Midden november 2015 verscheen een rapport van de erfgoedinspectie Onvoltooid digitaal. Het is het derde rapport van de Erfgoedinspectie in een reeks over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van de rijksoverheid. Een rapport van 10 jaar geleden werd landelijk zeer bekend, de dementerende overheid, digitale dementie is inmiddels een begrip. Een van de doelstellingen van het digitaal werken is ‘geen aanwas meer van papieren archieven’. Dit impliceert dat er digitaal gearchiveerd wordt en dus ook dat er over enige tijd geen papieren archief meer is als ’back-up’. De keten van digitaal archiveren, vanaf de creatie van een digitaal archiefstuk tot en met de overbrenging van blijvend te bewaren digitaal archief naar een archiefbewaarplaats zal dan goed ingeregeld moeten zijn.

Een aantal constateringen in het rapport is niet nieuw:

- Verschillende digitale systemen zijn niet ingericht voor duurzame bewaring p. 13;

- Digitale archiefbescheiden vallen buiten de werking van het archiefsysteem p. 13;

- Hybride archivering p. 14;

- Metadata worden onvoldoende uniform toegepast p. 14;

- Bewaartermijnen worden niet gekoppeld p. 14;

Vragen zijn er over :

- Samengang tussen normen, regels en instrumenten p. 16;

- Voorwaarden voor de overbrenging van digitale archiefbescheiden p. 16;

Een van de conclusies is dat het niet ontbreekt aan regels en normen voor duurzaam digitaal archiefbeheer, maar tot nu toe zijn deze onvoldoende bij de zorgdragers geïmplementeerd. Daarbij komt dat de Archiefregeling alleen van toepassing is op blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden en bepalingen mist voor op termijn te vernietigen digitale archiefbescheiden en voor digitale depots. Het is opvallend dat duurzame digitale toegankelijkheid nog geen vast, en bij voorkeur verplicht, onderdeel is van de informatiearchitectuur. Dit zou er voor kunnen zorgen dat de eisen voor digitale duurzaamheid bij de aanschaf en inrichting van een ICT-systeem worden meegenomen. Dat is eenvoudiger en kostenbesparend ten opzichte van het achteraf duurzaam toegankelijk maken van het systeem.

Het overbrengen van digitale archieven, zowel van born digital en gedigitaliseerde documenten, van e-mailberichten en databases is nog voor een belangrijk deel onbekend terrein. Toch worden nu digitale systemen ingericht en ingevoerd waaruit in de toekomst moet worden overgebracht. Het is noodzakelijk de specificaties voor digitale overbrenging in deze systemen al bij de inrichting mee te nemen. Om dit te kunnen doen heeft de zorgdrager behoefte aan duidelijke en concrete voorwaarden voor aansluiting op het e-Depot van het Nationaal Archief, bijvoorbeeld over formaten, metadata en standaarden.

In volgende rapporten van de Erfgoedinspectie zal de focus achtereenvolgens liggen op het archiveren van de websites van de zorgdragers, op open data, hergebruik van informatie en openbaarheid en archivering in digitale ketens en basisadministraties. Wij als BREED blijven het volgen.