enveloppen"). Ik kan, indien je dit wenst, meer cijfers ophoesten.

Wat het team DIV hiervan vindt? Verandering doet pijn. In de komende drie jaren verdwijnen er 9,6 van de 36,3 fte. Dat zijn zo'n 10 arbeidsplaatsen. Goed, er is altijd een natuurlijke uitstroom (met pensioen, andere baan, etc.), maar toch.... Daarnaast moeten zo'n 8 mensen verkassen naar een andere afdeling en veranderen de werkzaamheden. Bovendien is DZ geen volwaardige afdeling meer, maar "slechts" een bureau onder een afdeling. Dit alles zorgt her en der wel voor een wat angstige blik of een frons. Uiteraard wordt dit gemanaged. ;-)

Dit treft mij ook. Ik zit in dat "team DIV" en ik heb ook zo mijn ambities, mijn ideeën over het vak en mijn mening over de (re-)organisatie. Ik zit er middenin. Met sommige dingen ben ik het eens en met andere dingen niet. Daarom toonde ik in mijn vorige reactie enige terughoudendheid. Tja, als de wereld nou eens gewoon zo zou draaien als ík dat wil.... ;-)

Reactie van André Plat op 7 Augustus 2012 op 18.03

Ha Marco, help mij even op weg met de formatie. Ik lees een formatie van 11,06 en dat daar 4 vanaf is gegaan tussen 2008 en 2011 en in het overzicht later staat het aantal fte's voor de nieuwe werkzaamheden op 21 fte. (ik raak het overzicht dan kwijt: komt natuurlijk omdat ik den-bosch context onvoldoende ken).

Vraag 2: het gaat om samenvoegen DZ en FZ of 'overhevelen' scanwerk naar FZ met 4 fte?

Vraag 3: de notie om postregistratie per 1/1/2013 binnen GCC te doen met 4 fte.

Dan denk ik dat je van 11,06 door 3x verminderen 4 fte in de - raakt: en heb je er nog 21 over.

Had je dan 21 + 11,08 beschikbaar + 4 ooit (dus had je in 2007 36 fte?).

Ik ga de bijlagen nog lezen en kom wellicht nog terug met inzichten: bijvoorbeeld wat het team div van deze ontwikkeling vind.

Nu las ik in de krant dat TNT 8,5% minder poststukken heeft verzonden in Q2-2012. Is die ontwikkeling in Den-Bosch (inkomend en uitgaand) ook herkenbaar tov van Q2-2011? Als die lijn doorzet dan verschuif en versnipper je de formatieve winst in de organsiatie: die had je ook kunnen bezuinigen, toch?

Reactie van André Plat op 7 Augustus 2012 op 17.36

Geweldig die insteek van 'logistiek'. Hebben jullie ook gekeken naar 'content' insteek door integratie communicatie/bestuurssecretariaat en wellicht griffie? Ik ga het zeker nog uitvoeriger lezen mogelijk meer vragen stellen. @Marco: ik snap dat niet alles te beantwoorden is: maar BREED met elkaar hierop acteren levert mogelijk ook bruikbare inzichten op.

Reactie van Marco Klerks op 3 Juli 2012 op 0.33

Je kunt ze stellen, maar ik weet niet in hoeverre ik ze (objectief) kan beantwoorden. ;-)

Reactie van Joost van Koutrik op 2 Juli 2012 op 21.39

Super, dank je wel! :) Kunnen we ook inhoudelijke vragen stellen n.a.v. het Ondernemingsplan?