De tijd dat document capture software alleen maar werd gebruikt om fysieke documenten te digitaliseren ligt al ver achter ons. Om business problemen op te kunnen lossen en kansen te benutten, moet document capture software tot veel meer in staat zijn en gelukkig is dat ook het geval.

Maar uit onderzoek blijkt dat maar weinig mensen exact weten wat de huidige mogelijkheden zijn, laat staan waar capture heen gaat in de toekomst.

Dus wat moet je nu weten om een oplossing aan te kunnen schaffen die past bij de ambities van jouw organisatie? Welke vragen stel je een capture leverancier voordat je overgaat tot aanschaf van de oplossing? In dit artikel een aantal belangrijke vragen om je op weg te helpen.

Vraag #1: Wat gaat document capture onze organisatie brengen?

Dit is een brede vraag en natuurlijk heb je hier zelf al een goed idee van wanneer je in gesprek bent met een document capture leverancier, maar het is altijd goed om een leverancier in vroeg stadium een soortgelijke open vraag te stellen. Wellicht vertellen ze je zaken waar je nog niet aan hebt gedacht, of vertellen ze juist bepaalde zaken niet die jij wel in gedachte had.

Gerelateerde vragen waaraan je kan denken zijn:

• Welke kansen kunnen we benutten met deze oplossing?
• Op welke punten neemt deze oplossing ons werk uit handen?
• Wat is er in de toekomst mogelijk op het gebied van capture?

De laatste vraag over de toekomst van capture, is een goede manier om de leverancier te vragen naar zijn visie op dit onderwerp. Een mooie start voor een inhoudelijk gesprek.

Vraag #2: Waar kost deze oplossing ons werk?

Extra werk? Een document capture oplossing moet toch juist werk uit handen nemen? Ja en nee! Natuurlijk valt er met document capture een enorme efficiency slag te behalen, zo vertelt ook onze klant Michel Kerkhof van gemeente Nijmegen. Maar hij stipt ook even terecht aan dat de implementatie tijd en energie kost van de mensen in de organisatie. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden en de ene oplossing vraagt meer werk van je organisatie dan de andere.

De implementatie van een capture-oplossing kan werk met zich meebrengen op de volgende punten:

Nieuwe werkprocessen

Het veranderen en opnieuw inrichten van werkprocessen brengt altijd werk met zicht mee: denkwerk, maar ook werk in de uitvoering.

Daarnaast is het cruciaal dat medewerkers worden meegenomen in de veranderingen, want niets is zo moeilijk als het adopteren van een nieuwe manier van werken, zeker als je niet weet ‘waarom’ deze verandering nodig is.

Het trainen van medewerkers

Deels samenhangend met het vorige punt is het leren omgaan met de nieuwe software. Natuurlijk doen leveranciers hun best om de software zo intuïtief mogelijk te maken zodat mensen er snel mee uit de voeten kunnen, maar desalniettemin is het trainen van medewerkers van cruciaal belang. Niet iedereen heeft ten slotte affiniteit met software.

Bij BCT adviseren we om een klein groepje enthousiaste mensen met affiniteit voor software te laten trainen door de leverancier. Dit groepje mensen traint vervolgens de rest van de eindgebruikers. Dit werkt goed omdat dit groepje direct zorgt voor een stuk draagvlak bij de rest van de organisatie!

Het trainen van de software

Wanneer automatische herkenning een onderdeel is van het capture-project dan moet de software in veel gevallen getraind worden. De software wordt zo “geleerd” waar bijvoorbeeld een inkoopnummer staat op een factuur. Uiteraard dient dit werk een hoger doel, want als het eenmaal is gedaan dan neemt het enorm veel werk uit handen. Maar het is wel belangrijk om een realistisch beeld te hebben van hoeveelheid werk die hierbij komt kijken. Een hele belangrijke factor hierbij is het percentage documenten waarbij de capture oplossing helemaal geen training nodig heeft. Vraag hier dus naar!

Beheer

De software moet beheerd worden. Niet iedere capture oplossing is even gemakkelijk te beheren. Let bijvoorbeeld op lokaal geïnstalleerde software ten opzichte van software die draait op een centrale server. Deze laatste optie is een stuk eenvoudiger in beheer en daar wordt de IT-afdeling in de regel heel blij van!

Vraag #3: Hoe accuraat is de herkenning?

Het herkennen van informatie binnen documenten is één van de zaken waar document capture het meeste voordeel kan bieden. Immers, op deze manier kan informatie (waar documenten vol van staan) geautomatiseerd worden ingezet door de organisatie.

We onderscheiden vier zaken die herkend kunnen worden:

Tekst

Dit is de bekendste van de vier. Met optical character recognition, meestal gewoon OCR genoemd, wordt een gescande afbeelding omgezet in tekst. Maar er is bij OCR altijd een foutmarge. Hoe groot die marge is, is een goede vraag die je kan stellen aan een leverancier want er zitten grote verschillen in OCR-technologie.

Documenttype en/of -soort

Data-classificatie zorgt ervoor dat het type of soort document automatisch wordt herkend door de document capture software. Dit kan verschillende doelen dienen, zoals het automatisch archiveren van documenten op de juiste plek, of het automatisch opnemen van bepaalde documenten in een werkproces. Ook hier bepaalt de kwaliteit van de software hoe accuraat dit proces is. Intelligente capture software is zelflerend en kan aan de hand van voorbeelddocumenten leren om documenttypen te herkennen. Wat tevens een belangrijk punt is, is of jij als klant de software kan trainen, of dat dit alleen door de leverancier gedaan kan worden. Dit bepaalt in grote mate je zelfredzaamheid.

Gegevens

Bij data-extractie wordt er door de document capture software gericht gezocht naar bepaalde gegevens (data) die nodig zijn voor een werkproces. Deze gegevens worden vervolgens onttrokken (geëxtraheerd) uit het document om het te kunnen inzetten in een digitaal werkproces. Een sprekend voorbeeld is een PDF-factuur waar de nodige gegevens worden uitgehaald om de factuur automatisch te kunnen verwerken in het financieel systeem.
 

Een ander voorbeeld zijn (papieren) formulieren. Ook bij formulieren wordt er na het scannen de benodigde gegevens uit het formulier onttrokken die nodig zijn voor een digitaal proces, maar het verschil is dat in formulieren vaak ook selectievakjes/aankruisvakjes staan. Indien je organisatie (fysieke) formulieren wil gaan capturen is het dus zaak dat de software dit kan herkennen en kan omzetten naar een waarde waar een digitaal proces mee overweg kan.

Net als bij data-classificatie geldt dat je ook hier zoveel mogelijk ontzorgd wil worden. Dat wil zeggen: een zo hoog mogelijk graad van automatische herkenning, zodat je er geen omkijken naar hebt. Maar waarschijnlijk wil je als eindgebruiker ook in staat zijn om de software te trainen op totaal nieuwe documenten die niet volledig herkend (kunnen) worden. In het geval van factuurverwerking kan dit voorkomen als je een nieuwe leverancier hebt met een factuuropmaak die afwijkt van de standaard. De gegevens kunnen dan op een onvoorspelbare plek staan en hierdoor kan de software de factuur niet 100% herkennen. Dit stukje zelf kunnen trainen als eindgebruiker is dan heel wat waard.

Barcodes

Iets minder spannend dan de andere drie, maar document capture software herkent ook barcodes. In de regel dient dit twee doelen:

1. Het scheiden van digitale documenten wanneer er in bulk is gescand
2. Het toevoegen van metadata aan het gedigitaliseerde document

De vraag die je hierbij aan een leverancier kan stellen, is of de software in staat is om behalve barcodes ook QR-codes te herkennen. QR-codes zijn namelijk een heel stuk accurater dan andere type codes, en je kunt er veel gegevens in kwijt.

Vraag #4: Kan document capture ook digitale documenten capturen?

Bij document capture denken de meeste mensen aan het capturen van papieren documenten. En hoewel er uit onderzoek blijkt dat er nog steeds organisaties zijn waarbij de hoeveelheid te verwerken papier toeneemt, neem het bij de meeste organisaties juist af.

De hoeveelheid te verwerken digitale documenten neemt echter bij iedere organisatie toe. Dat geldt ook voor het aantal kanalen waar de digitale documenten de organisatie binnenkomen. Denk aan e-formulieren, maar bijvoorbeeld ook aan WhatsApp dat door steeds meer organisaties wordt ingezet als communicatiemiddel en waarmee je sinds kort ook documenten kan versturen. (iOS moet het tot nu toe doen met PDF-documenten, maar met Android kun je al alle soorten documenten versturen via WhatsApp).

Om deze reden is het van cruciaal belang om te weten of de document capture software in staat is om ook digitale documenten te herkennen (denk aan classificatie en extractie zoals hierboven beschreven). Wellicht zit hier op dit moment niet het grootste pijnpunt in jouw organisatie. Het verwerken van grote hoeveelheden papier is nog steeds de #1 reden voor de meeste organisaties om capture toe te passen, maar geheid dat deze verhouding in de toekomst zal verschuiven. Beter dus dat je nu al weet of je klaar bent voor de toekomst met de oplossing die je gaat aanschaffen!

Vraag #5: Welke inspanningen zijn er gedaan om de beveiliging te waarborgen?

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is op 1 januari 2016 al aangescherpt met de meldplicht op datalekken. Op 25 mei 2018 wordt deze wet vervangen door de nog verder gaande Algemene verordening gegevensbescherming. In het FD was onlangs te lezen dat een groot deel van de organisaties de voorbereidingstijd op deze wet onderschat hebben. 

Relevanter dan ooit dus om de informatiebeveiliging van een software-oplossing eens goed onder de loep te nemen, voordat je overgaat tot aanschaf. Zeker in een tijd waarin er steeds meer berichten verschijnen van datalekken en organisaties die gehackt worden door kwaadwillende.

In het artikel van mijn collega Laurens van der Blom lees je alles over het beveiligen van informatiestromen!

Vraag #6: In hoeverre faciliteert deze oplossing ‘het nieuwe werken’

Steeds meer organisaties stappen over naar flexwerkplekken en maken thuiswerken mogelijk voor werknemers. Maar heeft de document capture software krachtige, statische werkplekken nodig? Of voldoet een gemiddelde laptop ook? En is de software dan ook overal benaderbaar als mensen thuis (of waar dan ook) werken?

Als flex- en/of thuiswerken op het programma van jouw organisatie staat, onderzoek dan of de software dit kan faciliteren. In het artikel 5 redenen waarom je server gebaseerd zou moeten digitaliseren, lees je meer over de voordelen van server gebaseerde document capture software.

Kaf van het koren scheiden

Ik hoop dat je met deze vragen een stukje verder komt op weg naar het maken van de juiste keuze voor document capture software. Succes bij het scheiden van het kaf van het koren!

Heb je een mooie aanvulling op deze vragen? Jouw input is meer dan welkom. Laat je reactie achter op dit artikel onderaan deze pagina. Welke vragen zou jij aan een capture leverancier stellen?

Bron: bctsoftware.com