Er is niets minder dan een revolutie gaande in de wereld van de documentaire informatievoorziening. Het beroep van archiefmedewerkers en DIV´ers binnen de overheid zal door de digitalisering in de komende jaren fundamenteel veranderen. Nieuwe beroepsprofielen geven daar inhoud aan.

Het A+O-fonds Rijk heeft in samenwerking met KennisLAB (onderdeel Rijksprogramma Informatie op Orde) opleiders en EVC-aanbieders uitgenodigd een passend opleidingstraject aan te bieden. Digitale informatie wordt steeds meer van strategisch belang. Het beeld van medewerkers die grote stapels papier systematisch opbergen in ordners zal de aankomende jaren verdwijnen. Door digitalisering verschuiven de documentaire werkzaamheden van het eind van het primaire proces naar het begin. De DIV´er 2.0 is veel minder uitvoerend bezig, maar wordt meer voorwaardenscheppend als regisseur en adviseur van de informatiehuishouding. Dat vraagt in toenemende mate om kennis van bedrijfsprocessen en ICT-technologie en vaardigheden op het gebied van communicatie, adviesvaardigheden en verandermanagement. Maker archiveert Werkzaamheden die in de papieren wereld belegd waren bij archiefmedewerkers, worden overgenomen door de makers van documenten. Bijvoorbeeld door (meta)gegevens toe te kennen aan hun stukken en aan te geven welke informatie bewaard moet worden. De archiveringswerkzaamheden kunnen vervolgens grotendeels geautomatiseerd plaatsvinden. Traditionele DIV werkzaamheden als registratie en dossiervorming zullen daardoor (grotendeels) verdwijnen. Ontwikkelen De nieuwe taken en verantwoordelijkheden van de DIV´medewerker nieuwe stijl zijn vertaald in beroepsprofielen voor databeheerders, recordbeheerders en recordcoördinatoren. De profielen zijn voorgelegd aan DGOBR (directoraatgeneraal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk Binnenlandse Zaken) om deze op te nemen in het functiehuis van de Rijksoverheid. Om de huidige DIVmedewerkers de mogelijkheid te geven om zich te ontwikkelen naar deze profielen en door te groeien in het vak zijn opleiders en EVC-aanbieders uitgedaagd een passend aanbod te ontwikkelen. Doorgroeien of afzwaaien? Het groeitraject bestaat uit twee fases: 1. Erkenning Verworven Competenties (EVC). Medewerkers stellen een portfolio samen waarin zij hun kennis en (werk)ervaring aangeven en onderbouwen. De competenties in het portfolio worden vergeleken met de competenties die nodig zijn in de gewenste functie. Voor de behaalde competenties wordt een ervaringscertificaat verstrekt. Alleen voor de ontbrekende competenties moet de medewerker dan een opleiding volgen. 2. Opleidingsaanbod: De beroepsprofielen zijn vertaald in leerdoelen en verschillende opleiders hebben bijbehorende opleidingmodules ontwikkeld voor databeheerders, recordbeheerders en recordcoördinatoren. Welke modules een medewerker moet volgen, is afhankelijk van de uitkomst van het EVC en het gekozen beroepsprofiel. Kiezen De vraag is of iedereen mee kan en wil gaan in deze verandering. Arjan van der Borst (A+O-fonds Rijk): “Er zijn drie mogelijkheden. Mensen moeten kiezen of ze willen werken in de digitale wereld en dus een hoger expertiseniveau moeten ontwikkelen. Daarnaast blijft vooralsnog de keuze te werken in het papieren archief, dat de aankomende jaren nog bestaat. Of ze kiezen ervoor iets anders te gaan doen. Het portfolio met hun kennis en ervaring- ook van buiten het werk - biedt daar ook aanknopingspunten voor.“ Leidinggevenden Leidinggevenden hebben een belangrijke rol. Van der Borst: “Zij zullen in gesprek moeten gaan met hun medewerkers over hun ambitie voor de toekomst en hun mogelijkheden door te groeien in het DIV-vak. Voor wie iets anders wil of moet doen, is ook ondersteuning nodig om een passende nieuwe werkplek te vinden.” De beroepsprofielen en het opleidingsaanbod kunt u vinden op de website van KennisLAB. KennisLAB is als onderdeel van het Rijksprogramma Informatie op Orde hét gezamenlijke platform voor uitwisseling van kennis en instrumenten voor verbetering van de digitale informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid. A&O-fonds Rijk: Vanuit een gezamenlijke visie van werkgevers en werknemers stimuleert het fonds vernieuwing op het gebied van arbeidsmarkt, werkgelegenheid en scholingsbeleid voor de sector Rijk. lees meer ... Staatssecretaris Bijleveld opent elektronische Berichtenbox
Op woensdag 10 juni heeft staatssecretaris Bijleveld-Schouten, ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de vernieuwde versie van de Berichtenbox geopend. Met de Berichtenbox kunnen overheidsorganisaties gepersonaliseerde informatie digitaal naar burgers versturen. De RDW zal als eerste organisatie gebruik gaan maken van deze verbeterde versie van de Berichtenbox. Berichtenbox De Generieke Elektronische Berichtenservice (GEB), ofwel de Berichtenbox, is een beveiligde elektronische mailbox waarmee overheidsinstanties persoonlijke informatie kunnen versturen aan burgers. Aangesloten burgers krijgen via een email in hun privé mailbox het bericht dat er in de Berichtenbox een digitale brief is aangekomen. Door in te loggen met DigiD krijgen zij toegang tot de specifiek voor hen bestemde informatie. Burgers kunnen er in de toekomst voor kiezen om brieven van de overheid alleen digitaal of ook nog fysiek te ontvangen. Nieuwe en verbeterde versie van Berichtenbox Het idee om deze Berichtenbox te maken is ontstaan na een studiereis naar Denemarken en Oostenrijk in 2008. Staatssecretaris Bijleveld, een aantal directeuren en leden van de Raad van Bestuur van uitvoeringsorganisaties (o.a. RDW, UWV, CWI, ICTU) hebben gekeken naar de manier waarop deze landen hun elektronische overheid hebben ingericht. De elektronische berichtenservice ‘Eboks’ uit Denemarken bleek één van de succesprojecten die ook in Nederland een bijdrage kan leveren aan de verbetering van de dienstverlening. De RDW heeft na de reis het initiatief genomen om hier samen met de Manifestgroep*, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de ICTU (ICT uitvoeringsorganisatie) uitvoering aan te geven. Deze nieuwe Berichtenbox biedt de burger speciale functies, zoals het archiveren van berichten en de mogelijkheid om handmatig berichten door te sturen naar een privé emailadres. Een eenvoudiger versie is sinds april van dit jaar operationeel voor klanten van de Sociale Verzekeringsbank die gebruik maken van de berichtenbox op MijnOverheid.nl. Zij kunnen via Mijn SVB, persoonlijk onderdeel van www.svb.nl , aangeven of zij correspondentie van de SVB in hun persoonlijke berichtenbox op MijnOverheid.nl. willen ontvangen. RDW eerste gebruiker De RDW is de eerste gebruiker van deze uitgebreide Berichtenbox. De RDW verstuurt jaarlijks zo'n 6 miljoen geautomatiseerde brieven ter herinnering aan het verlopen van de APK. Elektronische verzending van deze brieven leidt tot significante besparingen op de kosten zodra een groot deel van de bevolking besluit tot digitale ontvangst van deze correspondentie. In Denemarken is de kostenbesparing 80% per brief en wordt op jaarbasis 1 miljard ton minder papier gebruikt. Aansluiten bij de Berichtenbox staat open voor alle overheids- en semi-overheidsorganisaties die hun correspondentie met burgers via de digitale weg willen laten verlopen. Hiervoor bestaat grote belangstelling. Op dit moment vinden gesprekken plaats met diverse partijen om aan te sluiten op de nieuwe Berichtenbox, zoals de UWV en enkele gemeenten. Toekomst van de Berichtenbox Voor de toekomst is voorzien in nieuwe uitbreidingen van de huidige functionaliteiten, waaronder tweerichtingsverkeer, waarbij de burger ook richting de overheid communiceert. Ook bedrijven krijgen deze mogelijkheid. Momenteel wordt in het kader van de Europese dienstenrichtlijn gewerkt aan de ontwikkeling van een elektronisch loket voor bedrijven dat in 2010 ook de mogelijkheid biedt van een elektronische berichtenservice. Deze nieuwe versie van de berichtenbox is de komende maanden alleen toegankelijk voor klanten van de RDW via hun site. In de loop van het jaar kunnen burgers ook via het overheidsportaal MijnOverheid.nl toegang krijgen tot deze persoonlijke berichtenbox en via de websites van de aangesloten overheidsorganisaties. Uiteindelijk is het de bedoeling om één Berichtenbox voor burgers en bedrijven te ontwikkelen. lees meer ... NOiV lanceert 'open source licentiewijzer'
Programmabureau NOiV heeft de 'open source licentiewijzer' gelanceerd. De open source licentiewijzer is een toepassing die als belangrijkste doel heeft om een eerste advies te geven over welke open source licentie mogelijkerwijs het meest geschikt is voor overheidsinstanties die zelf software beschikbaar willen stellen onder een open source licentie. “We hebben in de afgelopen maanden gemerkt dat er veel vraag is naar de mogelijkheid om zelf open source software beschikbaar te stellen. Daarbij kwam met enige regelmaat ook de vraag naar boven wat in dat geval de meest geschikte licentie is. Voor ons is dat reden geweest om met deze licentiewijzer te komen”, aldus Ineke Schop, programmamanager van het NOiV. De licentiewijzer omvat een zestal open source licenties: GPL versie 2 (GNU General Public License); GPL versie 3; EUPL (European Union Public Licence); LGPL (GNU Lesser General Public License; MPL (Mozilla Public License) en de BSD-licentie. lees meer ...