Van 15 tot 17 juni vond in Haarlem het Jubileumcongres plaats van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN). Een keur aan internationale sprekers sprak over de toekomst van de archivaris. Belangrijke kernwaarden voor de archivaris als authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid en privacy komen door digitalisering in een ander licht te staan. Het congres richtte de aandacht in het bijzonder op het bewaren van bronnen uit de hedendaagse digitale samenleving en op het ontsluiten van digitale archieven op een toegankelijke manier. Het congres werd bezocht door ruim 430 archivarissen en informatieprofessionals uit binnen- en buitenland.

Digitale bronnen voor de toekomst
Archieven beheren de bronnen voor de toekomst, maar wat als het materiaal van de bron verandert? Hoe verzamelen we de eindeloze stroom aan emails, websites en digitale documenten en zorgen we dat er geen zaken verloren gaan? Want zoals David Fricker, directeur National Archives Australia en voorzitter International Council of Archives stelt: “a society loosing its memory, is loosing its identity, its future, its everything.”

 
Echter het is niet makkelijk, zie bijvoorbeeld recente nieuwsberichten: “Gemeenten hebben moeite met archiveren van floppy’s en cd-roms”, “Clinton berispt voor e-mailgedrag” en “Minister Kamp ontving werkmail op privémail tegen de regels in”. Tijdens het congres kwam onder andere Jason R Baron, jurist bij Drinker Biddle & Reath LLP, aan het woord. Hij hield zich onder meer bezig met de archivering van emails van het Witte Huis. Hoe maak je de meer dan een miljard emails van de administratie van president Obama toegankelijk?

 
Niet alleen de archivarissen moeten veranderen maar ook de instituties, waarbij transparantie van belang is. Eigenlijk is dit niet anders dan toen informatie nog op papier was. Uiteindelijk is het zoals Fricker zegt: “Technology is the plumbing, information is the water that runs through it. It's the quality of the water that matters.”

Zoek het publiek op
Brewster Kahle, oprichter van the Internet Archive, riep de aanwezigen op om elk boek dat in het Nederlands geschreven is op het web te zetten. Overheid, instanties en mensen kunnen dit gezamenlijk voor elkaar krijgen, waardoor de inhoud van archieven en bibliotheken voor de toekomstige generaties slechts een muisklik verwijderd is. Dit is belangrijk omdat wat niet op het internet staat voor steeds meer mensen niet bestaat.

 
Zorg dus dat alle informatie online te vinden is. Coen Wilders van de Universiteit Utrecht vertelde dat men er bij de universiteitsbibliotheek achter kwam dat studenten niet zoeken via de catalogus maar via de bekende standaard zoekmachines. De Universiteit heeft besloten het eigen zoeksysteem opgeheven en maakt informatie via Google online vindbaar en toegankelijk voor studenten. Volgens Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris van België, moet de nieuwe archivaris over kwaliteiten beschikken waardoor hij of zij het archief kan verbinden met de maatschappij.

KVAN Jubileum
De Koninklijke Vereniging van Archivarissen is de oudste beroepsvereniging voor archivarissen van de wereld. De vereniging werd in Haarlem opgericht op 17 juni 1891 en stelt zich ten doel de belangen van het Nederlands archiefwezen te behartigen en de deskundigheid van archivarissen te bevorderen.

Het programma is terug te lezen op kvan.nl/jubileumcongres.