BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Digitale duurzaamheid in het model Besluit Informatiebeheer

Ik las zojuist het Model besluit informatiebeheer gemeente met benoemde archivaris van Lopai. Ik begrijp dat deze nog vorige maand geupdate zijn. Ik lees onder meer:

Artikel 31.

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Dat betekent dat, als ik vandaag digitale archiefbescheiden over zou moeten brengen, ik ook het DMS Filenet Panagon over zou moeten brengen. Over een jaar zou ik het zaaksysteem Verseon 2.0 over moeten brengen. Maar we hebben het informatiesysteem zelf ook nog nodig!!!

Bovendien draait ons DMS nu op een Windows7-netwerk (64-bits) en een Oracle-database (als ik mij niet vergis). Ik hoop dat zij (het Stadsarchief) over honderd jaar ook nog iets hebben waarop Filnet Panagon en Verseon 2.0 kunnen draaien.

Ik vraag mij heel even af wij over een tijdje ook de cloud over moeten brengen. Maar dat terzijde. Ik lees voor de zekerheid ook nog even de toelichting:

Artikel 31
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.

Dus de apparatuur moet ook naar het Stadsarchief?! Maar we hebben het Windows7-netwerk (serverpark en meer) zelf ook nog nodig! Met vertwijfeling in mijn ogen kijk ik over mijn schouder naar de laatste paternosterkasten die we nog hebben. "Zouden ze ook die...."

Maar goed, ook servers e.d. willen wij regelmatig vervangen, dus dan mogen ze bij het Stadsarchief wel dat oude spul hebben. Ik ga dan wel niet ieder jaar overbrengen, maar... hoe lang duurt het voordat een server afgeschreven is? Hoe dan ook, ik hoop dat het Stadsarchief in staat is om ook over 100 jaar de huidige apparatuur stof- en roestvrij te houden.

Ik lach me een natte broek en ben blij dat ik geen archivaris ben. Succes ermee, mensen!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Joost van Koutrik op 20 Januari 2012 op 16.10: ... en met "de archief" bedoel ik natuurlijk "de archiefdocumenten en hun metadata". #stopdetijd

Zie bijvoorbeeld, ach neem eens een willekeurige publicatie over MoReq 2010, hier: http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2011/07/importexport-en...

Reactie van Joost van Koutrik op 20 Januari 2012 op 15.59: Daarom staat er volgens mij ook "wanneer dit nodig is "en voor zover onmisbaar", als het niet nodig is kun je volstaan met een export van de archief. Maar je kunt je toch wel voorstellen dat je de "complete recordkeeping structure" nodig hebt om de authenticiteit, integriteit, ontstaans- en gebruikscontext en de verdere hele riedel van archiefdocumenten goed te waarborgen (hoe die er ook uit mogen zien, misschien zijn het wel records in een database)? Het is ook bij bedrijven geen uitzondering dat volledige applicaties worden gearchiveerd voor zolang als men de informatie nodig heeft, omdat er geen andere goede manier is om die informatie goed te kunnen raadplegen. Dat de apparatuur erbij staat in de toelichting is inderdaad merkwaardig, maar ik krijg er nog geen natte broek van - en ik ben ook geen archivaris. :)

Reactie van Marco Klerks op 20 Januari 2012 op 15.32: Als het echt noodzakelijk is om "complete recordkeeping structures" over te brengen....

Als het echt niet voldoende is om bestanden en metadata op een veilige, betrouwbare manier te migreren naar een compatibele, vervangbare hard- en software-omgeving van het Stadsarchief (dus e-Depot?)...

Dan zal ik onze ICT-mensen vragen om het afgeschreven, oude spul over te dragen naar het Stadsarchief.

Geen probleem. ;-)